Managementassistent Cluster 3 en 6

Leiden University Medical Center; Leiden; On-site; EUR 33,703 - 45,097; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering (8,3%)

Vakantiegeld

Fietsregeling

Sportbudget

Thuiswerkvergoeding

Uitstekende reiskostenregeling

ABP pensioenfonds, 70% premie betaald door LUMC

Job summary

Een academisch medisch centrum in Leiden zoekt een Managementassistent die verantwoordelijk is voor het bieden van professionele ondersteuning aan de clusterdirecteur bedrijfsvoering en de manager zorg. Je beheert de complexe agenda’s, bereid vergaderingen voor en bewaakt acties. We zoeken iemand met een hbo-opleiding tot managementassistent, ervaring in een complexe organisatie en uitstekende communicatieve vaardigheden. Dit biedt een dynamische werkomgeving met ruimte voor ontwikkeling.

Qualifications

• Ervaring als managementassistent binnen een dynamische en complexe organisatie is gewenst.
• In staat om overzicht te houden en structuur aan te brengen in werkzaamheden.
• Vloeiende communicatie en een collegiale houding zijn essentieel.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's en mailboxen.
• Voorbereiden en verslagleggen van vergaderingen.
• Ondersteunen bij het optimaliseren van administratieve processen.

Skills

Discretie

Prioriteiten stellen

Effectief werken onder tijdsdruk

Communiceren

Initiatief nemen

Education

Hbo-opleiding tot managementassistent

Tools

ICT-vaardigheden

Digitale systemen

Job description

Wat ga je doen?

Je zorgt voor professionele en proactieve ondersteuning van de clusterdirecteur bedrijfsvoering (clusters 3 en 6) en de manager zorg. Daarbij ben je het eerste aanspreekpunt voor interne en externe partijen en houd je overzicht over alle secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden. Je beheert de mailbox en complexe agenda’s, stelt prioriteiten en bewaakt de voortgang van acties en afspraken. Samen met collega-managementassistenten draag je bij aan een efficiënte en goed georganiseerde ondersteuning binnen de clusterbesturen.

Jouw belangrijkste taken zijn:

• Beheren van de (complexe) agenda en mailbox en het stellen van prioriteiten in een dynamische werkomgeving.
• Voorbereiden en, indien nodig, verslagleggen van vergaderingen en andere bijeenkomsten.
• Bewaken van acties en afspraken en zorgen voor tijdige en correcte opvolging.
• Ondersteunen bij het beschrijven en optimaliseren van administratieve processen.
• Meewerken aan projecten en communicatieactiviteiten op periodieke basis.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het beheren van het proces rondom het ondertekenen van contracten en werk je nauw samen met het team van managementassistenten binnen verschillende clusterbesturen, waarbij afstemming en samenwerking centraal staan.

Waar ga je werken?

Cluster 3 & 6 van het LUMC vormen samen een omvangrijk en divers zorg- en kennisgebied waarin patiëntenzorg, onderzoek, onderwijs en innovatie nauw met elkaar zijn verweven. Binnen het cluster zijn uiteenlopende medische en academische afdelingen vertegenwoordigd, waaronder Huidziekten, KNO, Neurologie, Neurochirurgie, Oogheelkunde, Psychiatrie (volwassenen en jeugd), evenals meerdere onderzoeks- en kennisafdelingen zoals Biomedical Data Sciences, Ethiek en Recht van de Gezondheidszorg, Klinische Epidemiologie en Public Health en Eerstelijnsgeneeskunde. Deze brede samenstelling maakt het cluster dynamisch en inhoudelijk rijk.

Het clusterbestuur bestaat uit de clustervoorzitter, de clusterdirecteur bedrijfsvoering, de manager zorg en de portefeuillehouder onderzoek & onderwijs. Samen sturen zij op kwaliteit, continuïteit en vernieuwing binnen het cluster. Werken in deze omgeving betekent werken in een professionele en betrokken setting waarbij samenwerking, vertrouwen en korte lijnen centraal staan. Je vormt samen met je collega-managementassistent één secretariaat voor de clusterdirecteur bedrijfsvoering en de manager zorg, waarbij onderlinge afstemming en vervanging vanzelfsprekend zijn.

Wat neem je mee?

Je behoudt overzicht in een dynamische werkomgeving en brengt structuur aan waar dat nodig is. Je stelt doelgericht prioriteiten, schakelt soepel tussen uiteenlopende werkzaamheden en handelt zorgvuldig en discreet bij complexe en vertrouwelijke dossiers. Je communiceert helder, neemt initiatief wanneer de situatie daarom vraagt en draagt actief bij aan een collegiale en prettige samenwerking. Met een open en nuchtere houding en gevoel voor humor versterk je het team en draag je bij aan een positieve werksfeer.

Daarnaast breng je mee:

• Hbo-werk- en denkniveau en een afgeronde opleiding tot managementassistent of een vergelijkbare opleiding.
• Ervaring als managementassistent binnen een dynamische en complexe organisatie, of de ambitie om deze rol snel eigen te maken met frisse, vernieuwende ideeën.
• Het vermogen om prioriteiten te stellen, structuur aan te brengen en effectief te werken onder tijdsdruk.
• Vaardigheid in het werken met ICT en digitale systemen.
• Discretie, zorgvuldigheid en het vermogen om complexe processen en dossiers goed te doorgronden.

Wat bieden we jou?

Door gezondheid gedreven; dat is onze missie. Dit geldt uiteraard niet alleen voor onze patiënten maar ook voor onze medewerkers. We streven naar een veilige, inclusieve en gelijkwaardige werkomgeving waarin talentontwikkeling en verbindend leiderschap centraal staan. Om te kunnen blijven leren en ontwikkelen bieden wij interne opleidingen en bijscholing aan. Daarnaast heb je recht op een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantiegeld, fietsregeling, sportbudget, thuiswerkvergoeding en een uitstekende reiskostenregeling voor woon-werkverkeer. Ook ben je als medewerker van het LUMC aangesloten bij het ABP pensioenfonds. Dit betekent dat maar liefst 70% van je pensioenpremie betaald wordt door het LUMC en je daardoor netto meer salaris over houdt. Wel zo fijn!

Bekijk alle arbeidsvoorwaarden van het LUMC.

Waar staan wij voor?

Als academisch medisch centrum streeft het LUMC naar een medewerkersbestand dat een goede afspiegeling is van de samenleving. Wij zetten ons in voor de hoogste kwaliteit op het gebied van gezondheidszorg, onderwijs en (internationaal) onderzoek, waarbij diverse perspectieven van cruciaal belang zijn. Duurzaamheid staat bij ons ook hoog in het vaandel: we zetten ons in voor een gezonde toekomst, niet alleen voor mensen, maar ook voor de planeet. In lijn met deze waarden willen we een creatieve en inspirerende werkplek zijn, waar het voor ons van essentieel belang is dat iedereen zich thuis, veilig en erkend voelt. Bij ons draait het om wie je bent en wat je bijdraagt, ongeacht je achtergrond. Samen werken wij aan een duurzame en inclusieve toekomst, zowel voor de mensen om ons heen als voor de wereld waarin we leven. Samen zijn wij LUMC.

Meer informatie

• Als gedreven Managementassistent bedraagt je salaris minimaal € 3.020,- en maximaal € 4.041,- bruto per maand (schaal 7 CAO UMC). Deze bedragen zijn op basis van een fulltime dienstverband.
• De procedure omvat verschillende fasen, inclusief een sollicitatiegesprek op vrijdag 16 januari met de Clusterdirecteur bedrijfsvoering en de manager Zorg.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.