Managementondersteuner (487070)

Ministerie Van Defensie; Den Haag; On-site; EUR 35,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB

Reisvergoeding OV

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een managementondersteuner die het secretariaat coördineert voor de Directeur F&C BS en afdelingshoofden. Je beheert agendaplanning, afspraken en notuleren waar nodig, en fungeert als buffer tussen interne en externe omgeving.

Je voert bedrijfs- en administratieve werkzaamheden uit, levert informatie en verzorgt verslaglegging en correspondentie. Een 2-weekse training tot beveiligingsfunctionaris is beschikbaar.

Qualifications

• Secretariële en administratieve werkzaamheden volgens gestelde prioriteiten.
• Notuleren en verslaglegging waar nodig.
• Bufferfunctie naar interne organisatie en externe omgeving.

Responsibilities

• Secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden.
• Beveiligingsfunctionaris voor de directie DF&C BS.
• Ontvangen en te woord staan van bezoekers.
• Verzorgen van managementoverzichten en dossiers.

Skills

Secretarieel werk

Plannen en organiseren

Klantgericht

Education

Schoevers secretariële opleiding

MBO werk- en denkniveau

Tools

MS Office (Excel, Word, PowerPoint)

Kantoorapplicaties en systemen

Job description

Als managementondersteuner coördineer je het secretariaat van de Directeur F&C BS en de afdelingshoofden. Je verzorgt eigenhandig de agendaplanning, de afspraken en zorgt ervoor dat agendaproblemen opgelost worden en correspondentie op een correcte manier via het postregistratiesysteem aangeboden wordt.

Je fungeert als “buffer” naar de interne organisatie en externe omgeving. Je verstrekt informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen. Daarnaast kun je zorgdragen voor verslaglegging en notulering indien nodig. Ook voer je bedrijfsondersteunende werkzaamheden uit en vervul je de rol van beveiligingsfunctionaris binnen DF&C BS. Hiervoor ben je bereid een opleiding (duur 2 weken) te volgen. Je krijgt te maken met een mix van werkzaamheden en fungeert als “POC” voor meerdere BS brede domeinen, zoals preventie, IV, behoeftestellingen, hybride werken, onboarding, DEFDOC, etc. Ook hiervoor ben je bereid eventuele aanvullende opleidingen te volgen. Je kunt prioriteiten stellen, zelfstandig werken en bent loyaal en dienstverlenend.

Werkzaamheden

Secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden:

• - (coördineert) het secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten;
• - coördineert) de afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
• - coördineert complexe informatiestromen;
• - Fungeert als “buffer” naar de interne organisatie en externe omgeving;
• - Het op basis van inschatting van het belang en de urgentie leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, het bewaken de voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren;
• - Het verstrekken van informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen;
• - Het zorg dragen voor verslaglegging, notuleren en uitwerking en opstellen stukken en verzorging correspondentie op globale aanwijzing administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard;
• - Het ontvangst en te woord staan bezoekers;
• - Het aanleggen en bijhouden werkdossiers;
• - Het samenstellen van (management)overzichten;
• - Het uitvoeren van bedrijfsondersteunende werkzaamheden;
• - Het vervullen van de rol beveiligingsfunctionaris voor de directie

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07-Burgerschaal IBBAD 07

Salarisomschrijving Bruto per maand o.b.v. een 38-urige werkweek

Maandsalaris €3.096,00-€4.289,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur 2 jaar

Minimaal aantal uren per week 38

Maximaal aantal uren per week 38

Dit bieden we nog meer

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Dit vragen wij

Werk / denkniveau / werkervaring

• MBO werk- en/of denkniveau;
• Secretariele opleiding (Schoevers)
• Relevante werkervaring

Functiegerichte opleidingen:

• Goede beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma's, zoals Excel, Word en Powerpoint;
• Goede beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement;
• Kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringsprocedures;
• Kennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden;
• Kennis van en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt;
• Kennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier);
• Goede beheersing van de nederlandse taal in woord en geschrift.

Competenties / gedragskenmerken:

• Klantgericht
• Plannen en organiseren
• Organisatiegericht
• Samenwerken
• Integer
• Leervermogen
• Proactief

Kennis, Inzicht en Vaardigheden

• kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften;
• algemeen inhoudelijke kennis van en inzicht in actuele (met elkaar samenhangende) beleidsonderwerpen en -processen, kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken;
• inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden, in primaire processen, in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen;
• vaardigheid in het fungeren als buffer naar de interne organisatie en externe omgeving;
• vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie;
• vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van complexe informatiestromen en processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.

Hier kom je te werken

De Directie Financiën & Control van de Bestuursstaf (DF&CBS) ondersteunt vanuit de FEZ-verantwoordelijkheid de plaatsvervangend Secretaris Generaal (PSG) in de besturing van de Bestuursstaf als defensieonderdeel. DF&CBS is onafhankelijk adviseur van de (P)SG en voert het begrotingsproces en het proces van managementinformatie uit. DF&CBS werkt aan de vernieuwing van de stuur- en verantwoordingsinformatie voor de Bestuursstaf en aan de invoering van een business control model. DF&CBS bewaakt en monitort de doelmatigheid en rechtmatigheid van de (voorgenomen) uitgaven, het behalen van de doelstellingen en het nakomen van afspraken ten aanzien van de gestelde prioriteiten. DF&CBS draagt in financiële zin de verantwoordelijkheid voor ongeveer €1,8 miljard. Dit is in de Rijksbegroting hoofdstuk X Defensie opgenomen onder de niet-beleidsartikelen 9 en 10 en het defensie materieel fonds. De begroting is o.a. opgebouwd uit militaire pensioenen en overige uitkeringen, subsidies, bijdragen aan kennisinstellingen en de (personele) exploitatie van de Bestuursstaf.

De directie F&CBS bestaat uit functies (~ 35 vte'n) die zijn verdeeld over de verschillende afdelingen.