Managementassistent

Omgevingsdienst NL; Netherlands; On-site; EUR 41,000 - 49,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybrid werken

Thuiswerkvergoeding

Opleidingsbudget

Job summary

Omgevingsdienst NL zoekt een ervaren managementassistent die de manager Expertise & Samenwerken en het team van kennisregisseurs ondersteunt in dagelijkse werkzaamheden. Je beheert agenda's, plant afspraken en organiseert vergaderingen, en zorgt dat vergaderruimtes klaar zijn na afloop.

Daarnaast regel je administratieve taken, stel je managementrapportages op en houd je besluitvormingsprocessen strak bij. Je beheert digitale bestanden en systemen en levert benodigde gegevens aan, ook bij

Qualifications

• Minimaal mbo+ werk- en denkniveau en een relevante secretariële opleiding.
• Minimaal 3 jaar ervaring als managementassistent, bij voorkeur bij een overheidsinstelling.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in mondeling en schriftelijk Nederlands.
• Goede kennis van Microsoft Outlook, Word, Excel en Teams.
• Proactieve houding, flexibiliteit en talent voor organiseren, plannen en prioriteren.

Responsibilities

• Beheren van agenda's, plannen van afspraken en organiseren van vergaderingen.
• Verzorging van bezoekers en ondersteuning bij trainingen en bijeenkomsten.
• Opstellen van managementrapportages en bijhouden voortgang van besluitvormingsprocessen.
• Beheren van digitale bestanden en systemen en leveren van benodigde gegevens.
• Ondersteunen van manager Expertise & Samenwerken en het kennisteam.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Organiseren & plannen

Teamwerk

Stressbestendigheid

Education

Secretariële opleiding

Tools

Outlook

Word

Excel

Teams

Job description

Bouw mee aan een organisatie in ontwikkeling

Ben jij een organisatorisch talent met een hands-on mentaliteit en uitstekende sociale vaardigheden? Omgevingsdienst NL zoekt een ervaren en proactieve managementassistent(e) die de manager Expertise & Samenwerken en ons team van kennisregisseurs ondersteunt in hun dagelijkse werkzaamheden!

Wat ga je doen?

Als managementassistent(e) ben je een onmisbare schakel binnen onze organisatie. Je ondersteunt in eerste instantie de manager en de kennisregisseurs van het team Expertise & Samenwerken, zodat zij hun taken efficiënt kunnen uitvoeren. Je beheert agenda's, plant afspraken in, en organiseert vergaderingen en bijeenkomsten. Na afloop zorg je ervoor dat de vergaderruimtes weer klaar zijn voor een volgend gebruik.

Daarnaast regel je administratieve zaken en beantwoord je telefoontjes en e-mails. Je stelt managementrapportages op, houdt de voortgang van besluitvormingsprocessen bij, en zorgt dat informatie goed toegankelijk en georganiseerd is. Ook beheer je digitale bestanden en systemen, en lever je, waar nodig, gegevens en overzichten aan.

Ook zorg je ervoor dat onze bezoekers die langskomen voor trainingen (van de academie) of vergaderingen een welkom en gastvrij gevoel aan hun bezoek overhouden. Je ontvangt ze, wijst ze de weg en staat klaar om hen te helpen met vragen die ze hebben. Tot slot zorg je voor de (bevoorrading van) de koffieapparaten en kantoorspullen.

Wie ben jij?

Je werkt graag in teamverband, hebt een luisterend oor en voelt aan wat de manager en het kennisteam nodig heeft. In hectische situaties behoud je het overzicht en stel je moeiteloos prioriteiten. Ook kun je zelfstandig werken, begrijp je wat er van je verwacht wordt en organiseer je jouw taken zorgvuldig. Met jouw oog voor detail en discipline houd je het hoofd koel, zelfs bij drukte. Daarnaast denk je probleemoplossend mee en reageer je snel op onverwachte situaties. Tot slot ben je stressbestendig en kun je effectief multitasken, ook met vertrouwelijke informatie.

Daarnaast beschik je over:

• Minimaal mbo-+ werk- en denkniveau, met een relevante opleiding in een secretariële richting;
• Minimaal 3 jaar ervaring als managementassistent, bij voorkeur binnen een overheidsinstelling;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Goede kennis van Microsoft Outlook, Word, Excel en Teams;
• Eem proactieve houding, flexibiliteit en een talent voor organiseren, plannen en prioriteren.en een talent voor plannen en prioriteren.

Wie zijn wij?

Het team Bedrijfsvoering & Bestuursondersteuning

Formeel val je onder het team Bedrijfsvoering & Bestuursondersteuning. Je werkt nauw samen met de managementassistente van dit team, waarbij je elkaar in voorkomende kunt ondersteunen of vervangen. Dit team ondersteunt de organisatie op het gebied van HR, financiën, ICT, communicatie en secretariële ondersteuning. Met ruim tien collega's zorgen we ervoor dat de organisatie soepel draait en blijven we continu werken aan verdere professionalisering. De lijnen zijn kort, de sfeer is informeel en collega's helpen elkaar graag verder. Vanuit jouw rol werk je voorde manager Expertise & Samenwerken en het team van kennisregisseurs.

Het team Expertise & Samenwerken

Dit team is onder meer het aanspreekpunt voor vakinhoudelijke vragen van alle partners in het VTH-stelsel. We faciliteren en ondersteunen de kennisdeling tussen en de ontwikkeling van de omgevingsdiensten en hun partners. Dit team bestaat uit kennisregisseurs op verschillende thema's. Initiatieven worden gewaardeerd en samen werken we aan het opzetten van de Kennisinfrastructuur (KIS). Hoewel elke kennisregisseur een eigen thema heeft, overlappen de thema's inhoudelijk op verschillende vlakken. Samenwerken is daarom essentieel. Dit biedt jou de kans om actief bij te dragen aan het creëren van een dynamische werkomgeving waar open communicatie, innovatie en een informele sfeer centraal staan.

Wat bieden wij jou?

Wij bieden je een uitdagende functie in een moderne, professionele organisatie die volop in beweging is. Binnen het team krijg je grote zelfstandigheid en regelruimte en werk je nauw samen met enthousiaste collega's.

• Een salaris, afhankelijk van jouw kennis en ervaring, volgens functieschaal 7 van de Cao SGO (maximaal €4.065 bruto per maand bij een 36-urige werkweek);
• Een arbeidsovereenkomst voor 32 – 36 uur per week, afhankelijk van jouw voorkeur;
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je brutosalaris, dat je per maand opbouwt en kunt inzetten voor doelen die passen bij je levensfase en persoonlijke wensen;
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om, in overleg en afhankelijk van de werkzaamheden, hybride te werken;
• Een aantrekkelijk opleidingsbudget van maximaal € 6.000 per vijf jaar dat gedurende die vijf jaar kan worden ingezet voor jouw persoonlijke ontwikkelplan;
• Een thuiswerk- en reiskostenvergoeding.

Waar kom je te werken?

Omgevingsdienst NL is het landelijke kennis- en expertisecentrum voor de 26 omgevingsdiensten in Nederland. Wij ondersteunen omgevingsdiensten in hun taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) en dragen bij aan een veilige, duurzame en gezonde leefomgeving.

Wij faciliteren kennisdeling, verzorgen opleidingen en verbeteren datakwaliteit en informatie-uitwisseling binnen het VTH stelsel.

Standplaats Omgevingsdienst NL

Omgevingsdienst NL is gehuisvest naast het treinstation Driebergen-Zeist, te Princenhofpark 19. Als landelijke organisatie werken onze medewerkers vanuit het hele land, met mogelijkheden om hybride te werken.

Onze missie

Waarom schone lucht, schoon water en een schone bodem belangrijk zijn lees je in onze missie en ook hoe Omgevingsdienst NL daaraan een bijdrage levert.

Vijf directeuren van verschillende omgevingsdiensten vormen samen het bestuur.

Vijf directeuren van verschillende omgevingsdiensten vormen samen het bestuur.