Managementassistent

Uva; Netherlands; Hybrid; EUR 39,000 - 52,000; Part time

Benefits offered by this job

29 vakantiedagen per jaar

Thuiswerkfaciliteiten

Reiskostenvergoeding

Pensioenopbouw ABP

Ontwikkelingsmogelijkheden

Job summary

UvA Economie en Bedrijfskunde zoekt een managementassistent die als spil fungeert voor het bestuurssecretariaat. Je ondersteunt de decaan en directeur bedrijfsvoering en werkt samen met collega’s en externen.

Je prioriteert e-mails, bewaakt acties en bereidt overleggen voor. Je zorgt voor rust en overzicht in een dynamische universitaire werkomgeving, met hybride werken in Amsterdam.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau en/of ruime ervaring in een vergelijkbare functie.
• Je bent nauwkeurig, servicegericht en stressbestendig, houdt overzicht en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden.
• Je bent proactief, integer, doortastend en flexibel en hebt oog voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen.
• Je werkt graag samen, neemt verantwoordelijkheid voor een goede werkverdeling en pakt taken zelfstandig op.
• Je beheerst het Microsoft Office 365 pakket goed, maakt je nieuwe systemen snel eigen en beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in zowel het Nederlands als het Engels.

Responsibilities

• Je ondersteunt en ontzorgt de decaan en directeur bedrijfsvoering proactief bij hun dagelijkse werkzaamheden.
• Je organiseert en beheert complexe agenda’s, afspraken en overleggen en verzorgt waar nodig de vergaderagenda’s en notulen.
• Je coördineert informatiestromen, bewaakt uitstaande acties en handelt uiteenlopende vragen en werkzaamheden zelfstandig af.
• Je verzorgt en beheert in- en uitgaande e-mail zelfstandig en met initiatief en begeleidt administratieve processen, procedures en de financiële afwikkeling.
• Je bereidt bestuurlijke en representatieve bijeenkomsten, evenementen en projecten voor, organiseert en begeleidt deze.
• Je stelt prioriteiten, schakelt snel en houdt overzicht in een dynamische werkomgeving.
• Je bent een professioneel aanspreekpunt voor collega’s en externe contacten.

Skills

Nauwkeurig

Servicegericht

Stressbestendig

Samenwerken

Verantwoordelijkheidsgevoel

Zelfstandig werken

Proactief

Doortastend

Nederlands en Engels communicatie

MS Office 365

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office 365

Job description

Word de spil van ons bestuurssecretariaat

Als managementassistent ben jij de organisatorische spil van ons bestuurssecretariaat. Je ondersteunt en ontzorgt de decaan en directeur bedrijfsvoering optimaal, zodat zij zich kunnen richten op hun bestuurlijke verantwoordelijkheden. Je werkt nauw samen met de andere collega’s van het bestuurssecretariaat en hebt veel contact met collega’s binnen de faculteit, het Faculteitsbureau en externe gasten.

Geen dag is hetzelfde: je start bijvoorbeeld met het prioriteren van e-mails, stemt afspraken af en bereidt een overleg voor. Daarna bewaak je acties, handel je vragen zelfstandig af of organiseer je een bestuurlijke bijeenkomst. Dankzij jouw overzicht, initiatief en gevoel voor verhoudingen loopt alles achter de schermen soepel.

Dit ga je doen

In deze functie zorg je ervoor dat de bestuurlijke ondersteuning soepel en professioneel verloopt. Je creëert rust en overzicht in een dynamische werkomgeving.

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

• Je ondersteunt en ontzorgt de decaan en directeur bedrijfsvoering proactief bij hun dagelijkse werkzaamheden;
• Je organiseert en beheert complexe agenda’s, afspraken en overleggen en verzorgt waar nodig de vergaderagenda’s en notulen;
• Je coördineert informatiestromen, bewaakt uitstaande acties en handelt uiteenlopende vragen en werkzaamheden zelfstandig af;
• Je verzorgt en beheert in- en uitgaande e-mail zelfstandig en met initiatief en begeleidt administratieve processen, procedures en de financiële afwikkeling;
• Je bereidt bestuurlijke en representatieve bijeenkomsten, evenementen en projecten voor, organiseert en begeleidt deze;
• Je stelt prioriteiten, schakelt snel en houdt overzicht in een dynamische werkomgeving;
• Je bent een professioneel aanspreekpunt voor collega’s en externe contacten.

Dit vragen we van jou

• Je beschikt over hbo werk- en denkniveau en/of ruime ervaring in een vergelijkbare functie;
• Je bent nauwkeurig, servicegericht en stressbestendig, houdt overzicht en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden;
• Je bent proactief, integer, doortastend en flexibel en hebt oog voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen;
• Je werkt graag samen, neemt verantwoordelijkheid voor een goede werkverdeling en pakt taken zelfstandig op;
• Je beheerst het Microsoft Office 365 pakket goed, maakt je nieuwe systemen snel eigen en beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in zowel het Nederlands als het Engels.

Dit bieden we jou

We bieden een dienstverband van 24 tot 32 uur per week voor een periode van 1 jaar met een proeftijd van 2 maanden. Onder voorbehoud van het functioneren en de financiële en organisatorische veranderingen kan het jaarcontract omgezet worden naar een vast dienstverband.Op deze functie is het UFO-profiel Management/Office-Assistent 1 van toepassing. Deze functie is ingedeeld in schaal 8. Dit betekent een bruto maandsalaris tussen € 3.537 en € 4.673 bij een volledig dienstverband (38 uur per week) exclusief vakantiegeld (8%) en eindejaarsuitkering (8,3%). Inschaling is afhankelijk van competenties en werkervaring.De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

De UvA heeft een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder:

• 29 vakantiedagen bij een volledig dienstverband & extra vakantiedagen tussen kerst en de jaarwisseling;
• Uitstekende (thuis)werkfaciliteiten;
• Vergoeding reiskosten woon-werkverkeer;
• Pensioenopbouw bij het ABP;
• Daarnaast biedt de UvA uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleert medewerkers om zich blijvend te professionaliseren.

Hier ga je werken

Je komt te werken in het bestuurssecretariaat van UvA Economie en Bedrijfskunde: een betrokken team van drie managementassistent in een dynamische en internationale werkomgeving. We werken professioneel en zorgvuldig, maar er is ook ruimte voor onderlinge afstemming, humor en eigen initiatief. Collega’s helpen elkaar, delen kennis en trekken samen op wanneer de werkzaamheden daarom vragen. Vanuit onze locatie in het centrum van Amsterdam werk je midden in een levendige academische omgeving. Het team werkt hybride, met een goede balans tussen samenwerken op kantoor en thuiswerken.

Ben jij sterk in organiseren, houd je graag overzicht en werk je graag samen? Klinkt dit als jouw nieuwe stap?

Word de spil van ons bestuurssecretariaat

Als managementassistent ben jij de organisatorische spil van ons bestuurssecretariaat. Je ondersteunt en ontzorgt de decaan en directeur bedrijfsvoering optimaal, zodat zij zich kunnen richten op hun bestuurlijke verantwoordelijkheden. Je werkt nauw samen met de andere collega’s van het bestuurssecretariaat en hebt veel contact met collega’s binnen de faculteit, het Faculteitsbureau en externe gasten.

Geen dag is hetzelfde: je start bijvoorbeeld met het prioriteren van e-mails, stemt afspraken af en bereidt een overleg voor. Daarna bewaak je acties, handel je vragen zelfstandig af of organiseer je een bestuurlijke bijeenkomst. Dankzij jouw overzicht, initiatief en gevoel voor verhoudingen loopt alles achter de schermen soepel.

Dit ga je doen

In deze functie zorg je ervoor dat de bestuurlijke ondersteuning soepel en professioneel verloopt. Je creëert rust en overzicht in een dynamische werkomgeving.

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

• Je ondersteunt en ontzorgt de decaan en directeur bedrijfsvoering proactief bij hun dagelijkse werkzaamheden;
• Je organiseert en beheert complexe agenda’s, afspraken en overleggen en verzorgt waar nodig de vergaderagenda’s en notulen;
• Je coördineert informatiestromen, bewaakt uitstaande acties en handelt uiteenlopende vragen en werkzaamheden zelfstandig af;
• Je verzorgt en beheert in- en uitgaande e-mail zelfstandig en met initiatief en begeleidt administratieve processen, procedures en de financiële afwikkeling;
• Je bereidt bestuurlijke en representatieve bijeenkomsten, evenementen en projecten voor, organiseert en begeleidt deze;
• Je stelt prioriteiten, schakelt snel en houdt overzicht in een dynamische werkomgeving;
• Je bent een professioneel aanspreekpunt voor collega’s en externe contacten.

Dit vragen we van jou

• Je beschikt over hbo werk- en denkniveau en/of ruime ervaring in een vergelijkbare functie;
• Je bent nauwkeurig, servicegericht en stressbestendig, houdt overzicht en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden;
• Je bent proactief, integer, doortastend en flexibel en hebt oog voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen;
• Je werkt graag samen, neemt verantwoordelijkheid voor een goede werkverdeling en pakt taken zelfstandig op;
• Je beheerst het Microsoft Office 365 pakket goed, maakt je nieuwe systemen snel eigen en beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in zowel het Nederlands als het Engels.

Dit bieden we jou

We bieden een dienstverband van 24 tot 32 uur per week voor een periode van 1 jaar met een proeftijd van 2 maanden. Onder voorbehoud van het functioneren en de financiële en organisatorische veranderingen kan het jaarcontract omgezet worden naar een vast dienstverband.Op deze functie is het UFO-profiel Management/Office-Assistent 1 van toepassing. Deze functie is ingedeeld in schaal 8. Dit betekent een bruto maandsalaris tussen € 3.537 en € 4.673 bij een volledig dienstverband (38 uur per week) exclusief vakantiegeld (8%) en eindejaarsuitkering (8,3%). Inschaling is afhankelijk van competenties en werkervaring.De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

De UvA heeft een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder:

• 29 vakantiedagen bij een volledig dienstverband & extra vakantiedagen tussen kerst en de jaarwisseling;
• Uitstekende (thuis)werkfaciliteiten;
• Vergoeding reiskosten woon-werkverkeer;
• Pensioenopbouw bij het ABP;
• Daarnaast biedt de UvA uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleert medewerkers om zich blijvend te professionaliseren.

Hier ga je werken

Je komt te werken in het bestuurssecretariaat van UvA Economie en Bedrijfskunde: een betrokken team van drie managementassistent in een dynamische en internationale werkomgeving. We werken professioneel en zorgvuldig, maar er is ook ruimte voor onderlinge afstemming, humor en eigen initiatief. Collega’s helpen elkaar, delen kennis en trekken samen op wanneer de werkzaamheden daarom vragen. Vanuit onze locatie in het centrum van Amsterdam werk je midden in een levendige academische omgeving. Het team werkt hybride, met een goede balans tussen samenwerken op kantoor en thuiswerken.

Herken je jezelf in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie?

Heb je vragen?
Voor vragen over de functie kun je tijdens kantooruren contact opnemen met:
Mirjam van Gessel - bestuurssecretaris
E: [e-mail]
T: [phone]

Ook belangrijk!

• Een motivatiebrief en cv ontvangen we graag als pdf-bestand;
• De reactietermijn sluit op zondag 20 september. Sollicitaties die we na de reactietermijn ontvangen, die niet via de link worden verstuurd, of niet compleet zijn, kunnen we helaas niet in behandeling nemen;
• De eerste ronde sollicitatiegesprekken vinden plaats op donderdag 24 september;
• Bij gelijke geschiktheid krijgen interne kandidaten voorrang.