Managementondersteuner

Ministry of Education, Culture and Science; Utrecht; Hybrid; EUR 35,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB-budget

50% op kantoor / 50% thuis

Monumentaal kantoor in Utrecht

Bedrijfsfitness

Ov-reiskostenvergoeding

Job summary

Het College voor Toetsen en Examens (CvTE) zoekt een managementondersteuner die de afdelingshoofden ondersteunt in hun secretariaatswerk. Je regelt afspraken, coördineert met externe partners zoals OCW, DUO en Cito en fungeert als nabeleiding voor collega’s bij de dagelijkse planning en uitvoer van taken.

Je werkt nauw samen met vier teams en een teamleider in een informele, flexibele werkomgeving. Een mbo-4-diploma secretarieel en uitstekende MS-Office-vaardigheden zijn vereist; proactieve,

Qualifications

• Minimaal mbo-4-diploma secretarieel.
• Goede beheersing van Windows-gestuurde MS-Office-programma’s (Outlook, Excel, Word, PowerPoint).
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk.

Responsibilities

• Agendabeheer management.
• Plannen en organiseren van interne bijeenkomsten en bijeenkomsten met externe partners, inclusief logistiek.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Proactief

Structuur

Prioriteiten stellen

Education

MBO-4 diploma secretarieel

Tools

MS Office

Job description

Dit ga je doen

Houd je van het ondersteunen van collega’s zodat zij ontzorgd worden? Ben je in staat om vooruit te kijken en in te schatten wat er nodig is? Zorg je er graag voor dat alles op rolletjes loopt en vind je het een uitdaging om complexe afspraken te plannen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Houd je van het ondersteunen van collega’s zodat zij ontzorgd worden? Ben je in staat om vooruit te kijken en in te schatten wat er nodig is? Zorg je er graag voor dat alles op rolletjes loopt en vind je het een uitdaging om complexe afspraken te plannen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Diploma’s in Nederland zijn voor een belangrijk deel gebaseerd op landelijke, centrale examens. Het is dan ook belangrijk dat vervolgopleidingen en werkgevers erop kunnen vertrouwen dat die diploma’s goede centrale examens en toetsen als basis hebben. Het College voor Toetsen en Examens (CvTE) zorgt daarvoor. Het heeft verschillende examens en toetsen onder zijn hoede: de centrale examens in het voortgezet onderwijs (vo) en in het middelbaar beroepsonderwijs (mbo), de staatsexamens vo, de doorstroomtoets in het primair onderwijs (po) en het staatsexamen Nederlands als tweede taal (Nt2). Ons motto is ‘samen bouwen we aan goede toetsen en examens.

Als managementondersteuner verricht je secretariële ondersteuning voor de afdelingshoofden van het CvTE.

Een groot deel van je werkzaamheden bestaat uit het maken van afspraken. Hiervoor heb je regelmatig contact met externe partners zoals het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), de Inspectie van het Onderwijs en DUO. Je gaat daarbij sensitief om met de verschillende belangen van de betrokken organisaties.Ook zul je regelmatig gevraagd worden om zaken te organiseren waaronder het regelen van een locatie en lunches. Wij zoeken nadrukkelijk iemand die het leuk en uitdagend vindt om initiatief te nemen.Je bent tevens in voorkomende gevallen achtervang voor de andere managementondersteuners. Het gaat bij deze functie kortom om de volgende werkzaamheden:

• Agendabeheer management;
• Het plannen en organiseren van interne bijeenkomsten en bijeenkomsten met externe partners, en alles wat daarbij komt kijken;
• Het verzorgen van uitgaande correspondentie;
• Overzicht houden op de activiteiten binnen de afdeling;
• Diverse (ad hoc) voorkomende ondersteunende werkzaamheden.

Dit krijg je

• Schaal 7 €3.097 - €3.984 (bruto)
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 12 maanden
• 32 - 36 uur
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naarbij het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

We bieden je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Dit vragen wij

• je beschikt over een mbo-4-diploma secretarieel;
• je beschikt over een goede beheersing van de Windows gestuurde MS-Office-programma’s, zoals Outlook, Excel, Word en PowerPoint;
• je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• je bent proactief en werkt gestructureerd;
• je bent in staat om overzicht te behouden en prioriteiten te stellen.

Goed om te weten: wij zoeken voor deze functie iemand die in ieder geval op dinsdag en vrijdag beschikbaar is.

Hier kom je te werken

De afdeling staf bestaat uit vier teams: team communicatie, team digitalisering, team HR & financiën en team ondersteuning. De afdeling heeft een afdelingshoofd en er werken circa 30 medewerkers met elk hun eigen aandachtsgebieden, taken en verantwoordelijkheden.

Het team ondersteuning bestaat uit vier managementondersteuners, twee facilitair medewerkers en een teamleider. Als medewerker van het team draag je bij aan de samenwerking en kennisdeling in een informele sfeer, waarin we altijd bereid zijn om elkaar te ondersteunen.

Meer over Staf

De afdeling staf bestaat uit vier teams: team communicatie, team digitalisering, team HR & financiën en team ondersteuning. De afdeling heeft een afdelingshoofd en er werken circa 30 medewerkers met elk hun eigen aandachtsgebieden, taken en verantwoordelijkheden.

Het team ondersteuning bestaat uit vier managementondersteuners, twee facilitair medewerkers en een teamleider. Als medewerker van het team draag je bij aan de samenwerking en kennisdeling in een informele sfeer, waarin we altijd bereid zijn om elkaar te ondersteunen.

Staf Over College voor Toetsen en Examens (CVTE) Diploma's in Nederland zijn voor een belangrijk deel gebaseerd op landelijke, centrale examens. Het vertrouwen van vervolgopleidingen en werkgevers in diploma’s is afhankelijk van de kwaliteit van die examens. Als College voor Toetsen en Examens (CvTE) zorgen we voor centrale examens die dat vertrouwen waard zijn. We werken daarin nauw samen met mensen uit het onderwijs. Als CvTE en als zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) zijn we namens de overheid verantwoordelijk voor de kwaliteit en het niveau van de centrale examens en toetsen in Nederland. Ook zorgen we ervoor dat scholen en instellingen de centrale examens en toetsen op een goede manier kunnen afnemen. Bij het uitvoeren van deze opdracht werken wij nauw samen met het ministerie van OCW, met DUO en Cito, en andere ketenpartners.

Het CvTE bestaat uit een college en een bureau, dat het college ondersteunt bij de uitvoering van zijn taken. Het bureau is gevestigd in Utrecht en bestaat uit ongeveer 75 medewerkers. Daarnaast zijn er veel docenten en vakdeskundigen die op detacheringsbasis voor ons werken in verschillende commissies.

Zie voor meer informatie over het CvTE: College voor Toetsen en Examens | CvTE

College voor Toetsen en Examens (CVTE)

Bijzonderheden

Het CvTE zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt. Naast jouw talenten, ervaring en motivatie maken ook verschillende aspecten van jouw identiteit onze organisatie rijker, innovatiever en leuker. Talent als basis, diversiteit als kracht.

Wat bieden wij

• Onze richtlijn is om 50% op kantoor te werken en 50% thuis. Op dinsdag is onze teamdag op kantoor.
• Een budget conform cao Rijk om je thuiswerkplek goed in te richten.
• Een monumentaal kantoor in het centrum van Utrecht, op loopafstand van het station.
• We willen graag dat iedereen gezond is en blijft en daarom bieden wij onze medewerkers gratis fruit aan. Daarnaast zijn we met OCW aangesloten bij Bedrijfsfitness Nederland, waar jij met een bijdrage van OCW fit kan blijven naast het werk.
• Heb je (nog) geen vast dienstverband als rijksambtenaar, dan start je met een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid