Managementassistent

Werken voor Nederland; Den Haag; On-site; EUR 33,000 - 44,000; Full time

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een Managementassistent voor de Directie Kennis, Strategie en Innovatie. Je bent de spil in de ondersteuning van het management en bewaakt agenda’s, prioriteiten en voorbereiding van overleggen.

Je werkt nauw samen met leidinggevenden en collega’s, houdt overzicht en communiceert professioneel op verschillende niveaus. Een IKB-budget en doorgroeimogelijkheden maken onderdeel uit van de arbeidsvoorwaarden.

Qualifications

• Ervaring in een ondersteunende rol binnen een complexe organisatie, bij voorkeur binnen de overheid of Defensie
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om overzicht te houden
• Proactieve houding en gevoel voor prioriteiten
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• Handigheid met digitale systemen en kantoorautomatisering (zoals Microsoft Office)

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda’s, plannen van afspraken en bewaken van prioriteiten
• Organiseren van overleggen en bijeenkomsten en zorgen dat deze tot in de puntjes zijn voorbereid
• Overzicht houden over acties, besluiten en voortgang
• Contact met interne en externe partijen en professioneel communiceren op verschillende niveaus

Skills

Organisatie

Communicatie

Proactieve houding

Vertrouwelijkheid

Tools

Microsoft Office

Job description

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Vakgebied Administratief / secretarieel

Dienstverband Vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

(Directie Kennis, Strategie en Innovatie – de spil die overzicht brengt in een dynamische omgeving)

Werken aan structuur, rust en resultaat binnen een complexe organisatie
Binnen de Directie Kennis, Strategie en Innovatie draait alles om samenwerking, snelheid en betrouwbaarheid. In een omgeving waar veel tegelijk gebeurt, ben jij degene die overzicht creëert en rust brengt. Als Managementassistent zorg jij ervoor dat het management optimaal kan functioneren en dat processen soepel verlopen.
Je werkt nauw samen met leidinggevenden en collega’s binnen de directie en bent het eerste aanspreekpunt voor organisatorische en administratieve ondersteuning. Jij weet precies wat er speelt, wat prioriteit heeft en waar jouw inzet het verschil maakt.

Wat ga je doen
In deze rol beweeg je je midden in de organisatie. Je ondersteunt het management proactief en zorgt dat alles achter de schermen klopt, zodat zij zich kunnen richten op de inhoud en besluitvorming.
Je beheert complexe agenda’s, plant afspraken en bewaakt prioriteiten. Je organiseert overleggen en bijeenkomsten en zorgt dat deze tot in de puntjes zijn voorbereid. Daarbij houd je overzicht over acties, besluiten en voortgang.
Je schakelt continu tussen verschillende werkzaamheden en stakeholders. Je onderhoudt contact met interne en externe partijen en weet precies wie je wanneer moet betrekken. Je zorgt voor heldere communicatie en een goede informatiestroom binnen het team. Je laat je niet afschrikken door collega’s in hogere rangen of functies en weet professioneel te communiceren op verschillende niveaus.

Wie ben jij
Jij bent iemand die energie krijgt van organiseren, regelen en ondersteunen in een dynamische omgeving. Je houdt van overzicht en structuur, maar weet ook flexibel te schakelen wanneer de situatie daarom vraagt.
Je werkt zelfstandig, maar zoekt actief de samenwerking op. Je voelt goed aan wat er speelt binnen een team en anticipeert daarop. Je denkt vooruit, signaleert knelpunten en komt met oplossingen voordat anderen ze zien.
Je bent communicatief sterk, zorgvuldig en betrouwbaar. Mensen weten dat ze op jou kunnen rekenen. Discretie is voor jou vanzelfsprekend en je gaat professioneel om met vertrouwelijke informatie.

Daarnaast breng je mee:

• Ervaring in een ondersteunende rol binnen een complexe organisatie, bij voorkeur binnen de overheid of Defensie
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om overzicht te houden
• Proactieve houding en gevoel voor prioriteiten
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• Handigheid met digitale systemen en kantoorautomatisering (zoals Microsoft Office)

Wat bieden wij jou
Werken binnen de Directie Kennis, Strategie en Innovatie betekent werken in een omgeving waar jouw rol er écht toe doet. Jij bent een onmisbare schakel in het functioneren van het management en de organisatie.
Je krijgt:

• Een veelzijdige en verantwoordelijke functie binnen een dynamische werkomgeving
• Een salaris binnen schaal 6 van €2.976,52 tot € 3.924,36 bruto per maand (op basis van een 38-urige werkweek)
• Daarbovenop een Individueel Keuzebudget van 16,33%, dat je kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of uitbetaling
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei
• Een betrokken team waarin samenwerking centraal staat
• Een werkomgeving waarin jouw initiatief en ideeën worden gewaardeerd

Waar ga je werken
Je komt te werken binnen de Directie Kennis, Strategie en Innovatie, een organisatieonderdeel waar professionaliteit, samenwerking en betrouwbaarheid centraal staan. De werkomgeving kenmerkt zich door dynamiek en maatschappelijke relevantie.
Binnen deze directie werk je samen met collega’s die zich dagelijks inzetten voor een goed functionerende organisatie. De lijnen zijn kort, de betrokkenheid is groot en jouw bijdrage maakt zichtbaar verschil.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Salarisomschrijving

Maandsalaris €2.976,00 - €3.924,00

Dienstverband Vaste aanstelling

Minimaal aantal uren per week 32

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.

Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld, interne kandidaten hebben voorrang bij gebleken geschiktheid.
• Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• Aan deze vacaturetekst kunnen geen rechten worden ontleend.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en het Commando Materieel en IT (COMMIT).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

De Koninklijke Marechaussee (KMar) is een politieorganisatie met militaire status en wordt beheerd door de minister van Defensie. Ze is een van de vier onderdelen van de Nederlandse krijgsmacht. Vanwege de specifieke taak valt de KMar, in tegenstelling tot de zee-, land- en luchtstrijdkrachten, niet onder direct bevel van de Commandant der Strijdkrachten. Behalve wanneer de KMar in het buitenland wordt ingezet voor andere taken dan de politietaak ten aanzien van militairen.

De KMar waakt over de veiligheid van de Staat. In Nederland en ver daarbuiten. Ze wordt wereldwijd ingezet op plaatsen van strategisch belang. Van de koninklijke paleizen tot aan de buitengrenzen van Europa. Van luchthavens in Nederland tot oorlogs- en crisisgebieden overal ter wereld. De KMar is veelzijdig inzetbaar voor veiligheid, juist als het erop aankomt.

Directie Kennis, Strategie en Innovatie (DKSI) is een jonge directie binnen de KMar die opgericht is vanuit de gedachte dat de traditionele organisatiestructuur niet altijd de snelheid en inventiviteit biedt die nodig is om te kunnen anticiperen op veranderingen. De beweging naar een Future Proof KMar is de kern van ons werk. De missie van DKSI is het vergroten van het creatie en implementatievermogen van de KMar. Vanuit een blik op de buitenwereld, door collega’s te inspireren en activeren via scenario’s, (sociale) innovatie en kennis, dragen wij bij aan de toekomst van de KMar. DKSI geeft daarbij richting aan integrale visievorming, strategieontwikkeling en kennis & innovatie.

Voor meer informatie over deze vacature:

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure: