Managementondersteuner

Openbaar-Ministerie; Utrecht; On-site; EUR 35,000 - 44,000; Part time

Job summary

Openbaar Ministerie zoekt een managementondersteuner die de parketleiding ondersteunt bij agenda’s, overleggen en administratieve taken. Je beheert documenten, coördineert bijeenkomsten en zorgt voor snelle afhandeling van ad-hoc verzoeken. Daarnaast regel je IT-toegang voor nieuw personeel en bewaak je deadlines.

De functie vereist 34 uur per week met ruimte voor flexibiliteit, uitstekende communicatieve vaardigheden en een proactieve, teamgerichte houding.

Qualifications

• Minimaal 4 jaar relevante secretariële/administratieve ervaring.
• MBO+ niveau en secretariële opleiding.
• Gastvrij, klantgericht en proactief.
• Ruime ervaring met Microsoft Office.

Responsibilities

• Beheer MT-lid en parketleiding agenda's; bewaak voortgang en prioriteiten.
• Organiseer vergaderingen en zorg voor tijdige stukken.
• Verzorg verslaglegging met actiepuntenlijsten.
• Zorg voor IT-toegang en autorisaties voor nieuwe medewerkers.
• Reserveer externe vergaderlocaties en stem af met senior secretariaten.
• Coördineer aanvragen tot bestellingen en mobiele devices.
• Werk samen met collega’s om het secretariaat soepel te laten lopen.

Skills

Agenda beheer

Overleggen plannen

Notuleren

MT-coördinatie

Klantgericht

Microsoft Office

Education

MBO+ werk- en denkniveau

Secretariële opleiding

Tools

Microsoft Office

Job description

Ben jij de managementondersteuner die onze managers ontzorgt bij het plannen en organiseren en er samen met collega’s voor zorgt dat het secretariaat op rolletjes draait?

Wat ga je doen?

Als managementondersteuner bied je brede, praktische ondersteuning aan de parketleiding, afdelingshoofden en de teamleiders. Je beheert agenda’s en mailboxen, organiseert en ondersteunt overleggen en bijeenkomsten, verzorgt administratieve en personele werkzaamheden en houdt documentatie en afspraken zorgvuldig bij. Daarnaast ben je een aanspreekpunt voor praktische zaken, zoals bezoekers, faciliteiten en digitale vergaderingen, en pak je waar nodig ad-hoc verzoeken op. De werkzaamheden op een rij:

• Je beheert de agenda van het MT-lid en de parketleiding, maakt afspraken, bewaakt de voortgang, stelt prioriteiten en levert een bijdrage aan een efficiënte tijdsplanning;
• Je organiseert vergaderingen, (bestuurlijke) overleggen en bijeenkomsten en zorgt voor tijdige aanlevering van stukken;
• Bij vergaderingen/ bijeenkomsten verzorg je de verslaglegging door middel van een en/of actiepuntenlijst;
• Je maakt een realistische inschatting van urgentie en belang van zaken. Je schakelt snel tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving en kiest daarbij in overleg met het MT-lid of lid van de parketleiding een aanpak en gedragsstijl die past bij de situatie;
• Je maakt heldere afspraken en komt deze na;
• Je zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers in de IT systemen en applicaties van het OM de juiste autorisaties hebben en/of zorgt voor benodigde wijzigingen hierin;
• Je reserveert externe locaties voor bestuurlijke overleggen en/of heidagen;
• Afstemming met o.a. de bestuurssecretaris over lopende zaken die betrekking hebben op de parketleiding;
• Afstemmen en coördineren van: aanvragen tot bestellingen en mobiele devices.
• Samen met de andere managementondersteuners zorg je er voor dat het secretariaat op rolletjes loopt.

Wie ben jij?

Je bent een managementondersteuner die het leuk vindt om de agenda’s op elkaar af te stemmen, de juiste prioriteiten hierbij te kunnen stellen en daarbij de manager(s) ondersteunt. Je bent gastvrij, denkt vooruit en helpt onze bezoekers en collega’s met een glimlach. Van nature leg je makkelijk contact en kun je goed schakelen; dit betekent in de praktijk dat je het ene moment contact hebt met de directeur bedrijfsvoering en het andere moment afstemt over het huren van een vergaderlocatie. Je kunt zelfstandig werken, maar vindt het ook prettig om samen te werken. Je werkt accuraat en je bent in staat om je eigen werk te plannen en te organiseren en je beschikt over organisatiesensitiviteit.

• Je hebt MBO+ werk- en denkniveau en bij voorkeur een secretariële opleiding afgerond;
• Je hebt ruime relevante ervaring (minimaal 4 jaar) op secretarieel en administratief gebied;
• Je bent positief ingesteld, initiatiefrijk, klantgericht en werkt graag samen met collega’s;
• Je hebt ruime ervaring met Microsoft Office.

Werken bij het Openbaar Ministerie

Het Openbaar Ministerie (OM) zorgt voor opsporing en vervolging van strafbare feiten. Bij het OM werken ruim 7.000 medewerkers met diverse (culturele) achtergronden, opleidingen en kwaliteiten. Het is belangrijk dat alle collega’s zich bij het OM thuis voelen en gerespecteerd en gewaardeerd worden. Ook in talent en groei. Lees hier meer.

Over de afdeling

Bedrijfsvoering ondersteunt het primaire proces van Parket CVOM. Met ongeveer 30 medewerkers richt de afdeling zich op de aandachtsgebieden HRM, Business control, Financial control, Facilitair, Kwaliteit en processen, Projecten en het Secretariaat. Het secretariaat bestaat uit totaal 4 managementondersteuners die samen verantwoordelijk zijn voor de werkzaamheden van het secretariaat.
Parket CVOM is het parket binnen het Openbaar Ministerie, waar handhaving van de verkeersregels en de kleine norm centraal staan. Het landelijke parket beoordeelt meer dan 900.000 zaken per jaar, van Mulderberoepen (verkeersgedragingen) tot misdrijven (zoals alcohol in het verkeer) en overtredingen. Parket CVOM is een dynamische werkomgeving, waar intensief wordt samengewerkt met de andere OM-onderdelen en ketenpartners. Het werk van Parket CVOM raakt vele burgers en ligt regelmatig onder het vergrootglas van media.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Dit bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Die tijd zijn bovenwettelijke uren, naar rato omvang dienstverband en leeftijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van het budget te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in extra verlof en andersom, of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Afhankelijk van opleiding, werkervaring en kennis, geschiedt de inschaling in schaal 7 (minimaal € 3.097,95 en maximaal € 3.984,50 bruto bij een 36-urige werkweek) van CAO Rijk. Plaatsing in een aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden;
• De contractduur is in beginsel één jaar. Indien je momenteel een vast dienstverband binnen de Rijksoverheid hebt, zal hier uiteraard rekening mee worden gehouden.
• Het betreft een functie voor 34 uur per week;
• Verwacht wordt dat de arbeidstijd verdeeld wordt over minimaal 4 dagen, waarbij beschikbaarheid op vrijdag vereist is;
• Thuis werken behoort in overleg met de leidinggevende tot de mogelijkheden, uitgangspunt hierbij 50% van de arbeidstijd op kantoor en 50% thuis;
• Voor deze functie is een screening van toepassing;
• De gesprekken vinden plaats op dinsdag 24 november 2026.

Meer informatie
Wil je meer weten? Voor inhoudelijke vragen over de functie kun je contact opnemen met Yvonne Metzler (Afdelingshoofd Bedrijfsvoering) via telefoonnummer 06-21190871 of via e-mail [e-mail]

Sollicitatieprocedure
Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Sytse van Heijst (Senior HR Adviseur) via e-mail [e-mail] of via telefoonnummer 06-50093940.

OM-onderdeel: Parket Centrale Verwerking OM (CVOM)

Standplaats: Utrecht

Maximaal aantal uren: 34

Vakgebied: Personeel en organisatie

Dienstverband: Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

CAO Rijk: Schaal 7 (€3.097,95 - €3.984,50 bruto)