Medewerker Hotel en Vergader Accomodaties

Werken voor Nederland; Huis ter Heide; On-site; EUR 33,000 - 44,000; Full time

Job summary

Werken voor Nederland in Huis ter Heide (Ut) zoekt een Medewerker Hotel en Vergader Accommodaties voor een tijdelijke aanstelling van 24 maanden. De functie vereist een fulltime werkweek van 38 uur en een maandsalaris tussen 2.976 en 3.924 euro bruto.

Je beoordeelt en coördineert HVA-aanvragen, stemt planningen af met interne partijen en leveranciers, onderhoudt contact met klanten en bewaakt tijdige, kwalitatieve uitvoering.

Qualifications

• Ervaring met reserveringssystemen.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Klantvriendelijkheid en dienstverlenend ingesteld.

Responsibilities

• Behandelt en coördineert HVA-aanvragen van klantvraag tot uitvoering.
• Afstemt aanvragen en planningen met interne partijen en leveranciers.
• Onderhoudt contact met klanten en leveranciers, communiceert voortgang en knelpunten.
• Zorgt voor juiste en volledige administratieve afhandeling, waaronder gegevensbeheer en factuurcontrole.
• Draagt bij aan ontwikkeling en verbetering van werkprocessen.
• Deelnemen aan werk- of projectgroepen gericht op procesoptimalisatie of ketensamenwerking.
• Ondersteunt leidinggevenden en collega’s bij uitvoering van werkzaamheden.
• Behandelt klachten en meldingen in overleg en zorgt voor correcte afhandeling.

Skills

Reserveringssysteem

Microsoft Outlook

Excel

SAP Ariba

Education

MBO 4 diploma

Tools

Reserveringssysteem

Microsoft Outlook

Excel

SAP Ariba

Job description

Medewerker Hotel en Vergader Accomodaties

Vacature kenmerken

Standplaats Huis ter Heide (Ut)

Contractduur 24 maanden

Uren per week 38 - 38

Maandsalaris €2.976,00 - €3.924,00

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Vakgebied Facilitair / dienstverlening

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Behandelt en coördineert HVA-aanvragen van klantvraag tot uitvoering, door:

• het beoordelen van klantvragen en vertalen naar concrete behoeftestellingen, en het zelfstandig in behandeling nemen van aanvragen.
• het afstemmen van aanvragen en planningen met interne partijen en leveranciers, en bewaken van een juiste, tijdige en kwalitatieve uitvoering.
• het onderhouden van contact met klanten en leveranciers, tijdig communiceren over voortgang, bijzonderheden en knelpunten, en bieden van alternatieve oplossingen wanneer nod
• het zorgdragen voor een juiste en volledige administratieve afhandeling, waaronder gegevensbeheer en factuurcontrole.

Draagt bij aan de ontwikkeling en verbetering van werkprocessen, door:

• het leveren van bijdragen aan het opstellen en verbeteren van interne procedures, richtlijnen en werkprocessen binnen HVA.
• het signaleren van knelpunten in de uitvoering en doet voorstellen voor verbetering
• het deelnemen aan werk- of projectgroepen gericht op procesoptimalisatie of ketensamenwerking.
• het ondersteunen van de leidinggevenden en collega’s bij het uitvoeren van hun werkzaamheden binnen de context van HVA.
• Het behandelen van klachten en meldingen in overleg met collega’s en leidinggevende en zorgen voor correcte afhandeling.

De functionaris is verantwoording verschuldigd aan het hoofd HVA over de kwaliteit van afhandeling van (complexe) aanvragen, adviezen en procescoördinatie.

• Kaders zijn de voorschriften, richtlijnen en procedures van het SP en HVA en de afspraken met leveranciers en klanten.
• Binnen deze kaders neemt de functionaris zelfstandig beslissingen over de behandeling en prioritering van aanvragen, de inhoud van adviezen en de wijze van afstemming met klanten en leveranciers.

Kennis van hotel- en vergaderaccommodaties, hospitality en evenementenbranche.

• Kennis van administratieve (reservering)systemen en processen.
• Kennis van bedrijfsvoering en inzicht in de richting van de defensieorganisatie en de klantomgeving.
• Vaardigheid in plannen, organiseren, coördineren en evalueren met interne en externe dienstverleners tot integrale dienstverlening te komen.
• Klantgericht en communicatieve vaardigheden.
• Vaardigheid in samenwerken binnen werkgroepen en projectstructuren.

Contacten:

• Met klanten en interne en externe leveranciers over voortgang, uitvoering en evaluatie van dienstverlening.
• Met collega’s in overlegstructuren, projectgroepen en samenwerkingsverbanden om bedrijfsvoering en dienstverlening af te stemmen.
• Met behoeftestellers over wensen, aanvragen en voortgang.
• Met andere SP-afdelingen en collega’s binnen overlegstructuren en werkgroepen.

Vereist:
MBO 4 diploma of aantoonbaar MBO 4 werk- en denkniveau

Ervaringseisen:

• Ervaring in reserveringsystemen, Microsoft Outlook en Excel, SAP Ariba
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
• Klantvriendelijkheid en dienstverlenend.

• De sollicitant dient in het bezit te zijn van een rijbewijs, in verband met hybride werken. Dit houdt in dat er zowel op de standplaats als thuis en op andere locaties wordt gewerkt.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Salarisomschrijving Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek

Maandsalaris €2.976,00 - €3.924,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur 24 maanden

Minimaal aantal uren per week 38

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming