Managementondersteuner

Openbaar Ministerie; Utrecht; In loco; EUR 35.000 - 44.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Openbaar Ministerie in Utrecht zoekt een gedreven managementondersteuner die de parketleiding, afdelingshoofden en teamleiders breed ondersteunt. Je beheert agenda’s en mailboxen, organiseert overleggen en bereidt stukken voor, met aandacht voor deadlines en prioriteiten.

Je verzorgt verslaglegging, regelt IT-toegangsrechten voor nieuwkomers, reserveert externe locaties en stemt af met het secretariaat. Ook draag je bij aan een efficiënte kantoororganisatie en kunt flexibel schakelen in een

Competenze

• Je hebt MBO+ werk- en denkniveau en bij voorkeur een secretariële opleiding afgerond.
• Ruime relevante ervaring (minimaal 4 jaar) op secretarieel en administratief gebied.
• Je bent positief ingesteld, initiatiefrijk, klantgericht en werkt graag samen met collega’s.
• Ruime ervaring met Microsoft Office.

Mansioni

• Je beheert de agenda van het MT-lid en de parketleiding, bewaakt voortgang, stelt prioriteiten en levert een bijdrage aan een efficiënte tijdsplanning.
• Je organiseert vergaderingen, (bestuurlijke) overleggen en bijeenkomsten en zorgt voor tijdige aanlevering van stukken.
• Bij vergaderingen/ bijeenkomsten verzorg je de verslaglegging door middel van een en/of actiepuntenlijst.
• Samen met de andere managementondersteuners zorg je er voor dat het secretariaat op rolletjes loopt.

Conoscenze

Klantgericht

Initiatiefrijk

Teamwork

Formazione

MBO+ niveau + secretariële opleiding

Strumenti

Microsoft Office

Descrizione del lavoro

Als managementondersteuner bied je brede, praktische ondersteuning aan de parketleiding, afdelingshoofden en de teamleiders. Je beheert agenda’s en mailboxen, organiseert en ondersteunt overleggen en bijeenkomsten, verzorgt administratieve en personele werkzaamheden en houdt documentatie en afspraken zorgvuldig bij. Daarnaast ben je een aanspreekpunt voor praktische zaken, zoals bezoekers, faciliteiten en digitale vergaderingen, en pak je waar nodig ad-hoc verzoeken op. De werkzaamheden op een rij:

• Je beheert de agenda van het MT-lid en de parketleiding, maakt afspraken, bewaakt de voortgang, stelt prioriteiten en levert een bijdrage aan een efficiënte tijdsplanning;


• Je organiseert vergaderingen, (bestuurlijke) overleggen en bijeenkomsten en zorgt voor tijdige aanlevering van stukken;


• Bij vergaderingen/ bijeenkomsten verzorg je de verslaglegging door middel van een en/of actiepuntenlijst;


• Je maakt een realistische inschatting van urgentie en belang van zaken. Je schakelt snel tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving en kiest daarbij in overleg met het MT-lid of lid van de parketleiding een aanpak en gedragsstijl die past bij de situatie;


• Je maakt heldere afspraken en komt deze na;


• Je zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers in de IT systemen en applicaties van het OM de juiste autorisaties hebben en/of zorgt voor benodigde wijzigingen hierin;


• Je reserveert externe locaties voor bestuurlijke overleggen en/of heidagen;


• Afstemming met o.a. de bestuurssecretaris over lopende zaken die betrekking hebben op de parketleiding;


• Afstemmen en coördineren van: aanvragen tot bestellingen en mobiele devices.


• Samen met de andere managementondersteuners zorg je er voor dat het secretariaat op rolletjes loopt.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd


• 1 jaar


• Afhankelijk van opleiding, werkervaring en kennis, geschiedt de inschaling in schaal 7 (minimaal € 3.097,95 en maximaal € 3.984,50 bruto bij een 36-urige werkweek) van CAO Rijk. Plaatsing in een aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Dit bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Die tijd zijn bovenwettelijke uren, naar rato omvang dienstverband en leeftijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van het budget te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in extra verlof en andersom, of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

• Je hebt MBO+ werk- en denkniveau en bij voorkeur een secretariële opleiding afgerond;


• Je hebt ruime relevante ervaring (minimaal 4 jaar) op secretarieel en administratief gebied;


• Je bent positief ingesteld, initiatiefrijk, klantgericht en werkt graag samen met collega’s;


• Je hebt ruime ervaring met Microsoft Office.

Hier kom je te werken

Bedrijfsvoering ondersteunt het primaire proces van Parket CVOM. Met ongeveer 30 medewerkers richt de afdeling zich op de aandachtsgebieden HRM, Business control, Financial control, Facilitair, Kwaliteit en processen, Projecten en het Secretariaat. Het secretariaat bestaat uit totaal 4 managementondersteuners die samen verantwoordelijk zijn voor de werkzaamheden van het secretariaat.
Parket CVOM is het parket binnen het Openbaar Ministerie, waar handhaving van de verkeersregels en de kleine norm centraal staan. Het landelijke parket beoordeelt meer dan 900.000 zaken per jaar, van Mulderberoepen (verkeersgedragingen) tot misdrijven (zoals alcohol in het verkeer) en overtredingen. Parket CVOM is een dynamische werkomgeving, waar intensief wordt samengewerkt met de andere OM-onderdelen en ketenpartners. Het werk van Parket CVOM raakt vele burgers en ligt regelmatig onder het vergrootglas van media.

Over Openbaar Ministerie

Het Openbaar Ministerie (OM) zorgt voor opsporing en vervolging van strafbare feiten. Bij het OM werken ruim 6.000 medewerkers met diverse (culturele) achtergronden, opleidingen en kwaliteiten. Het is belangrijk dat alle collega’s zich bij het OM thuis voelen en gerespecteerd en gewaardeerd worden. Ook in talent en groei. Lees hier meer.

Bijzonderheden

• Afhankelijk van opleiding, werkervaring en kennis, geschiedt de inschaling in schaal 7 (minimaal € 3.097,95 en maximaal € 3.984,50 bruto bij een 36-urige werkweek) van CAO Rijk. Plaatsing in een aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden;


• De contractduur is in beginsel één jaar. Indien je momenteel een vast dienstverband binnen de Rijksoverheid hebt, zal hier uiteraard rekening mee worden gehouden.


• Het betreft een functie voor 34 uur per week;


• Verwacht wordt dat de arbeidstijd verdeeld wordt over minimaal 4 dagen, waarbij beschikbaarheid op vrijdag vereist is;


• Thuis werken behoort in overleg met de leidinggevende tot de mogelijkheden, uitgangspunt hierbij 50% van de arbeidstijd op kantoor en 50% thuis;


• Voor deze functie is een screening van toepassing;


• De gesprekken vinden plaats op dinsdag 24 november 2026.

Meer informatie
Wil je meer weten? Voor inhoudelijke vragen over de functie kun je contact opnemen met Yvonne Metzler (Afdelingshoofd Bedrijfsvoering) via telefoonnummer 06-21190871 of via e-mail [e-mail]

Sollicitatieprocedure
Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Sytse van Heijst (Senior HR Adviseur) via e-mail [e-mail] of via telefoonnummer 06-50093940.

Over de functiegroep Managementondersteuner

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.