Managementsecretaris

Werkenbijdeoverheid; Netherlands; Hybrid; EUR 60,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel keuzebudget (IKB)

OV-reiskostenvergoeding woon-werkverke

Studiefaciliteiten

Bedrijfsfitness

Ouderschapsverlof

Job summary

Nationaal Cyber Security Centrum zoekt een daadkrachtige managementsecretaris die de directeur van een directie ondersteunt bij besluitvormingsprocessen en als regisseur het MT-overleg faciliteert voor twee directies. Je werkt nauw samen met MT-secretaris en DT-secretaris en bewaakt de voortgang van afspraken.

Je bent sparringpartner voor de directeur en stimuleert een efficiënte, transparante besluitvorming binnen een snel veranderende omgeving.

Qualifications

• Ervaring met het voorbereiden en begeleiden van besluitvormingsprocessen op directieniveau.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
• Digitale vaardigheid en snel eigen maken van systemen en tooling.
• Professionele en integere werkhouding.

Responsibilities

• Faciliteren van strategische MT-gesprekken en ondersteuning van de directeur bij aansturing van het MT.
• Overzicht houden op besluitvormingslijnen en planning- en control-processen voor MTs.
• Opstellen/actualiseren van een strategische voorraadagenda met relevante partners.
• Zorgdragen voor goede dossiervorming en opvolging van afspraken.

Skills

Decision-making at board level

Communication skills

Digital literacy

Professional integrity

Job description

Het Nationaal Cyber en Security Centrum heeft per 1 juli jl. een volgende stap gezet om nog beter te voldoen aan de groeiende maatschappelijke behoefte aan digitale weerbaarheid. Met een nieuwe organisatiestructuur en -inrichting wordt het NCSC wendbaarder en schaalbaarder.

In deze vernieuwde organisatie vervullen het directieteam (DT) van het NCSC en de managementteams (MT’s) van de nieuwe directies een leidende rol in het realiseren van de strategische opgave, het sturen op de ontwikkeling van de organisatie en het versterken van de onderlinge samenhang. De vier directies van het NCSC, met elk een eigen managementteam, werken nauw met elkaar samen om de gezamenlijke opgave te vertalen naar producten en diensten. De onderlinge afhankelijkheid vraagt om goede afstemming en verbinding tussen de directies. Een professionele en goed georganiseerde ondersteuning van het management en de directie is daarbij van groot belang. In deze dynamische context zijn we op zoek naar een daadkrachtige en strategisch sterke managementsecretaris.

Als managementsecretaris ondersteun en adviseer je de directeur van de desbetreffende directie bij besluitvormingsprocessen en ben jij de regisseur die het MT-overleg voor twee van de vier directies faciliteert en versterkt. Je bent een sparringpartner voor de directeur en het MT en brengt vanuit die rol inhoud, belangen en perspectieven bij elkaar. Je zorgt ervoor dat de managementteams optimaal kunnen functioneren en de focus kunnen leggen op de juiste onderwerpen op het juiste moment. Ook ben je verantwoordelijk voor het plannen, voorbereiden en coördineren van de MT-overleggen en voor een zorgvuldige en effectieve procesbewaking.Daarnaast zorg je ervoor dat de managementteams beschikken over de benodigde informatie en dat onderwerpen alleen op de agenda komen wanneer zij rijp zijn voor bespreking of besluitvorming.

Je adviseert over de voorbereiding en behandeling van onderwerpen, signaleert relevante ontwikkelingen en verbanden en vertaalt deze naar aandachtspunten voor het MT. Daarnaast bewaak je de voortgang van gemaakte afspraken, heldere vastlegging en opvolging van gemaakte afspraken.Uiteraard doe je dit in nauw overleg met je collega MT-secretaris, DT-secretaris en de businesspartners van de stafdirectie.

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

• Faciliteren van strategische gesprekken binnen het MT en ondersteunen van de directeur van een directie bij de aansturing van het MT.
• Het onderhouden van overzicht op relevante besluitvormingslijnen binnen de organisatie, waaronder die van de planning- en- controlcyclus en besluitvorming binnen directies, zodat het MT tijdig en in samenhang kan sturen.
• Het opstellen en actualiseren van een strategische voorraadagenda, inclusief het betrekken van relevante (strategische) partners.
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 1 jaar
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Deze functie biedt jou de kans om, vanuit een centrale en zichtbare positie, bij te dragen aan het versterken van de nationale cybersecurity en aan de opbouw van een vernieuwde, toonaangevende organisatie. Je krijgt de ruimte om – samen met de competentie- en waardestroommanagers – de rol verder vorm te geven.Daarnaast ben je in staat om complexe informatie te structureren en hoofd- van bijzaken te onderscheiden. Je bent bestuurlijk sensitief en draagt bij aan onderbouwde besluitvorming. Je bent een verbinder en zorgt voor heldere dossiervorming.

Verder beschik je over:

• Ervaring met het voorbereiden en begeleiden van besluitvormingsprocessen op directieniveau;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
• Digitale vaardigheid waarbij je nieuwe systemen en tooling snel eigen maakt;
• Een professionele en integere werkhouding.

Hier kom je te werken

Het NCSC werkt aan een digitaal veilig Nederland. Door het tempo waarin het cybersecuritydomein zich ontwikkelt en de rol van het NCSC daarin, ligt er een flinke uitdaging voor de toekomst. Het is voor ons als hét kennisinstituut van cybersecurity in Nederland essentieel dat wij Nederland van kwalitatief hoogwaardige en actuele informatie voorzien, in crisistijd en daarbuiten. Deze kennis en kunde halen wij mede uit en delen wij ook weer met ons netwerk (overheden, bedrijfsleven en andere nationale en internationale partners). Op deze wijze proberen we tijdig in te springen op nieuw ontdekte kwetsbaarheden, aanvalscampagnes en ernstige ICT-verstoringen om deze te voorkomen en op te lossen. Als het toch misgaat beperken we op deze manier de impact.

Wat mag je van ons verwachten? Wanneer we een match zien nemen we contact met je op om een eerste sollicitatiegesprek in te plannen. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee sollicitatiegesprekken gevolgd door een arbeidsvoorwaardengesprek. Een casus, opdracht, assessment en/of vaardigheidstest kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, net als het opvragen van referenties en het inzetten van een (online) screening.

Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega’s is voor het Nationaal Cyber Security Centrum van groot belang. Om die reden maakt een veiligheidsonderzoek op niveau A of B deel uit van het sollicitatieproces. Dit onderzoek wordt uitgevoerd door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst en neemt doorgaans acht weken in beslag. Meer informatie over het onderzoek vind je op https://www.aivd.nl/onderwerpen/veiligheidsonderzoek . Jouw werklocatie zal thuis en op kantoor zijn. Meer informatie hierover kun je terugvinden op CAO Rijk.

Over de functiegroep Senior Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.