Medewerker Administratieve Ondersteuning

Ministerie van Defensie; Breda; On-site; EUR 23,000 - 31,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB budget

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een georganiseerde Medewerker Administratieve Ondersteuning die de staf van de NLDA ondersteunt bij secretariële en administratieve processen. Je bent verantwoordelijk voor agenda’s, correspondentie en notuleren, en werkt samen met interne en externe stakeholders.

De functie vereist MBO3 niveau, nauwkeurigheid en uitstekende co"mmunicatieve vaardigheden in het Nederlands. Een tijdelijke aanstelling met uitzicht op vast en een 38-urige werkweek horen bij de

Qualifications

• Notuleren en administratieve handelingen.
• Goede beheersing van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Ervaring met kantoor IT-systemen.

Responsibilities

• Beheren en inplannen van agenda’s en afspraken van sectie hoofden.
• Voorbereiden, opstellen en aanvullen van e-mails en correspondentie.
• Notuleren van interne overleggen en opvolgen van actiepunten.

Skills

Notuleren

Klantgerichte communicatie

Microsoft Office

Kantoor IT systemen

Education

MBO3 diploma

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Ben jij een georganiseerde, nauwkeurige en communicatief sterke professional die graag de administratie oppakt om andere te ontzorgen? Wij zoeken een enthousiaste medewerker die onze staf van de NLDA ondersteunt bij alle secretariële en administratieve processen.

Over de functie

Als Medewerker Administratieve Ondersteuning werk je binnen de staf van de Nederlandse Defensie Academie, onderdeel van het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). Je bent een betrouwbare collega voor de Chef Staf, sectie hoofden, interne en externe stakeholders.

Jouw kernactiviteiten

• Beheren en inplannen van agenda’s en afspraken van sectie hoofden.
• Voorbereiden, opstellen en aanvullen van e mails en correspondentie.
• Notuleren van interne overleggen, opvolgen van actie punten en bewaken van voortgang.
• Organiseren en plannen van bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen.
• Archiveren van (vergader)stukken en documenten volgens vaste procedures.
• Ondersteunen van interne bedrijfsprocessen: communicatie met (externe) stakeholders, onderhoud van een intern relatienetwerk, verzamelen, rangschikken en verwerken van cijfer en administratieve gegevens.
• Bijdragen aan presentaties, overzichtsrapportages en het uitvoeren van gebruikers taken in diverse systemen.
• Projectmatig meewerken aan lopende projecten binnen de staf.

• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• 24 maanden
• Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

Dit bieden we nog meer

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Dit vragen wij

Opleiding & ervaring

• MBO3 diploma
• Goede beheersing van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) en ervaring met kantoor IT systemen.
• Ervaring met notuleren en administratieve handelingen.

Persoonlijke competenties

• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands
• Proactief
• Nauwkeurig en resultaatgericht
• Sterk in plannen en organiseren
• Teamplayer met klantgerichte instelling

Hier kom je te werken

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de Staf van de Nederlandse Defensie Academie (NLDA). De NLDA maakt onderdeel uit van het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

De NLDA leidt officieren op, levert taaldiensten en leiderschapsexpertise, voert wetenschappelijk onderzoek uit en garandeert militair-historische expertise.

De NLDA omvat het Koninklijk Instituut voor de Marine (KIM), de Koninklijke Militaire Academie (KMA), de Faculteit Militaire Wetenschappen (FMW), het Instituut Defensie Leergangen (IDL), het Nederlands Instituut Militaire Historie (NIMH), Expertise Centrum Leiderschap Defensie (ECLD), het Talencentrum Defensie (TCD).

De Staf, onder leiding van de Chef Staf NLDA, ondersteunt C-NLDA en zijn ondercommandanten en stelt hen in staat om zich te focussen op hun kernopdracht, om in gezamenlijkheid te plannen, uit te voeren, te evalueren en daarvan te leren en om te komen tot besluitvorming waarin alle factoren van invloed zijn meegenomen.

Staf NLDA bestaat uit de secties J1 (Personeel), J2 (Inlichtingen), J3 (Operaties), J4 (Logistiek), J5/J7 (Plannen/Training), J6 (Communicatie en Informatiesystemen), J8 (Financiën). Het Kenniscentrum Militaire Educatie Officieren (KCMEO), de Ondersteuningsgroep Chef Staf (OG) en een aantal speciale stafofficieren maken eveneens onderdeel uit van de Staf.

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!

Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een van de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.

De Nederlandse nationaliteit is vereist.

Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.

Deze vacature staat niet open voor acquisitie.