Facilitair Contractbeheerder

Gemeente Tilburg; Tilburg; On-site; EUR 32,000 - 51,000; Full time

Benefits offered by this job

Goede pensioensregeling

Thuiswerkvergoeding

Laptop en telefoon

Reiskostenvergoeding

Job summary

Gemeente Tilburg zoekt een Facilitair Contractbeheerder die ervoor zorgt dat facilitaire contracten nageleefd worden en de dienstverlening professioneel blijft. Je beheert contracten variërend in complexiteit en coördineert met externe partners en de contractmanager.

Je draagt zorg voor planning, inkooporders, controles op facturen en administratieve handelingen, en ondersteunt bij aanbestedingen en verhuizingen.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde MBO-opleiding bij voorkeur in een facilitaire richting.
• Ervaring met een FMIS-systeem zoals TOPdesk.
• 32 uur per week beschikbaar.

Responsibilities

• Contractafspraken met externe partners plannen, naleven en uitvoeren; afstemmen met contractmanager.
• Plannen en organiseren van inzet van beveiliging, verhuis en inrichtingsactiviteiten en operationeel overleg.
• Onderhouden van contacten met contractpartners, inkooporders aanmaken, meldingen in TOPdesk behandelen, facturen controleren en registraties doen.
• Ondersteunen van contractmanagers bij aanbestedingsprocedures en werkprocessen; voeren projectmatige werkzaamheden uit op het vakgebied.

Skills

Contractbeheer

Planning

Coördinatie

Communicatie

Administratieve vaardigheden

Education

MBO-opleiding facilitaire richting

Tools

TOPdesk

Job description

Als Facilitair Contractbeheerder zorg je ervoor dat onze facilitaire contracten optimaal worden nageleefd. Je bewaakt kwaliteit en met jouw scherpe blik en regie zorgen we samen voor een professionele, betrouwbare en toekomstbestendige facilitaire dienstverlening.

Informatie

Ben jij sterk in het beheren van afspraken en houd je altijd overzicht? Ben je flexibel en wil je een bijdrage leveren aan een fijne werkomgeving voor de medewerkers van de gemeente Tilburg door ervoor te zorgen dat de leveranciers de juiste dienstverlening leveren tegen de juiste prijs? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

Als contractbeheerder ben jij de beheerder van diverse facilitaire contracten variërend in complexiteit, aard en omvang. Of het nu gaat om meubilair, beveiliging, catering, energie, ICT-gerelateerde producten, schoonmaak of verhuizingen, jij zorgt ervoor dat afspraken worden nageleefd en processen soepel verlopen.

Jouw taken op een rij

• Je zorgt er zelfstandig voor dat contractafspraken met externe partners gepland, nageleefd en uitgevoerd worden. Je coördineert en stemt af met externe partners en de contractmanager;
• Denk bijvoorbeeld aan het plannen en organiseren van de inzet van beveiliging, verhuis en inrichtingsactiviteiten en operationeel overleg met externe partners;
• Je onderhoudt de contacten met contractpartners, maakt inkooporders, behandelt meldingen in Topdesk, controleert facturen, levert/herziet digitale gebruikersinformatie en verricht registraties en administratieve handelingen die voortvloeien uit de contracten zoals bijvoorbeeld de registratie van energieaansluitingen en thuiswerkvoorzieningen:
• Daarnaast ondersteun je de contractmanagers door ervoor te zorgen dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is, lever je een bijdrage aan aanbestedingsprocedures en werkprocessen. Je voert tevens projectmatig werkzaamheden uit op het eigen vakgebied zoals interne verhuizingen, logistiek rondom de verkiezingen en het inrichten van facilitaire componenten in (nieuwe) locaties.

Kortom: je stuurt op het naleven van afspraken, controleert de uitvoering van werkzaamheden en voert administratieve en organisatorische werkzaamheden uit.

Waar kom je te werken?

Jij wordt onderdeel van de afdeling Organisatie, Faciliteiten en Personeel (OFP) waar ongeveer 200 gedreven medewerkers werken. De afdeling bestaat uit 7 teams: Beleid en Organisatieadvies, Advies Recruitment en Inhuur, Personeels- en Salarisadministratie, Gastvrijheid en Services, Servicepunt, Managementassistenten en Advies & Contracten.

Jij gaat onderdeel uitmaken van team Advies en Contracten. In dit team werken 14 medewerkers tussen de 28 en 56 jaar. Binnen dit team staan de collega’s voor elkaar klaar en naast het harde werken is er veel ruimte voor infomeel contact en humor op de werkvloer!

Bij de Gemeente Tilburg krijg je de kans om jouw talenten ten volle te benutten en een blijvende impact te maken. We waarderen jouw inzet en zijn erop gericht om in jouw professionele groei en ontwikkeling te investeren. Naast een uitdagende en betekenisvolle functie, bieden we aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden. Je kunt rekenen op een goed salaris en een solide pensioensregeling. Daarnaast hechten we veel waarde aan een gezonde werk-privébalans, waardoor je in staat bent om het beste uit jezelf te halen en een waardevolle bijdrage te leveren aan de gemeenschap van Tilburg.

Benieuwd wat onze eigen medewerkers vertellen? Lees hier hun verhalen #ikwerkvoortilburg - Werken voor Tilburg

Wat breng je mee?

Je bent een echte regelaar die energie krijgt van het organiseren, controleren en coördineren van facilitaire processen. Je communiceert gemakkelijk met mensen op verschillende niveaus, jij kunt je staande houden bij tegengestelde belangen, en weet sterke relaties op te bouwen met zowel interne collega's als externe contractpartners. Je hebt een scherp oog voor detail, werkt nauwkeurig en bent administratief sterk. Flexibiliteit en servicegerichtheid zijn voor jou vanzelfsprekend, en je houdt je hoofd koel onder druk. Daarnaast ben je leergierig, proactief en gemotiveerd om je snel te ontwikkelen op het gebied van aanbestedingen en contractbeheer.

Voor deze rol zijn de volgende competenties van belang: integriteit; verantwoordelijkheid; analytisch vermogen; kwaliteitsgericht; nauwkeurigheid.

Daarnaast breng je mee

• Je hebt minimaal een afgeronde MBO opleiding bij voorkeur in een facilitaire richting;
• Ervaring met een FMIS-systeem zoals TOPdesk;
• Je bent 32 uur per week beschikbaar.

Kennis van aanbestedingen en contractvormen en ervaring met contractbeheer is mooi meegenomen. Heb je nog niet alles in huis, maar ben je leergierig en gemotiveerd om je hierin verder te ontwikkelen? Dan nodigen we je van harte uit om te reageren.

Wat krijg je ervoor terug?

De Gemeente Tilburg biedt een inspirerende werkomgeving waar diversiteit gewaardeerd wordt en authenticiteit gestimuleerd. Als onderdeel van een vooraanstaande overheidsorganisatie krijg je de kans om niet alleen bij te dragen aan Tilburg, maar ook aan je eigen groei dankzij ons uitgebreide aanbod aan trainingen via het Tilburgs Leerhuis.

Verder bieden wij je

• De functie is ingeschaald in salarisschaal 8 met aanloopschaal 7. Op basis van een fulltime dienstverband is dit minimaal € 2.875,- en maximaal € 4.556,- bruto per maand. Afhankelijk van jouw ervaring en huidige situatie doen we je een zo goed mogelijk voorstel binnen deze bandbreedte.
• 201,6 verlofuren en de mogelijkheid om max. 187 verlofuren bij te kopen (o.b.v. een fulltime dienstverband);
• Een individueel keuzebudget van 17,05% boven op je salaris. Dat je het gehele jaar door kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, een extra uitbetaling, studie, vakantiegeld of de aanschaf van een (elektrische) fiets;
• Uitstekende pensioenopbouw bij ABP, waarvan de werkgever 70% betaalt, inclusief een solide extra vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid;
• Een werkgeversbijdrage in de kosten van de zorgverzekering;
• Korting op een arbeidsongeschiktheidsverzekering via Loyalis;
• Bij goed functioneren ontvang je in principe na één jaar een vast contract;
• Indien je momenteel in vaste dienst bent bij Gemeente Tilburg, blijf je in vaste dienst;
• Een goede werk-privébalans met een werkweek van max. 36 uur, gedeeltelijk thuiswerken en flexibiliteit qua werktijden;
• Een sta/zit bureau, bureaustoel en toebehoren om je thuiswerkplek volledig en goed in te richten;
• Werk je thuis? Dan ontvang je een thuiswerkvergoeding van €3,25 netto per thuiswerkdag;
• Een laptop en mobiele telefoon;
• Reis je met openbaar vervoer? Jouw reiskosten worden dan volledig vergoed (2e klas).

Vragen?

De vacature staat open t/m zondag 30 augustus. Wegens de zomervakantie is dit langer dan gebruikelijk. De eerste gesprekken zullen naar verwachting in de weken 36 en 37 plaatsvinden. Wil je eerst meer informatie over de functie? Vanaf 10 augustus kun je daarvoor contact opnemen met Lisa Feskens, contractmanager, via tel nr. 06-28102310. Vragen over de sollicitatieprocedure kun je mailen naar [e-mail].

Overige info

Gemeente Tilburg wil een betrouwbare partner (werkgever) zijn voor inwoners en medewerkers. Daarom vragen we je om een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen als onderdeel van het proces om bij ons te komen werken.

Werken bij Gemeente Tilburg

Onze arbeidsvoorwaarden

Meer over CAO-gemeenten

Aan de in deze vacature vermelde salarissen kunnen geen rechten worden ontleend.

Delen van de vacature mag, graag zelfs! Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.