Managementsecretaresse

Young Publica; Utrecht; Híbrido; EUR 36.000 - 47.000; A tiempo parcial

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Contract voor bepaalde tijd met de int

Salaris conform functie-ervaring

Pensioenregeling

Woon-werkverkeer ov NS Business Card

Auto van de zaak (afhankelijk van de)

Young Publica Academie

Persoonlijke Talent Manager-begeleidin

Detacheering community

Descripción de la vacante

Young Publica zoekt een ervaren managementsecretaresse in Utrecht om meerdere leidinggevenden te ondersteunen binnen een maatschappelijke organisatie. Je beheert agenda's, plant vergaderingen en zorgt voor een vlotte informatieflow achter de schermen.

Je hebt minimaal mbo 4, 3 jaar secretaresse-ervaring en ruime kennis van Microsoft Office. Je bent discreet, proactief en werkt nauwkeurig in een dynamische omgeving met maatschappelijke impact. Het betreft een parttime functie van 32 uur per week.

Formación

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse.
• Bij voorkeur minimaal 4 jaar ervaring als managementsecretaresse / directiesecretaresse of vergelijkbare ondersteunende functie.
• Ervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint).
• Ervaring met het gelijktijdig ondersteunen van meerdere afdelingshoofden of leidinggevenden.
• Ervaring met complex agendabeheer en het voorbereiden van vergaderingen.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, mondeling en schriftelijk.

Responsabilidades

• Beheert de agenda's van verschillende afdelingshoofden en zorgt voor een overzichtelijke en efficiënte planning.
• Plant en organiseert interne en externe afspraken, bijeenkomsten en vergaderingen.
• Bereidt afspraken en overleggen zorgvuldig voor en zorgt ervoor dat betrokkenen tijdig over de juiste informatie beschikken.
• Attendeert leidinggevenden op gemaakte afspraken, deadlines en belangrijke actiepunten.
• Ondersteunt bij de voorbereiding en organisatie van vergaderingen van de Stuurgroep Projecten.
• Stelt vergaderagenda's op en zorgt voor het verzamelen, gereedmaken en verspreiden van vergaderstukken.
• Controleert documenten en bijlagen op juistheid en volledigheid en onderneemt actie wanneer informatie ontbreekt.
• Verzorgt waar nodig de verslaglegging van vergaderingen en bewaakt de opvolging van actiepunten.
• Zorgt voor een overzichtelijke verwerking, registratie en verspreiding van documenten en vergaderstukken.
• Stemt werkzaamheden af met collega's van het managementsecretariaat en andere betrokken afdelingen.
• Signaleert knelpunten in de planning en denkt actief mee over praktische oplossingen.
• Draagt bij aan een gestructureerde, professionele en goed georganiseerde ondersteuning van het management.

Conocimientos

Organisatie

Communicatieve vaardigheden

Proactief

Nauwkeurig

Stressbestendig

Uitstekende Nederlandse taal

Teamwerk

Discrete omgang met vertrouwelijke信息

Educación

MBO Niveau 4

Secretariële/Administratieve richting

Herramientas

Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

Descripción del empleo

Managementsecretaresse

• Managementsecretaresse
• Utrecht
• 32 uur
• 1-3 jaar (soort) gelijke werkervaring
• MBO-niveau 4

Jouw ambitie onze uitdaging

Voor een landelijke maatschappelijke organisatie zoeken wij een Managementsecretaresse die organisatorisch sterk is, overzicht houdt en energie krijgt van een veelzijdige ondersteunende functie.
Ben jij een ervaren secretaresse die moeiteloos schakelt tussen agenda's, vergaderingen en uiteenlopende organisatorische werkzaamheden? En vind jij het leuk om meerdere leidinggevenden te ondersteunen binnen een organisatie met maatschappelijke impact? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Als managementsecretaresse ben jij een belangrijke schakel binnen het bestuursbureau. Je zorgt ervoor dat afspraken goed worden voorbereid, vergaderingen soepel verlopen en leidinggevenden zich kunnen richten op hun inhoudelijke werkzaamheden.
Je werkt nauw samen met collega's van het managementsecretariaat en ondersteunt verschillende afdelingshoofden bij hun dagelijkse werkzaamheden. Daarbij weet je prioriteiten te stellen, werk je zorgvuldig en zorg je ervoor dat alles achter de schermen goed georganiseerd is.

Wat ga je doen?

Als managementsecretaresse ben jij de organisatorische spil binnen het bestuursbureau en zorg je voor een professionele en efficiënte ondersteuning van het management. Je:

• Beheert de agenda's van verschillende afdelingshoofden en zorgt voor een overzichtelijke en efficiënte planning;

• Plant en organiseert interne en externe afspraken, bijeenkomsten en vergaderingen;

• Bereidt afspraken en overleggen zorgvuldig voor en zorgt ervoor dat betrokkenen tijdig over de juiste informatie beschikken;

• Attendeert leidinggevenden op gemaakte afspraken, deadlines en belangrijke actiepunten;

• Ondersteunt bij de voorbereiding en organisatie van vergaderingen van de Stuurgroep Projecten;

• Stelt vergaderagenda's op en zorgt voor het verzamelen, gereedmaken en verspreiden van vergaderstukken;

• Controleert documenten en bijlagen op juistheid en volledigheid en onderneemt actie wanneer informatie ontbreekt;

• Verzorgt waar nodig de verslaglegging van vergaderingen en bewaakt de opvolging van actiepunten;

• Zorgt voor een overzichtelijke verwerking, registratie en verspreiding van documenten en vergaderstukken;

• Stemt werkzaamheden af met collega's van het managementsecretariaat en andere betrokken afdelingen;

• Signaleert knelpunten in de planning en denkt actief mee over praktische oplossingen;

• Draagt bij aan een gestructureerde, professionele en goed georganiseerde ondersteuning van het management.

Wat neem je mee?

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting;

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse;

• Bij voorkeur minimaal 4 jaar ervaring als managementsecretaresse, directiesecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie;

• Aantoonbare ervaring met Microsoft Office, waaronder Outlook, Word, Excel en PowerPoint;

• Bij voorkeur ervaring met het gelijktijdig ondersteunen van meerdere afdelingshoofden of leidinggevenden;

• Ervaring met complex agendabeheer, het plannen van afspraken en het voorbereiden van vergaderingen;

• Je bent gewend om documenten en vergaderstukken zorgvuldig te beheren, te controleren en te verspreiden;

• Je beschikt over uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden;

• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en weet overzicht te houden wanneer meerdere werkzaamheden tegelijkertijd spelen;

• Je bent proactief, zelfstandig en denkt graag een stap vooruit;

• Je bent flexibel, stressbestendig en weet snel te schakelen tussen verschillende prioriteiten;

• Je gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie;

• Je bent dienstverlenend ingesteld en werkt graag samen met collega's;

• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.

Wat bieden wij je?

Bij Young Publica draait het niet alleen om werk, maar ook om jouw groei, welzijn en werkplezier. We investeren in jou voor de lange termijn en zorgen ervoor dat je je ondersteund én gezien voelt in elke opdracht.

• Een contract voor bepaalde tijd, met de duidelijke intentie om dit om te zetten naar een vast dienstverband – wij geloven in duurzame samenwerking;

• Een veelzijdige secretariële functie binnen een maatschappelijke organisatie, waarin jouw ondersteuning direct bijdraagt aan een goed functionerend management;

• Een marktconform salaris, afgestemd op jouw kennis en ervaring – jouw inzet wordt eerlijk beloond;

• Een passend arbeidsvoorwaardenpakket, afgestemd op de functie en de toepasselijke arbeidsvoorwaarden;

• Een goede pensioenregeling, zodat ook jouw toekomst goed geregeld is;

• 100% vergoeding van woon-werkverkeer met het OV (NS Business Card), of een kilometervergoeding als je liever met eigen vervoer reist;

• Mogelijkheid tot een auto van de zaak, afhankelijk van de opdracht en reisafstand;

• Toegang tot de Young Publica Academie, een platform met een schat aan trainingen, workshops en e-learnings op zowel vakinhoudelijk als persoonlijk vlak – zo blijf je up-to-date en scherp;

• Persoonlijke begeleiding van onze Talent Manager, die jou tijdens je opdrachten ondersteunt, helpt bij je ontwikkeling en altijd voor je klaarstaat;

• Een hechte community van collega's, die – net als jij – via detachering werken. Je staat er nooit alleen voor; we stimuleren kennisdeling, sparren en het uitwisselen van ervaringen.

Bij Young Publica geloven we in groei, vertrouwen en plezier in je werk. Samen zorgen we ervoor dat jij het beste uit jezelf kunt halen – vandaag én morgen.

Enthousiast?

Klinkt dit als jouw volgende uitdaging?

Heb je vragen over deze opdracht? Neem gerust contact met ons op:

WhatsApp of bel ons via 085-060 23 10
Mail naar [e-mail]

We kijken ernaar uit om van je te horen!

Op zoek naar een andere functie? Bekijk al onze vacatures hier.