Managementondersteuner

Douane; Schiphol; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

Douane Schiphol Cargo Directie Aangifte zoekt een flexibele en proactieve managementondersteuner. Je werkt nauw samen met collega’s en teamleiders om diverse afspraken te plannen, vergaderingen voor te bereiden en notuleren, en de voortgang van actiepunten te bewaken.

Daarnaast organiseer je facilitaire zaken zoals zalen, catering en jubilea.

Qualifications

• Minimaal mbo 3/4-diploma in secretariële dienstverlening of officesupport of werk- en denkniveau op mbo-niveau.
• Drie jaar werkervaring in een ondersteunende, secretariële functie.
• Ervaring met administratief behandelen en afhandelen van aangiftes.
• Goede communicatieve vaardigheden in Nederlands; notuleren van vergaderingen is een pré.

Responsibilities

• Ondersteunen van teamleiders; plannen van afspraken en overleggen.
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen; bewaken van voortgang van actiepunten.
• Regelen van facilitaire zaken zoals catering, zalen, hotels en jubilees.
• Ondersteunen van managementconferenties en organisatietaken.

Skills

Notuleren

Plannen en organiseren

Accuraat werken

Samenwerken

Communicatieve vaardigheden

Education

MBO 3/4 diploma Secretariële dienstverlening / Officesupport

Tools

Microsoft Office

iBabs

SAP

Job description

Ben jij flexibel, pro-actief en een écht organisatietalent? Denk jij altijd een stap vooruit, ontzorg je en neem je de regie? Voel jij je thuis in een politiek-bestuurlijke omgeving en ben je een echte spin in het web? Dan is deze rol als managementondersteuner bij Douane Schiphol Cargo Directie Aangifte echt iets voor jou!

• Administratief/ secretarieel / Orde/ vrede/ veiligheid

In jouw rol voer je uiteenlopende administratieve, secretariële en organisatorische taken uit en ben je samen met een collega de spin in het web als het gaat om het ondersteunen van onze teamleiders. Jouw werkzaamheden zijn gevarieerd en kunnen betrekking hebben op het plannen van diverse afspraken en overleggen, het voorbereiden en notuleren van vergaderingen en het bewaken van de planning en voortgang van actiepunten. Daarnaast ben jij hét aanspreekpunt voor het regelen van diverse facilitaire zaken, zoals het bestellen van catering en bloemen, het boeken van zalen en hotels, en het organiseren van jubilea en afscheid van onze medewerkers. Ook speel je een belangrijke rol in het ondersteunen van de organisatie van onze managementconferenties. Je weet wat nodig is voor de uitvoering van je taken en daar speel je slim en proactief op in. Natuurlijk ga je altijd integer om met de informatie die tot je komt.

Kortom: een veelzijdige en dynamische functie waarin je jouw organisatorische talenten volledig kunt benutten.

Een bijzondere baan, omdat...

• Iedere dag anders is en je de mogelijkheden krijgt om afwisselende taken op te pakken;
• Je onderdeel bent van een energiek en gezellig team, waarin samenwerking belangrijk is en we voor elkaar klaar staan;
• Je volop de kans krijgt jezelf te ontwikkelen op persoonlijk en professioneel gebied.

''Snel kunnen schakelen, meedenken in oplossingen en het coördineren van projecten. Dat moet op jouw lijf geschreven zijn! Je krijgt in dit hechte managementteam de vrijheid en vertrouwen om je werk uit te voeren waarbij geen dag hetzelfde is. Iedereen zo goed mogelijk ontzorgen, vooruitdenken en weten wat er speelt in de teams, dat geeft mij energie.'' managementondersteuner

Wanneer pas deze baan bij je?

• Je hebt minimaal een mbo 3 of 4 -diploma in de richting van secretariële dienstverlening of officesupport, of;
• Je hebt aantoonbaar mbo werk- en denkniveau door relevante werkervaring;
• Je hebt minimaal drie jaar werkervaring in een ondersteunende, secretariële functie;
• Je hebt ervaring met administratief behandelen en afhandelen van aangiftes;
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands;
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden;
• Je hebt ervaring met het notuleren van vergaderingen;
• Je hebt bij voorkeur ervaring met Microsoft Office, iBabs en SAP;
• Omdat de werkzaamheden voornamelijk op kantoor plaatsvinden, ben je woonachtig in de omgeving van Schiphol, of je kunt deze locatie makkelijk bereiken.
• voortgangscontrole
• plannen en organiseren
• accuraat werken
• samenwerken

De Douane is een handhavingsdienst, stelt de verschuldigde douanerechten en accijnzen vast en heft en int deze. De geïnde bedragen worden afgedragen aan de Nederlandse schatkist en de EU. De Douane zorgt er ook voor dat de samenleving zo goed mogelijk wordt beschermd tegen onveilige en ongewenste goederen. Hieronder valt een breed scala aan taken op het terrein van veiligheid, milieu, flora en fauna, gezondheid en cultuur. ÉN de Douane draagt bij aan het versterken van de concurrentiepositie van Nederland en de EU door toe te zien op de naleving van Europese maatregelen voor marktordening en te zorgen voor een snelle en goede douaneafhandeling, resulterend in zo min mogelijk oponthoud en lage administratieve lasten.

De organisatie - Douane

Het werkterrein van de Douane is opgedeeld in landelijke directies en bureaus, het Douane Dienstencentrum (DDC), het Douane Landelijk Tactisch Centrum (DLTC) en acht regiokantoren. De regiokantoren bevinden zich in Amsterdam, Rotterdam, Breda, Groningen, Arnhem, Eindhoven en op twee locaties op de luchthaven Schiphol. De landelijke directies en bureaus zien toe op de eenheid van beleid en uitvoering op het gebied van handhaving, operaties, financiën en control, informatievoorziening en mens en middelen. Daarnaast bewaken zij de samenhang binnen Douane Nederland. Het DLTC stuurt de handhaving aan op basis van risicobeheersing. De informatietechnologie-keten zorgt voor de veiligheid, stabiliteit en continuïteit van de IT-dienstverlening. Het DDC levert producten en diensten op het gebied van bedrijfsvoering aan de douanekantoren.

Bijzonderheden

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Douane zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Het sollicitatietraject bij de Douane loopt via onderstaande stappen. Hiermee willen we zo veel mogelijk te weten komen over jou, maar laten we je ook kennismaken met ons.

Sollicitatie + selectie

Voor sommige functies is een online voorselectietest onderdeel van de procedure. In dat geval ontvang je per e-mail meer informatie over de procedure en de uiterlijke inlevertermijn. Het maken van de test duurt ongeveer 120 minuten. De test kan in de meeste gevallen thuis worden gemaakt.

Beweging- en fitheidsonderzoek

Voor sommige functies kan het een vereiste zijn om het beweging- en fitheidsonderzoek met succes af te ronden. Hetbeweging- en fitheidsonderzoekvindt plaats op locatie en duurt ongeveer 1,5 tot 2 uur. Met deze tips bereid je je goed op dit onderzoek voor

• Administratief/ secretarieel / Orde/ vrede/ veiligheid