Medewerker bestuurssecretariaat

Samen kan je meer; Zeewolde; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB 17,05%

Reiskostenvergoeding

ABP pensioen

Salaris 2875–4065 brutomaand

Job summary

Samen kan je meer zoekt een medewerker bestuurssecretariaat in Zeewolde. Je levert ondersteuning aan het college en zorgt dat bestuurlijke processen vlekkeloos verlopen. Je beheert de agenda van de burgemeester, behandelt correspondentie en documentbeheer, en regelt vergaderingen en representatie.

Samen met drie collega’s werk je aan een professionele en betrokken werkomgeving. Daarnaast organiseer je evenementen zoals de Lintjesregen en de eindejaarsbijeenkomst en draag je bij aan een gastvrije

Qualifications

• Proactief en accuraat handelen en anticiperen.
• Communicatief en discreet met vertrouwelijke informatie.
• Organisatietalent en creatief in het plannen van bijeenkomsten.
• Organisationssensitief en politiek-bestuurlijk bewust.
• Flexibel in werktijden bij bestuurlijke afspraken en collegas ondersteunen.
• Diploma voor secretariële functie en relevante ervaring.

Responsibilities

• Complex agendabeheer van burgemeester en college.
• Kabinetszaken beheren.
• Correspondentie en documentbeheer.
• Vergaderingen en interne/externe bijeenkomsten organiseren.
• Bijzondere evenementen plannen zoals Lintjesregen en eindejaarsbijeenkomst.
• Gasten ontvangen en representatie coördineren.
• Proactief meedenken over uitvoering van bestuurlijke taken.

Skills

Proactief

Accuraat

Communicatief

Discreet

Organisatietalent

Politiek-bestuurlijk sensitief

Education

Secretariële functie diploma

Tools

Documentbeheer

Agenda management

Job description

Als medewerker bestuurssecretariaat ben je de steun en toeverlaat van ons college en maak jij hét verschil in Zeewolde! Beheer de agenda van de burgemeester, verbind bestuur en inwoners en pak de regie over kabinetszaken en representatiebeleid. Laat jij alles op rolletjes lopen?

Hier ga je werken

Collega's lopen makkelijk bij je binnen, niet alleen met vragen, maar ook voor jouw expertise. Je krijgt energie van deze dynamiek en schakelt moeiteloos tussen verschillende taken.

Jouw werk is vergelijkbaar met het oplossen van een complexe planningspuzzel, zoals het vinden van dat ene, onmogelijke gaatje in de agenda’s van burgemeester,wethouders en externe partners. Jouw talentom snel te schakelen en oplossingen te vinden, maakt jou hier onmisbaar.

Het team bestaat nu uit drie ervaren medewerkers.Samen zorgen jullie ervoor dat de bestuurlijke processen vlekkeloos verlopen. Wij geloven in samenwerken, kennis delen en elkaar versterken. De collega's kijken uit naar een betrokken, loyale collega die samen met hen de schouders eronder wil zetten. Alles draait bij ons om samenwerken. Samen met collega’s, ketenpartners, inwoners en ondernemers bereik je immers meer dan alleen.

Meer informatie over werken bij de gemeente Zeewolde.

Dit ga je doen

Jouw week zit vol afwisseling en onverwachte wendingen. Je bent een onmisbare schakel, de persoon die het bestuur ontzorgt en ervoor zorgt dat de bestuurlijke processen vlekkeloos verlopen. Samen met je collega's van het bestuurssecretariaat ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van het college.

Jouw taken bestaan uit:

• Complex agendabeheer: Je beheert de agenda van de burgemeester en zorgt dat afspraken efficiënt en in samenhang worden gepland.
• Kabinetszaken.
• Correspondentie en documentbeheer: Je behandelt correspondentie en beheert belangrijke documenten.
• Vergaderingen en bijeenkomsten: Je regelt de secretariële werkzaamheden van vergaderingen en organiseert interne en externe bijeenkomsten.
• Organiseren: Je regelt samen met collega’s bijzondere evenementen zoals de Lintjesregen, de jaarlijkse eindejaarsbijeenkomst enz.
• Verwelkomen van gasten:Je ontvangt op representatieve wijze bezoek van het college en de directie.
• Representatie: Je bent verantwoordelijk voor de representatie, je denkt proactief mee wat nodig is en zorgt voor een goede uitvoering. Je faciliteert het college hierin.

Jouw talenten

In deze functie werk je aan diverse uitdagingen en krijg je de kans om écht impact te maken. Als medewerker bestuurssecretariaat met passie voor je vak ben jij een teamspeler en een toegankelijke collega. Je bent altijd goed op de hoogte van wat er speelt binnen het team, het bestuur en de organisatie.

• Proactief en accuraat: Je anticipeert op wat er komen gaat en zorgt dat alles tot in de puntjes is geregeld.
• Communicatief en discreet: Je communiceert helder, tactvol en gaat uitstekend om met vertrouwelijke informatie.
• Je hebt organisatietalent en bent creatief: Je vindt het leuk om bijeenkomsten te organiseren en denkt hierbij proactief mee.
• Organisatiesensitief: Je hebt gevoel voor verhoudingen en bent politiek-bestuurlijk sensitief.
• Flexibel en verbindende kracht: Je vindt het geen probleem om collega's te vervangen, bent bereid om op flexibele tijden te werken als bestuurlijke afspraken daarom vragen en je draagt actief bij aan een fijne, gastvrije en goede sfeer in het team en de organisatie.
• Kennis en ervaring: Je hebt een diploma voor een secretariële functie en ervaring in een soortgelijke functie.

Je haalt energie uit het verfijnen van processen en komt gevraagd én ongevraagd met vernieuwende ideeën om onze werkwijze te optimaliseren.

Dit krijg je van ons

Afhankelijk van opleiding en ervaring een salaris minimaal € 2.875 en maximaal € 4.065 bruto per maand op basis van 36 uur per week.

Daarnaast kent Gemeente Zeewolde ook nog uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden:

• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05%, dat is opgebouwd uit onder andere een eindejaarsuitkering en vakantiegeld. Naast dat je dit kan laten uitbetalen kan je ook gebruik maken van een fiscaal voordeel door gebruik te maken van bijvoorbeeld ons fietsplan of jouw sportabonnement.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,25 per km (max. 40 km enkele reis, mogelijkheid om fiscaal uit te ruilen met je IKB) of je volledige reiskosten als je met het ov reist.
• Een uitstekende pensioenopbouw bij ABP inclusief een extra vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid. Een geruststellende gedachte, mocht je hier ooit mee te maken krijgen.

Bekijk alle arbeidsvoorwaarden.

Laten we kennismaken

Zijn wij op zoek naar jou? Op 15 en 16 oktober staan de gesprekken gepland.

Vragen over de inhoud van de vacature stel je aan onze vacaturehouder Anneke van der Veen via 036-5229429. Onze HR adviseur Ingeborg Pluim beantwoordt graag vragen over de sollicitatieprocedure via 085-1108368.

Voor elke medewerker die bij ons komt werken vragen wij een Verklaring Omtrent het Gedrag aan (VOG). Hierin maken wij onderscheid tussen een VOG en een VOG-P (Verklaring Omtrent het Gedrag-Politiegegevens). Het is afhankelijk van de functie, welke VOG van toepassing is.