Managementassistent Directie en Bestuur

Huurcommissie (Ministerie van BZK); Den Haag; On-site; EUR 38,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB

studiefaciliteiten

bedrijfsfitness

OV-reiskosten woon-werkverkeer

ouderschapsverlof

Job summary

De Huurcommissie zoekt een ervaren managementassistent die de directeur, het managementteam en de bestuursvoorzitter optimaal ondersteunt in een politiek-bestuurlijke omgeving. Je werkt zelfstandig, levert proactieve ondersteuning en bewaakt prioriteiten zodat besluiten tijdig genomen kunnen worden.

Je beheert complexe agenda’s, organiseert vergaderingen, bereidt stukken voor en onderhoudt contacten met ministeries, medeoverheden en belangenorganisaties.

Qualifications

• Minimaal mbo+/hbo-niveau in relevante richting.
• Ervaring als managementassistent of directiesecretaris in publieke/ politiek-bestuurlijke omgeving.
• Uitstekende beheersing van Nederlandse taal
• Goede organisatorische vaardigheden en integriteit.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda’s en planningen voor directie en bestuur.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bestuurlijke overleggen.
• Beheren van actiepunten, deadlines en voortgang; signaleren van knelpunten.
• Voorbereiden en verwerken van vergaderstukken, notities en correspondentie.
• Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders.

Skills

Bestuurlijke sensitiviteit

Agenda beheer

Vergaderingen organiseren

Stakeholder communicatie

Proactief werken

Education

MBO+/ HBO-niveau

Tools

Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint)

I-babs

Job description

Ben jij een ervaren managementassistent met een scherp oog voor detail, bestuurlijke sensitiviteit en een proactieve houding? Wil jij de directeur, het managementteam en de bestuursvoorzitter optimaal ondersteunen in een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving? En vind je het leuk om in een hecht team het verschil te maken voor een organisatie met maatschappelijke impact?

Bij de Huurcommissie ben jij de organisatorische ruggengraat van de directie en het bestuur. Dankzij jouw overzicht, vooruitziendheid en servicegerichte instelling verlopen werkzaamheden, overleggen en besluitvormingsprocessen soepel. Jij zorgt ervoor dat bestuur en directie zich kunnen richten op hun kerntaken: het waarborgen van een eerlijke en toegankelijke uitvoering van de huurwetgeving voor huurders en verhuurders in Nederland.

Als Managementassistent Directie en Bestuur ben je verantwoordelijk voor een breed en afwisselend takenpakket. Je werkt nauw samen met twee collega’s in een team dat elkaar aanvult en ondersteunt. Samen zorgen jullie voor een professionele, betrouwbare en plezierige ondersteuning van de organisatie.

Jouw kerntaken zijn onder andere:

• Het beheren van complexe agenda’s en het plannen van afspraken voor de directie en het bestuur.
• Het organiseren en voorbereiden van vergaderingen, bijeenkomsten en bestuurlijke overleggen.
• Het bewaken van actiepunten, deadlines en voortgang en het tijdig signaleren van knelpunten.
• Het voorbereiden en verwerken van vergaderstukken, notities en correspondentie.
• Het onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders, zoals ministeries, medeoverheden en belangenorganisaties.
• Het ondersteunen van bestuurlijke processen en besluitvorming, waarbij je inschat wanneer snelheid, tact of zorgvuldigheid gevraagd is.
• Het vervangen van collega’s tijdens afwezigheid en het flexibel inspelen op veranderende prioriteiten.
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Vaste dienst voorafgegaan door een jaarcontract
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Wie ben jij?

Jij bent een ervaren managementassistent die energie haalt uit organiseren, ontzorgen en samenwerken. Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en ziet wat er nodig is voordat anderen dat doen. Ook onder tijdsdruk houd jij het overzicht en weet je prioriteiten te stellen.

Daarnaast ben jij:

• Een stevige gesprekspartner die gemakkelijk communiceert met collega’s, bestuurders en externe partijen.
• Servicegericht en in staat om je aan te passen aan de behoeften van verschillende stakeholders.
• Bestuurlijk en politiek sensitief: je begrijpt de dynamiek van een publieke organisatie en weet hoe je hierin kunt manoeuvreren.
• Professioneel en integer, met een zorgvuldige omgang met vertrouwelijke informatie.
• Een teamspeler die verantwoordelijkheid neemt en met plezier dat stapje extra zet wanneer de situatie daarom vraagt.

Wat vragen wij?

• Een afgeronde opleiding op mbo+/hbo-niveau (bijv. Managementassistent, Bedrijfsadministratie of een vergelijkbare opleiding).
• Minimaal vijf jaar relevante werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuursassistent, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke of complexe publieke organisatie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaring met Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint) en I-babs (of vergelijkbare systemen voor vergaderbeheer).
• Sterke organisatorische vaardigheden, met oog voor detail en structuur.
• Goede kennis van bestuurlijke en politieke verhoudingen in een publieke context.

Over Huurcommissie (Ministerie van BZK)

De Huurcommissie is er voor huurders en verhuurders. Als onpartijdige en onafhankelijke geschillenbeslechter bieden wij hulp als beide partijen er samen niet uitkomen over bijvoorbeeld de huurprijs, onderhoud of servicekosten. Als het nodig is, doen we zelf onderzoek in de woning. Onze uitspraken zijn gebaseerd op de wet. Door recente wetswijzigingen is de Huurcommissie volop in ontwikkeling. We breiden onze expertise uit en versterken onze organisatie. Gezien de grote maatschappelijke en politieke aandacht voor de woningmarkt, is ons werk relevanter dan ooit. Vanzelfsprekend zijn we daar als medewerkers van de Huurcommissie goed van op de hoogte en nauw bij betrokken. Belangrijk in ons werk is dat we begrijpelijk, duidelijk en transparant zijn. In onze relatie met huurders, verhuurders, gemeenten en andere relaties zijn we laagdrempelig, vriendelijk, integer en toegankelijk.

• Het eerste selectiegesprek is op dinsdagmiddag 20 oktober
• Het tweede selectiegesprek is op woensdag 28 oktober
• acquisitie wordt niet gewaardeerd

Over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.