Managementondersteuner Primair Onderwijs

Rijksoverheid; Utrecht; On-site; EUR 35,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

Thuiswerkvergoeding

Laptop en telefoon in bruikleen

OV-vergoeding

Job summary

Inspectie van het Onderwijs zoekt een managementondersteuner die de rechterhand is van drie afdelingshoofden Primair Onderwijs. Je beheert complexe agenda’s, voorziet in voorbereidende documenten, en zoekt proactief naar oplossingen zodat vergaderingen en aanverwante processen vlekkeloos verlopen.

Je werkt nauw samen met collega’s en managers, met standplaats Utrecht. In deze rol ben je betrokken bij KPMO en werkt men hybride; 36-urige werkweek, salaris en CAO van toepassing.

Qualifications

• Minimaal mbo+ werk- en denkniveau met relevante opleiding.
• Enkele jaren ervaring als directiesecretaresse of soortgelijke ondersteunende functie.
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands.

Responsibilities

• Beheer van drie agenda's en afstemming tussen belangen.
• Signaleer knelpunten, bewaak deadlines en zorg voor voldoende vooruitgang.
• Organiseer interne en externe overleggen en verzorg vergaderstukken.
• Regel personele en praktische zaken zoals in- en uitdiensttredingen en bezoekerspassen.

Skills

Complex agendabeheer

Communicatieve vaardigheden

Klantgerichtheid

Education

Opleiding managementassistent/directiesecretaresse

Job description

Dit ga je doen

Wil jij meewerken aan goed onderwijs, vandaag én in de toekomst? Als managementondersteuner bij de Inspectie van het Onderwijs maak jij elke dag het verschil. Niet op de voorgrond, maar precies daar waar overzicht, rust en betrouwbaarheid nodig zijn.

Drie agenda's, verschillende belangen en een belangrijke bijeenkomst die op het laatste moment moet worden verplaatst. Jij ziet geen probleem, maar een puzzel die opgelost kan worden.

Je denkt vooruit, stelt prioriteiten en weet precies wanneer je zelf een beslissing kunt nemen of wanneer je iets moet afstemmen. Terwijl anderen zich richten op hun werk, zorg jij dat achter de schermen alles soepel verloopt.

Herkenbaar? Dan zou jij zomaar onze nieuwe managementondersteuner kunnen zijn.

Wat maakt jouw werk bijzonder?

Als managementondersteuner ben jij de rechterhand van drie afdelingshoofden Primair Onderwijs. Je kent de prioriteiten, begrijpt wat er speelt en ziet vaak al wat nodig is voordat iemand erom vraagt.

Dit betekent dat jij

• Rust brengt in complexe agenda's. Je beheert drie uitdagende agenda's, overziet verschillende belangen en vindt slimme oplossingen als afspraken botsen.
• Altijd een stap vooruitdenkt. Je signaleert knelpunten, bewaakt deadlines en zorgt dat belangrijke zaken niet blijven liggen.
• Bijeenkomsten soepel laat verlopen. Je organiseert interne en externe overleggen, verzamelt vergaderstukken en zorgt dat iedereen goed voorbereid is.
• Een vertrouwd aanspreekpunt bent. Je regelt personele en praktische zaken, van in- en uitdiensttredingen tot bezoekerspassen en facilitaire verzoeken.
• Zorgt dat informatie op orde is. Je verzorgt correspondentie, houdt het digitale archief bij en weet relevante informatie op het juiste moment beschikbaar te maken.

Geen dag is precies hetzelfde. Soms loopt alles volgens planning, soms vraagt de situatie om snel schakelen. Juist die afwisseling maakt jouw werk interessant.

Wat krijg je ervoor terug?

Je krijgt een veelzijdige functie waarin jouw bijdrage direct merkbaar is. Je werkt nauw samen met de afdelingshoofden en je bent een belangrijke schakel binnen de organisatie.

Zo ervaart jouw toekomstige collega het werk

Iedere dag word ik weer blij van het kunnen ontzorgen van onze afdelingshoofden die op hun beurt dan weer heel blij zijn met mij. Het agendabeheer is een puzzel af en toe en als het me dan weer lukt om deze puzzel naar ieders tevredenheid te leggen, ga ik met een superfijn gevoel naar huis.

Hier kom je terecht
Je gaat werken bij de directie Primair Onderwijs van de Inspectie van het Onderwijs, met als standplaats Utrecht. De directie bestaat uit negen afdelingen, verspreid over Utrecht, Tilburg en Zwolle. Samen zetten we ons in voor effectief toezicht en beter onderwijs.

Je werkt nauw samen met de drie afdelingshoofden en je collega-managementondersteuners. Met je collega's wissel je kennis en ervaringen uit, denk je met elkaar mee en kun je op elkaar rekenen. Je komt terecht in een werkomgeving waar samenwerking, zorgvuldigheid en vertrouwen centraal staan. Een plek waar jouw organisatietalent écht het verschil maakt.

Ontwikkeling en verbinding staan bij ons centraal. Als managementondersteuner ben je ook deelnemer aan het Kennisplatform voor managementondersteuners (KPMO). Dit platform brengt de managementondersteuners van de inspectie maandelijks bij elkaar om ervaringen uit te wisselen, best practices te delen en samen te sparren over actuele thema's.

Dit krijg je

• Schaal 7
  €3.097 - €3.984 (bruto)
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 1 jaar met uitzicht op vast
• 28 - 32 uur
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Wij bieden je een veelzijdige werkomgeving waarin je een bijdrage levert aan onze missie: effectief toezicht voor beter onderwijs. We werken met elkaar samen aan diverse interessante projecten en bieden volop opleidingsmogelijkheden. Op onze arbeidsvoorwaarden is de CAO Rijk van toepassing. Hier lees je een selectie uit het aanbod van de secundaire arbeidsvoorwaarden waar je gebruik van kan maken:

1. een met het OV goed bereikbaar en rolstoelvriendelijk kantoor in het centrum van Utrecht;
2. ruimte om hybride te werken met een thuiswerkvergoeding van € 2,40 per dag;
3. mobiele telefoon en laptop in bruikleen;
4. een kantoor met stilteruimtes;
5. goede begeleiding en een uitgebreid introductieprogramma;
6. 144 vakantie-uren per jaar o.b.v. 36 uur;
7. naast je salaris een Individueel Keuzebudget (IKB) bestaande uit tijd (64 uur) en geld (16,5% van je salaris);
8. het inzetten van IKB kan voor verschillende doelen zoals bedrijfsfitness, een (elektrische)fiets, het inrichten van je thuiswerkplek of het aflossen van je studieschuld bij DUO van maximaal € 2.000,- per jaar;
9. voor bedrijfsfitness een werkgeverbijdrage van € 15,- per maand;
10. voor het inrichten van je thuiswerkplek of het verduurzamen van jouw woning ontvang je een employerbijdrage van € 750,-;
11. 100% OV-vergoeding met de 2e klas mobiliteitskaart, ook voor OV-fiets en deelauto;
12. een fietskilometervergoeding van € 0,21 per kilometer voor woon-werkverkeer;
13. een werkgeversbijdrage voor de aanschaf van een nieuwe fiets(accessoires) van € 500,-.

Werk- en denkniveau

• MBO+.

Dit breng jij mee

Jij vindt het leuk om complexe zaken te organiseren en krijgt energie van een agenda die dankzij jou weer klopt. Verder heb je:

• Mbo+ werk- en denkniveau en een afgeronde opleiding tot managementassistent of directiesecretaresse.
• Enkele jaren relevante werkervaring als directiesecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer.
• Een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands.

Daarnaast herken je jezelf in de volgende eigenschappen.
Je communiceert helder, mondeling én schriftelijk. Je houdt overzicht in een dynamische omgeving en afspraak is afspraak. Je bent dienstverlenend, flexibel en schakelt snel wanneer de situatie daarom vraagt. Je voelt aan wat werken in een politiek-bestuurlijke omgeving betekent (of wilt dat graag leren). Samenwerken gaat voor jou vanzelf, net als zorgvuldig en integer werken. Je hebt een gezonde dosis humor en houdt zo het werk ook op drukke momenten plezierig.

Voor deze functie geldt het profiel voor de functiegroep Managementondersteuner (functiefamilie Bedrijfsvoering) uit het Functiegebouw Rijk.

Meer over jouw toekomstige plek in de organisatie

Directie PO-KO
De directie PO-KO (Primair Onderwijs en Kinderopvang) houdt toezicht op besturen en scholen in het Primair Onderwijs en houdt interbestuurlijk toezicht op de taken toezicht en handhaving kinderopvang van gemeenten.

De collega's in onze directie werken verspreid over de drie kantoren Zwolle, Utrecht en Tilburg. We hebben 9 afdelingen: 8 afdelingen Primair Onderwijs en 1 afdeling Gemeentelijk Toezicht, met elk een eigen afdelingshoofd. Alle afdelingen werken met een jaarlijks afdelingsplan dat een afgeleide is van de jaarlijkse managementafspraak (onze doelen en activiteiten). De jaarplannen geven een goed beeld van de samenstelling van de afdelingen en de manier waarop zij invulling geven aan ons werk.

We werken nauw samen met het ministerie van OCW en SZW (specifiek Kinderopvang) en andere organisaties in ons onderwijsveld.

Elke woensdagochtend hebben wij alle collega's een online Weekbreek, waarin alle collega's door de directeur, afdelingshoofden en collega's worden bijgepraat over actualiteiten en ontwikkelingen in de organisatie en het toezicht.

In onze Kennisbasis vind je veel actuele informatie over ons toezicht: [Kennisbasis po en Kennisbasis gt]

Over Inspectie van het Onderwijs

Inspectie van het Onderwijs

Wij zijn de Inspectie van het Onderwijs. In het belang van ruim 4 miljoen leerlingen en studenten houden wij toezicht op het Nederlandse onderwijs. Want elke leerling en iedere student heeft recht op goed onderwijs. Daarom onderzoeken wij wat er goed gaat, wat er beter kan, en wat er beter móet. Van de kinderopvang tot en met het hoger onderwijs. Van de allerkleinsten tot de afgestudeerden. Effectief toezicht voor beter onderwijs is onze missie. Daar werken we aan met ongeveer 835 bevlogen professionals.

We werken risicogericht en houden zicht op het onderwijsstelsel als geheel. Jaarlijks brengen we de risico's in kaart van alle scholen in Nederland. Dit bepaalt mede welke scholen we in dat jaar onderzoeken. Naast risico-onderzoeken doen we ook steekproef-kwaliteitsonderzoeken op scholen. Dit doen we om een landelijk beeld te krijgen en ons risicomodel verder aan te scherpen. Daarnaast doen we bestuursgericht toezicht én stelselonderzoeken. Met deze weloverwogen mix van toezichtinstrumenten, met aandacht voor zowel het stelsel, de besturen als de scholen, bieden we diepgaand en effectief toezicht.

Talent als basis, diversiteit als kracht
De Inspectie van het Onderwijs is een inclusieve organisatie. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers gebruikt om samen betere resultaten te halen voor Nederland. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt; niet ondanks, maar dankzij de verschillen.

Bijzonderheden

• De selectiegesprekken vinden plaats op 27 november
• We streven ernaar om binnen twee weken na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
• Als je bent aangewezen als een verplichte van-werk-naar-werk-kandidaat dan verzoeken wij je een kopie van deze aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Goed om te weten: deze vacature gaat offline na de sluitingsdatum. Wil je hem later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Tijdens het sollicitatieproces kunnen we je LinkedIn-profiel raadplegen.
• We raden je aan om tijdig te reageren, omdat de vacature mogelijk eerder wordt gesloten zodra we voldoende geschikte reacties hebben ontvangen.
• De Inspectie van het Onderwijs is een inclusieve organisatie. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers gebruikt om samen betere resultaten te halen voor Nederland. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt; niet ondanks, maar dankzij de verschillen.

Heb je interesse en wil je solliciteren? Dan vragen we je in je motivatiebrief antwoord te geven op de volgende vragen

1. Voor deze functie is het fijn als je meerdere ballen probleemloos in de lucht kan houden. Heb je voor ons een voorbeeld waaruit blijkt dat je dit eerder gedaan hebt?
2. Als managementondersteuner is het belangrijk dat je prioriteiten kan stellen in jouw werk. Heb je een voorbeeld van een hectische dag, waarin alles die dag af moest en je prioriteiten moest stellen, hoe heb je dat gedaan?

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid