Medewerker Administratieve Ondersteuning

Werken voor Nederland; Breda; On-site; EUR 33,000 - 42,000; Full time

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een Medewerker Administratieve Ondersteuning voor de staf van de Nederlandse Defensie Academie (NLDA). Je ondersteunt secretariële en administratieve processen voor het hoofd en interne/externe stakeholders.

De functie vereist een MBO3-diploma, uitstekende Nederlandse communicatie en nauwkeurigheid, met een 38-urige werkweek in Breda en een tijdelijk contract van 24 maanden.

Qualifications

• :MBO3 diploma vereist
• :Goede beheersing van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) en ervaring met kantoor IT systemen
• :Ervaring met notuleren en administratieve handelingen
• :Kerncompetenties: communicatief, proactief, nauwkeurig en georganiseerd

Responsibilities

• :Beheren en inplannen van agenda’s en afspraken van sectie hoofden.
• :Voorbereiden, opstellen en aanvullen van e-mails en correspondentie.
• :Notuleren van interne overleggen, opvolgen van actiepunten en voortgang bewaken.
• :Organiseren en plannen van bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen.
• :Archiveren van stukken en documenten volgens procedures.
• :Ondersteunen van interne bedrijfsprocessen en contact met stakeholders.
• :Bijdragen aan presentaties en rapportages en uitvoeren van gebruikerstaken in systemen.
• :Projectmatig meewerken aan lopende projecten binnen de staf.

Skills

Microsoft Office

Notuleren

Communicatieve vaardigheden NL

Proactief

Nauwkeurig

Plannen en organiseren

Teamplayer

Education

MBO3 diploma

Tools

Microsoft Office

Job description

Medewerker Administratieve Ondersteuning

Vacature kenmerken

Standplaats Breda

Contractduur 24 maanden

Uren per week 38 - 38

Maandsalaris €2.976,00 - €3.752,00

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 05 - Burgerschaal IBBAD 05

Vakgebied Administratief / secretarieel

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Ben jij een georganiseerde, nauwkeurige en communicatief sterke professional die graag de administratie oppakt om andere te ontzorgen? Wij zoeken een enthousiaste medewerker die onze staf van de NLDA ondersteunt bij alle secretariële en administratieve processen.

Over de functie
Als Medewerker Administratieve Ondersteuning werk je binnen de staf van de Nederlandse Defensie Academie, onderdeel van het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). Je bent een betrouwbare collega voor de Chef Staf, sectie hoofden, interne en externe stakeholders.

Jouw kernactiviteiten

• Beheren en inplannen van agenda’s en afspraken van sectie hoofden.
• Voorbereiden, opstellen en aanvullen van e mails en correspondentie.
• Notuleren van interne overleggen, opvolgen van actie punten en bewaken van voortgang.
• Organiseren en plannen van bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen.
• Archiveren van (vergader)stukken en documenten volgens vaste procedures.
• Ondersteunen van interne bedrijfsprocessen: communicatie met (externe) stakeholders, onderhoud van een intern relatienetwerk, verzamelen, rangschikken en verwerken van cijfer en administratieve gegevens.
• Bijdragen aan presentaties, overzichtsrapportages en het uitvoeren van gebruikers taken in diverse systemen.
• Projectmatig meewerken aan lopende projecten binnen de staf.

Opleiding & ervaring

• MBO3 diploma
• Goede beheersing van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) en ervaring met kantoor IT systemen.
• Ervaring met notuleren en administratieve handelingen.

Persoonlijke competenties

• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands
• Proactief
• Nauwkeurig en resultaatgericht
• Sterk in plannen en organiseren
• Teamplayer met klantgerichte instelling

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 05 - Burgerschaal IBBAD 05

Salarisomschrijving Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

Maandsalaris €2.976,00 - €3.752,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur 24 maanden

Minimaal aantal uren per week 38

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.

Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!

Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.

Deze vacature staat niet open voor acquisitie.

De Nederlandse nationaliteit is vereist. Lever alsjeblieft jouw cv en brief aan in het Nederlands.

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.
De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!
Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.
Spreekt dit jou aan en sluit de vacature aan op jouw profiel? Solliciteer dan snel!

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de Staf van de Nederlandse Defensie Academie (NLDA). De NLDA maakt onderdeel uit van het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

De NLDA leidt officieren op, levert taaldiensten en leiderschapsexpertise, voert wetenschappelijk onderzoek uit en garandeert militair-historische expertise.

De NLDA omvat het Koninklijk Instituut voor de Marine (KIM), de Koninklijke Militaire Academie (KMA), de Faculteit Militaire Wetenschappen (FMW), het Instituut Defensie Leergangen (IDL), het Nederlands Instituut Militaire Historie (NIMH), Expertise Centrum Leiderschap Defensie (ECLD), het Talencentrum Defensie (TCD).

De Staf, onder leiding van de Chef Staf NLDA, ondersteunt C-NLDA en zijn ondercommandanten en stelt hen in staat om zich te focussen op hun kernopdracht, om in gezamenlijkheid te plannen, uit te voeren, te evalueren en daarvan te leren en om te komen tot besluitvorming waarin alle factoren van invloed zijn meegenomen.

Staf NLDA bestaat uit de secties J1 (Personeel), J2 (Inlichtingen), J3 (Operaties), J4 (Logistiek), J5/J7 (Plannen/Training), J6 (Communicatie en Informatiesystemen), J8 (Financiën). Het Kenniscentrum Militaire Educatie Officieren (KCMEO), de Ondersteuningsgroep Chef Staf (OG) en een aantal speciale stafofficieren maken eveneens onderdeel uit van de Staf.

Voor meer informatie over deze vacature:

Daphne van Heeswijk, Officier Toegevoegd Chef Staf NLDA
[e-mail]
06-47290325

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Myrna van Geffen, Senior HR-adviseur
[e-mail]
06-57364325