Medewerker bestuurs- en directiesecretariaat

IGOM; Roermond; Hybrid; EUR 47,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

21% Keuze Budget

Vitaliteits- en opleidingsbudget

Salaris max €4.626 bruto per maand

Job summary

Waterschap Limburg zoekt een ervaren medewerker bestuurs- en directiesecretariaat in Roermond. Je ondersteunt Dagelijks Bestuur en Directieteam, bewaakt planningen, faciliteert besluitvorming en onderhoudt externe relaties.

Je werkt in een hybride setup met flexibele werktijden en krijgt een maximumsalaris van €4.626,- bruto per maand (salarisschaal 8) op fulltime basis. Daarnaast kun je profiteren van budgettaire regelingen voor vitaliteit en opleiding.

Qualifications

• Ervaring in een bestuurlijke of politiek-bestuurlijke omgeving, bij voorkeur overheid.
• Kennis van bestuurlijke besluitvormingsprocessen en interne afstemming.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal; Duits/Engels is een pré.
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met MS Office 365; DMS-ervaring is een plus.
• Affiniteit met water en publieke dienstverlening.

Responsibilities

• Beheren en prioriteren van agenda’s van bestuur en directie met oog voor prioriteiten.
• Voorbereiden, structureren en coördineren van vergaderingen, dossiers en besluitvorming.
• Signaleren van knelpunten, kansen en behoeften en hier proactief op anticiperen.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt en filter voor interne en externe contacten.
• Bewaken van deadlines, toezeggingen en opvolging van acties.
• Ondersteunen bij communicatie (notities, presentaties en correspondentie).
• Binnen het hele secretariaat voorkomende werkzaamheden gezamenlijk oppakken.

Skills

Proactief vermogen

Organisatiesensitiviteit

Communicatieve vaardigheid

Plannen en organiseren

Discretie en integriteit

Probleemoplossend vermogen

Samenwerken en verbinden

Stressbestendigheid

Tools

MS Office 365

Documentmanagementsystemen

Job description

Medewerker bestuurs- en directiesecretariaat

Ben jij een ervaren professional die graag vooruitdenkt, goed kan schakelen en energie krijgt van een dynamische bestuurlijke omgeving?

Vind je het leuk om bestuur en directie optimaal te ondersteunen en ervoor te zorgen dat zij zich volledig kunnen richten op hun strategische en bestuurlijke taken? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Binnen de afdeling Bestuurlijk-Juridische Zaken is het bestuurs- en directiesecretariaat verantwoordelijk voor de ondersteuning van het Dagelijks Bestuur (DB) en het Directieteam van Waterschap Limburg.

We zijn op zoek naar een medewerker bestuurs- en directiesecretariaat, die verschillende bestuurders en/of directieleden ondersteunt en flexibel inzetbaar is binnen het gehele secretariaat.

Je werkt als onderdeel van één team. Samen zorgen jullie voor een professionele, proactieve en betrouwbare ondersteuning van bestuur en directie. Onderling overleg en samenwerking zijn daarbij belangrijk, zodat werkzaamheden waar nodig van elkaar kunnen worden overgenomen.

Jouw werkzaamheden

Samen met je collega’s van het bestuurs- en directiesecretariaat ondersteun je het Dagelijks Bestuur (DB) en het Directieteam van Waterschap Limburg. Je bent de verbindende schakel tussen bestuur en directie, de interne organisatie en externe contacten.

Je anticipeert op wat bestuurders en directieleden nodig hebben en zorgt ervoor dat de juiste randvoorwaarden zijn georganiseerd. Daarbij combineer je een scherp gevoel voor bestuurlijke verhoudingen met een praktische en servicegerichte instelling.

Daarnaast ben je o.a. verantwoordelijk voor:

• Het beheren en prioriteren van agenda’s van bestuurs- en directieleden, met oog voor strategische en bestuurlijke prioriteiten;
• Het voorbereiden, structureren en coördineren van vergaderingen, dossiers en besluitvorming, inclusief de benodigde interne afstemming;
• Het signaleren van knelpunten, kansen en behoeften en hierop proactief inspelen;
• Het fungeren als eerste aanspreekpunt en filter voor interne en externe contacten;
• Het bewaken van deadlines, toezeggingen en de opvolging van acties;
• Het ondersteunen bij communicatie (notities, presentaties en correspondentie);
• Het gezamenlijk oppakken van voorkomende werkzaamheden binnen het gehele bestuurs- en directiesecretariaat.

Wat breng je mee?

Als medewerker bestuurs- en directiesecretariaat is het belangrijk dat je niet alleen goed bent in organiseren en ondersteunen, maar ook vooruitkijkt, verbinding maakt en begrijpt wat er speelt in een bestuurlijke omgeving. De volgende competenties zijn daarbij belangrijk:

• Proactief en anticiperend vermogen– je ziet wat er nodig is voordat erom wordt gevraagd en speelt hier tijdig op in;
• Organisatiesensitiviteit– je begrijpt de dynamiek en verhoudingen binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en weet hier zorgvuldig mee om te gaan;
• Communicatieve vaardigheid– je communiceert helder, diplomatiek en overtuigend, zowel mondeling als schriftelijk;
• Plannen en organiseren– je stelt de juiste prioriteiten en behoudt het overzicht, ook wanneer verschillende zaken tegelijkertijd spelen;
• Discretie en integriteit– je gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met gevoelige informatie;
• Probleemoplossend vermogen– je denkt in oplossingen, signaleert knelpunten en kunt snel schakelen wanneer de situatie daarom vraagt;
• Samenwerken en verbinden– je werkt graag samen, onderhoudt relaties op verschillende niveaus en draagt bij aan een goede samenwerking binnen en buiten het secretariaat;
• Stressbestendigheid– je blijft rustig, zorgvuldig en effectief wanneer de werkdruk hoog is of situaties onverwacht veranderen.

Daarnaast breng je mee:

• Ervaring in een bestuurlijke of politiek-bestuurlijke omgeving, bij voorkeur binnen de overheid;
• Kennis van en ervaring met bestuurlijke besluitvormingsprocessen;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal; goede beheersing van Duits en Engels is een pré;
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met MS Office 365; ervaring met documentmanagementsystemen is een plus;
• Affiniteit met de thema’s water en publieke dienstverlening.

Je bent een strategische sparringpartner die niet alleen uitvoert, maar ook meedenkt. Je brengt rust en structuur, maar bent tegelijkertijd flexibel genoeg om in te spelen op onverwachte situaties. Je denkt in mogelijkheden en weet scherp te prioriteren. Als teamspeler ben je bereid om, in onderling overleg, alle voorkomende werkzaamheden binnen het gehele secretariaat op te pakken. Je hebt plezier in je werk en bent daarmee een professioneel visitekaartje van het waterschap.

Ons aanbod

• Het gaat om een structurele functie van 36 uur per week. Afhankelijk van opleiding, leeftijd en ervaring bieden wij een salaris van maximaal € 4.626,00 bruto per maand (salarisschaal 8) conform CAO Werken voor waterschappen op fulltime basis (36 uur);
• Een individueel Keuze Budget van 21% van jouw salaris (incl. vakantiegeld). Dit kun je uit laten betalen of gedeeltelijk omzetten in extra verlofdagen;
• De mogelijkheid hybride te werken met daarbij flexibele werktijden;
• Een persoonsgebonden Basis Budget van €6.000,- (per 5 jaar) of €12.000,- (per 5 jaar voor personen jonger dan 35 jaar) voor vitaliteits-, opleidings- en doorgroeimogelijkheden.

Voor meer informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Rachel Castermans (Afdelingsmanager Bestuurlijk-Juridische zaken) via 06 50260622.

Wij streven naar een inclusieve organisatie waarin iedereen zich welkom voelt. Daarom nodigen wij iedereen uit om te solliciteren, ongeacht achtergrond, leeftijd, gender, culturele achtergrond, religie of beperking.

Locatie: Maria Theresialaan 99, 6043CX Roermond