Managementassistent

Gemeente Tilburg; Tilburg; On-site; EUR 31,000 - 44,000; Part time

Benefits offered by this job

17,05% individueel keuzebudget

opleiding via het Tilburgs Leerhuis

Thuiswerkvergoeding van €3,25 per dag

Job summary

Gemeente Tilburg zoekt een flex beheerassistent voor meerdere afdelingen. Je ondersteunt leidinggevenden door structuur en overzicht te bieden in administratieve taken, planning en organisatie van activiteiten.

Je komt te werken in een hecht team van managementassistenten met de mogelijkheid tot gedeeltelijk thuiswerken. De functie biedt een inspirerende werkomgeving en diverse opleidingsmogelijkheden.

Salaris ligt tussen de € 2.564,- en € 4.015,- bruto per maand, afhankelijk van ervaring.

Qualifications

• Je hebt ervaring met agendabeheer voor meerdere leidinggevenden.
• Je bent leergierig, flexibel en proactief.
• Integriteit en verantwoordelijkheid staan hoog op je lijst.

Responsibilities

• Beheer agenda's en plan afspraken en vergaderingen.
• Organiseer en coördineer diverse activiteiten en evenementen.
• Voer administratieve HR-taken uit, zoals ziek- en betermeldingen.

Skills

Complex agendabeheer

MS-Office (Outlook, Word)

Gastvrije persoonlijkheid

Zelfstandigheid

Education

Relevante afgeronde MBO 4 opleiding

Job description

Informatie

Gemeente Tilburg is een levendige en dynamische stad met een rijke geschiedenis en een veelbelovende toekomst. Als één van de grootste gemeenten in Nederland streven we ernaar om onze stad te ontwikkelen en te laten groeien door middel van diversiteit, inclusie, duurzaamheid en gemeenschapsgerichte dienstverlening. Dit doen we met meer dan 2.500 medewerkers, verdeeld over 19 afdelingen met 120 leidinggevenden.

Als flex beheerassistent ondersteun je verschillende afdelingen binnen Gemeente Tilburg. Je wordt ingezet waar tijdelijk extra ondersteuning nodig is, bijvoorbeeld bij ziekte, verlof of een tijdelijke capaciteitsvraag. Je bent een vertrouwd gezicht binnen het team en zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen. Je ondersteunt één of meerdere managers en bouwt daardoor een goed netwerk op met collega’s en samenwerkingspartners.

Wat ga je doen?

Als managerassistent ben je de rechterhand van één of meerdere leidinggevenden binnen een afdeling van Gemeente Tilburg. Je zorgt voor structuur, overzicht en een goede ondersteuning van de dagelijkse werkzaamheden. Je coördineert en voltooit administratieve taken met nauwkeurigheid, wat ervoor zorgt dat alles soepel verloopt. In deze rol fungeer je als de schakel die ervoor zorgt dat alle onderdelen goed op elkaar aansluiten. Jouw belangrijkste werkzaamheden:

• Je beheert agenda’s, plant afspraken en vergaderingen en zorgt voor de juiste voorbereiding. Je reserveert ruimtes en middelen, verstuurt agenda’s en zorgt dat alle benodigde stukken tijdig beschikbaar zijn. Daarnaast stel je planningen op en onderhoud je contact met interne en externe relaties;
• Je organiseert diverse activiteiten, evenementen en bijeenkomsten zoals afscheidsrecepties, trainingen, heisessies en workshops;
• Je beheert en verzorgt de inhoudelijke voorbereiding van correspondentie en registreert, archiveert en bewaakt de voortgang;
• Je controleert uitgaande stukken op spelling, grammatica en juiste lay-out. Je laat post ondertekenen en zet inkomende post door naar de behandelaar. Ook beheer je de mailbox, archiveer je documenten en verzorg je inkooporders;
• Verzamelt, in opdracht, informatie en stelt de nieuwsbrief op inclusief het schrijven van nieuwsberichten;
• Je voert administratieve HR-taken uit zoals het verzorgen van ziek- en betermeldingen, het plannen van gesprekken en het uitwerken van de vakantieplanning. Daarnaast maak je rapportages uit het managementsysteem.

Waar kom je te werken?

Jij wordt onderdeel van het team Managementassistenten binnen de afdeling Faciliteiten. Dit team bestaat uit ruim 65 managementassistenten die één of meerdere leidinggevenden ondersteunen. De twee coördinatoren zorgen voor de dagelijkse coördinatie en de teammanager geeft sturing en leiding aan het complete team. Het is een hechte club collega’s waar samenwerking (clusterverband) voorop staat. Elke twee maanden wordt het kenniscafé georganiseerd met een afsluitende borrel.

Ook zal je nauw samenwerken met de leidinggevende(n) die je ondersteunt. Je werkplek bevindt zich op een van onze vier gemeentelijke locaties, waaronder het moderne stadhuis en de nieuwe stadswinkel. Hier komen we samen in onze gedeelde kernwaarden van verbondenheid, daadkracht en vernieuwing. Collega’s staan echt voor elkaar klaar. Binnen deze functie heb jij de vrijheid om je tijd in overleg met de coördinator in te delen. Zo heb je de mogelijkheid gedeeltelijk vanuit huis te werken of op kantoor.

Wat breng je mee?

Wij kunnen rekenen op jouw vriendelijke en gastvrije persoonlijkheid. Jij bent leergierig, flexibel, accuraat, zelfstandig en proactief. Jij begrijpt de dynamiek, belangen en verhoudingen die kenmerkend zijn voor een organisatie op bestuurlijk niveau. Integriteit en verantwoordelijkheid staan hoog op jouw lijst en je begrijpt dat alertheid en snel schakelen van groot belang zijn. Met deze eigenschappen ben je klaar om een waardevolle bijdrage te leveren aan ons team.

• Je beschikt over een relevante afgeronde MBO 4 opleiding die raakvlakken heeft met het managementassistenten vak;
• Je hebt kennis en ervaring met complex agendabeheer;
• Het MS-Office pakket, zoals Outlook en Word, heeft voor jou geen geheimen;
• Je bent 24 tot 36 uur beschikbaar.

Wat krijg je ervoor terug?

De Gemeente Tilburg biedt een inspirerende werkomgeving waar diversiteit gewaardeerd wordt en authenticiteit gestimuleerd. Als onderdeel van een vooraanstaande overheidsorganisatie krijg je de kans om niet alleen bij te dragen aan Tilburg, maar ook aan je eigen groei dankzij ons uitgebreide aanbod aan trainingen via het Tilburgs Leerhuis.

Verder bieden wij je:

• De functie is ingeschaald in salarisschaal 7 met aanloopschaal 6. Op basis van een fulltime dienstverband is dit minimaal € 2.564,- en maximaal € 4.015,- bruto per maand. Afhankelijk van jouw ervaring en huidige situatie doen we je een zo goed mogelijk voorstel binnen deze bandbreedte.
• 201,6 verlofuren en de mogelijkheid om max. 187 verlofuren bij te kopen (o.b.v. een fulltime dienstverband);
• Een individueel keuzebudget van 17,05% boven op je salaris. Dat je het gehele jaar door kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, een extra uitbetaling, studie, vakantiegeld of de aanschaf van een (elektrische) fiets;
• Uitstekende pensioenopbouw bij ABP, waarvan de werkgever 70% betaalt, inclusief een solide extra vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid;
• Een werkgeversbijdrage in de kosten van de zorgverzekering;
• Korting op een arbeidsongeschiktheidsverzekering via Loyalis;
• Indien je momenteel in vaste dienst bent bij Gemeente Tilburg, blijf je in vaste dienst;
• Bij goed functioneren ontvang je in principe na één jaar een vast contract;
• Een goede werk-privébalans met een werkweek van max. 36 uur, gedeeltelijk thuiswerken en flexibiliteit qua werktijden;
• Een sta/zit bureau, bureaustoel en toebehoren om je thuiswerkplek volledig en goed in te richten;
• Werk je thuis? Dan ontvang je een thuiswerkvergoeding van €3,25 netto per thuiswerkdag;
• Een laptop en mobiele telefoon;
• Reis je met openbaar vervoer? Jouw reiskosten worden dan volledig vergoed (2e klas).