Managementondersteuning Plaatsvervangend Directeur-Generaal Beleid (487300)

Ministerie van Defensie; Den Haag; Presencial; EUR 31.000 - 47.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Individueel Keuzebudget (IKB)

Opleidings- en loopbaanmogelijkheden

Reiskostenvergoeding

Flexibele werktijden

Pensioenregeling ABP

Descripción de la vacante

Ministerie van Defensie zoekt een managementondersteuner die secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunt. U werkt aan agendabeheer, coördinatie van informatiestromen en het faciliteren van vergaderingen en evenementen vanuit de Bestuursstaf in Den Haag.

U bewaakt voortgang, verstrekt informatie en fungeert als buffer naar de interne organisatie en externe omgeving. Er is een tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling en doublure op 38-urige werkweek.

Formación

• Competenties: klant- en mensgericht, samenwerkingsgericht, plannen en organiseren, proactief, signallerend, organisatiegericht, integer, leergierig, gestructureerd en communicatief.

Responsabilidades

• Coördineert secretarieel (administratief) beheer en prioriteiten.
• Coördineert afhandeling van vragen, verzoeken en gesprekken.
• Voert agenda- en logistieke coördinatie uit, signaleert knelpunten.

Conocimientos

Klantgericht

Mensgericht

Samenwerkingsgericht

Plannen en organiseren

Proactief

Signalerend

Organisatiegericht

Integer

Leergierig

Gestructureerd

Communicatief

Descripción del empleo

De politiek-bestuurlijke omgeving waarin de medewerkers van het kabinet zich bewegen vereist correct en representatief optreden bij alle contacten, waarbij de belangen van de (plaatsvervangend) Directeur-Generaal, in brede zin worden behartigd.

Als managementondersteuner voer je secretariële, organisatorische en administratief ondersteunende werkzaamheden uit. Deze werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Coördineert het secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten;
• Coördineert de afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
• Het voeren van agendabeheer en coördinatie logistiek (vervoer). Het signaleren van ontwikkelingen, knelpunten en aandachtspunten en deze waar nodig onder de aandacht brengen van (adviseur) P-DGB.
• Het zorgdragen voor afhandeling van verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
• Het coördineren van complexe informatiestromen;
• Organisatorische werkzaamheden van algemene aard, van het organiseren van vergaderingen tot grotere bijeenkomsten;
• Het fungeren als "buffer" en vraagbak naar de interne organisatie en externe omgeving;
• Het bewaken van de voortgang en afhandeling van stukken;
• Het verstrekken van informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen;
• Het verzorgen van correspondentie op basis van globale aanwijzingen;
• Het ontvangst en te woord staan van bezoekers.
• Waar nodig en proactief draag je bij aan werkzaamheden en doelstellingen van het Kabinet.

• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• 2 jaar
• Dit salaris is gebaseerd op een 38 urige werkweek.

Dit bieden we nog meer

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Dit vragen wij

Competenties/ gedragskenmerken:

• Klant- en mensgericht
• Samenwerkingsgericht
• Plannen en organiseren
• Proactief
• Signalerend
• Organisatiegericht
• Integer
• Leergierig
• Gestructureerd
• Communicatief

Benodigde kennis en vaardigheden

• kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures;
• vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van (complexe) informatiestromen en processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.
• vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie;
• Inzicht in en gevoel voor (ambtelijke en politieke) belangen en gevoeligheden, in primaire processen, in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen;

Hier kom je te werken

Werken bij Defensie betekent werken bij een organisatie die beschermt wat ons dierbaar is. wij strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Werkomgeving
Bij deze vacature draag je bij aan deze betere wereld vanuit de Bestuursstaf, specifiek het Directoraat Generaal Beleid, in Den Haag.
De Bestuursstaf is verantwoordelijk voor de besturing van Defensie door:
1) het ontwikkelen van de Defensievisie, de strategie, het beleid, de plannen, de regelgeving en de evaluatie;
2) het uitvoeren van de operationele gereedstelling, inzet, ondersteuning, het militair advies en de behoeftestelling;
3) het houden van toezicht op de begroting, het financieel beheer, met behulp van managementinformatie.

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit .
• De sollicit