managementassistent

Politie Nederland; Zoetermeer; Hybrid; EUR 30,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB-budget

ABP-pensioen

Ouderschapsverlof

Job summary

Politie Nederland zoekt een managementassistent die de teamchef ontzorgt met administratieve taken, agenda- en mailbeheer en notuleren.

Je werkt nauw samen met andere secretariële collega’s en ondersteunt bij vergaderingen en events op standplaatsen zoals Driebergen, Woerden, Zoetermeer en Zwolle. Een hybride werkmodel met deels thuiswerken is mogelijk.

Qualifications

• MCBO 3 werk- en denkniveau richting secretariële functie of gelijkwaardig.
• Minimaal 3 jaar werkervaring als managementassistent of administratief secretarieel medewerker.
• Goede beheersing van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel).
• Goede schriftelijke en mondelinge Nederlandse taalvaardigheid.

Responsibilities

• Beheer van mailbox, afspraken en agenda, met filter op urgentie.
• Notuleren tijdens werkoverleggen en voorbereidende ondersteuning.
• Regelen van vergaderruimte en benodigde voorzieningen.
• Gasten ontvangen en bezoekers aanmelden; ondersteuning bij evenementen.

Skills

Secretariële vaardigheden

Mail- en agendabeheer

Notuleren & vergaderondersteuning

Kennis MS Office (Outlook, Word, Excel

Nederlandse taalvaardigheid

Education

MBO 3 niveau werk- en denkniveau

Tools

Outlook

Word

Excel

Job description

Ben jij een vis in het water in een complexe omgeving die voortdurend in beweging is? Voor verschillende domeinen zijn wij op zoek naar managementassistenten. Deze nieuwe functie geeft je de mogelijkheid om mee te denken over de invulling ervan. Interesse? Lees dan verder!

Wat ga je doen?

Jij ondersteunt de teamchef bij (administratieve) werkzaamheden en je weet structuur aan te brengen in het dagelijks werk. Je handelt zelfstandig telefoongesprekken af, je maakt afspraken en beheert de mailbox. Hierbij weet jij de mail te filteren op urgentie en weet jij wie welke actie moet ondernemen. Je ontzorgt de teamchef bij allerhande werkzaamheden en houdt zijn of haar agenda zelfstandig bij. Je sluit aan bij het werkoverleg als notulist en eventuele bij andere overleggen, die je ook helpt voorbereiden. Komt een collega bij jou met een dringende vraag? Ook dan ben jij bereid om dit op te pakken. Verder zorg jij voor de reserveringen van vergaderruimtes in- en extern, regel je de benodigde voorzieningen, meld je bezoekers aan en zorg je voor de ontvangst van (buitenlandse) gasten. Met een teamuitje of andere evenementen help je graag met de voorbereidingen.

Waar ga je werken?

De Eenheid Landelijke Opsporing en Interventies (LO) is één van de twee eenheden die is ontstaan uit de splitsing van de Landelijke Eenheid. In de structuur van de LO wordt de nieuwe functie van administratief secretarieel medewerker ingericht. De LO bestrijdt zware en georganiseerde criminaliteit – van terrorisme, statelijke inmenging tot cybercrime en financieel-economische criminaliteit. Daarbij richten we ons niet alleen op daders, maar ook op opdrachtgevers, geldstromen en logistiek. Onze kracht ligt in de samenwerking met regionale eenheden, (inter)nationale partners én elkaar. Ook ondersteunen we de politie in heel Nederland met speciale interventies en heimelijke operaties. Dit doen we daadkrachtig, vasthoudend en met een innovatieve aanpak. Samen beschermen en vergroten we de veiligheid van Nederland.

Domein Intelligence en Nationale Dreiging (DIND) DIND levert vanuit verschillende intelligence specialismen een bijdrage aan de resultaten van andere domeinen door hen te voorzien van informatieproducten. Daarnaast richt het domein zich op kontraterreurisme, statelijke inmenging en internationale misdrijven (locatie Woerden, Driebergen en Zoetermeer).

Domein Serious Organized and Financial Crime (DSF) DSF bestrijdt zware en georganiseerde criminaliteit, zowel in eigen land als internationaal. De focus ligt daarbij op de aanpak van criminele machtsstructuren, crimineel vermogen en corruptie (locatie Woerden, Driebergen, Zoetermeer en Zwolle).

Domein High Tech and Environmental Crime (DHTEC) DHTEC houdt zich bezig met complexe cybercrimezaken, het bestrijden van zware milieucriminaliteit en het bestrijden van kinderporno en kindersekstoerisme, zowel nationaal als internationaal (locatie Driebergen).

Wie ben jij?

Je zorgt ervoor dat de werkzaamheden van de teamchef op rolletjes lopen en anticipeert op alles wat daarbij komt kijken. Je werkt nauw samen met de andere managementondersteuners van het domein. Samenwerken is voor jou vanzelfsprekend. Je bent een held in secuur werken en het efficiënt beheren van mails, afspraken en agenda's. Je weet het werk goed te organiseren. Je handelt snel en je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden. Je staat stevig in je schoenen en je kunt omgaan met veranderingen. Dit vraagt dat je stressbestendig bent en je flexibel kunt opstellen. Je toont initiatief en je bent klantgericht ingesteld. Je werkt in een complexe en dynamische omgeving, waarbij je inzicht hebt in vertrouwelijke informatie. Hier ga je uiteraard integer mee om.

Verder beschik je over

• mbo 3 werk- en denkniveau*, en bij voorkeur een opleiding in een secretariële richting;
• minimaal 3 jaar werkervaring als managementassistent/ (administratief) secretarieel medewerker;
• kennis van de verschillende Microsoftprogramma’s, zoals (in ieder geval?) Outlook, Word en Excel;
• een goede beheersing van de Nederlandse taal (zowel mondeling als schriftelijk).

Wij vragen expliciet kandidaten die niet aan de gestelde functie-eisen voldoen om niet te solliciteren. Zo kunnen we de selectie zorgvuldig en efficiënt laten verlopen.

Wat wij bieden

De standplaatsen zijn Driebergen, Woerden, Zoetermeer en Zwolle. Er is ruimte voor 8 fte. Het betreft een nieuwe functie die zowel fulltime (36 uur), als parttime (18-24 uur) per week ingevuld kan worden. Als je kiest om parttime te werken, worden je werkuren in overleg verspreid over 3 of 4 dagen. Als je kiest om fulltime te werken, kom je voor twee teamchefs te werken. Je werkt op locatie, maar in overleg behoort gedeeltelijk thuiswerken tot de mogelijkheden.

In je motivatiebrief geef je aan naar welke standplaats je voorkeur uitgaat (let op maar 1 voorkeur doorgeven) en hoeveel uur je per week wilt werken. Als je voor twee teamchefs komt te werken, verwachten we dat je flexibel bent om op verzoek op twee verschillende locaties te werken.

Omdat goede mensen belangrijk zijn binnen de politie investeren we in jouw toekomst. We bieden uitgebreide ontwikkelingsmogelijkheden en een aanstelling in tijdelijke dienst voor een proeftijd van een jaar. Bij voldoende functioneren zetten we na een jaar de aanstelling om in een vaste aanstelling.

Verder kun je van ons verwachten

• een bruto maandsalaris van minimaal € 2.648,- en maximaal € 4.093,- (schaal 6 Bbp) op basis van een 36-urige werkweek;
• een Individueel Keuzebudget (IKB) dat uit twee delen bestaat
  • Een bruto deel van 17,86% van je salaris. Met dit budget kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Denk bijvoorbeeld aan het uitbetalen van je budget, het kopen van vakantie-uren of ontwikkelactiviteiten zoals een opleiding.
  • Een netto deel van € 515,91 per jaar. Dit budget kun je bijvoorbeeld gebruiken voor duurzaamheidsdoelen, vakbondscontributie, vitaliteit of het aflossen van je studieschuld bij DUO.
• een uitstekende pensioenopbouw bij ABP en betaald ouderschapsverlof ( meer info over verlof, regelingen en mogelijkheden ).

De formele functie binnen het functiegebouw van de politie is administratief secretarieel medewerker.

Wat verder belangrijk is

• De selectiegesprekken vinden plaats in week 47 en 48.
• Een betrouwbaarheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• De politie werkt in een veranderende samenleving waarin uiteenlopende perspectieven essentieel zijn voor goed politiewerk. Daarom is diversiteit voor ons van groot belang. Hoe kunnen we jouw kennis en achtergrond hiervoor inzetten?
• Je hebt een diploma op mbo 3 niveau of je bent daaraan gelijkgesteld via EVC. Of je hebt minimaal twee jaar werkervaring op het gevraagde niveau. Dit toon je aan met een erkende functieomschrijving of een formeel vastgestelde vacaturetekst of een ander formeel bewijsstuk. Het bewijsstuk heeft aantoonbaar betrekking op een functie die je daadwerkelijk hebt uitgevoerd en moet herleidbaar zijn tot jouw persoon. Denk aan een werkgeversverklaring waarin het werk- en denkniveau staat opgenomen of een uittreksel uit het HR-systeem waarop je functie en het dienstverband zichtbaar zijn.