Management Ondersteuner OBP

Matchd; Bilthoven; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Part time

Job summary

Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) zoekt een administratieve ondersteuner voor 32 uur per week (0,89 fte) in Utrecht. Je ondersteunt afdelingshoofden, beheert agenda’s, mailboxen en documenten met dit takenpakket vanuit een grotere organisatie.

Je werkt nauw samen met collega’s, pakt praktische zaken zelfstandig op en zorgt dat processen soepel verlopen. Ervaring met MS Office en digitale samenwerkingssystemen is vereist.

Qualifications

• Minimaal 5 jaar ervaring in een ondersteunende en/of administratieve functie.
• Ervaring in een administratieve functie binnen een grotere of complexe organisatie.
• Werkt vaardig met MS Office en digitale samenwerkingssystemen.
• Minimaal MBO werk- en denkniveau.

Responsibilities

• Beheren van agenda's en mailboxen van afdelingshoofden, met prioriteren en opvolgen van acties.
• Organiseren en praktisch voorbereiden van overleggen, afspraken en bijeenkomsten.
• Bewaken van acties, deadlines en informatiestromen en zorgen voor tijdige opvolging.
• Opstellen, verwerken en archiveren van documenten en correspondentie.
• Vastleggen en opvolgen van actiepunten en informeren van betrokkenen.

Skills

Organisatie

Plannen

Education

MBO werk- en denkniveau

Tools

MS Office

Digitale samenwerk systemen

Job description

Het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) zet zich in voor een gezonde bevolking en een duurzame, veilige en gezonde leefomgeving. Dit doen we op basis van onafhankelijk wetenschappelijk onderzoek. Samen met onze opdrachtgevers signaleren we welk onderzoek nodig is en voeren we dit uit. We geven advies aan de overheid, professionals en burgers en delen onze kennis. Zo ondersteunen wij de samenleving om onszelf en onze leefomgeving gezond te houden

Functiebeschrijving

In verband met de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) is het voor deze opdracht niet mogelijk om als zzp'er te factureren. Matchd biedt diverse soorten dienstverbanden aan. We gaan hierover graag met je in gesprek om samen te kijken welk dienstverband het beste aansluit bij jouw wensen en situatie. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie en een toelichting op de mogelijkheden.

Functieomschrijving

Met jouw ondersteuning zorg je dat de afdelingshoofden hun werk goed kunnen doen. Je houdt overzicht in agenda's, mailboxen en lopende afspraken en zorgt dat voorbereiding, opvolging en informatie op tijd geregeld zijn. Je ziet wat nodig is voordat het wordt gevraagd, stemt af met collega's en pakt praktische zaken zelfstandig op waar dat kan. Zo voorkom je dat werk blijft liggen en zorg je dat processen soepel verlopen. Je werkt zorgvuldig met informatie en systemen zoals MS Office en zorgt dat alles goed vindbaar en op orde is. Daarmee ben je een belangrijke schakel in het dagelijks functioneren van de afdelingen.

Werkzaamheden/Taken

• Beheren van agenda's en mailboxen van de afdelingshoofden, inclusief prioriteren, voorbereiden en opvolgen van acties en afspraken.
• Organiseren en praktisch voorbereiden van overleggen, afspraken en bijeenkomsten.
• Bewaken van acties, deadlines en informatiestromen en zorgen voor tijdige opvolging.
• Opstellen, verwerken, archiveren en vindbaar maken van documenten en correspondentie.
• Vastleggen en opvolgen van actiepunten en zorgen dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd.

Verhuizing RIVM

Op termijn verhuist het RIVM naar een nieuwe locatie op het Utrecht Science Park, Helsinkilaan 1, 3584 CBUtrecht. Op de nieuwe locatie volgt het RIVM het Rijksbeleid inzake mobiliteit en wordt er gestimuleerd om met het openbaar vervoer, de fiets, of lopend naar het werk te reizen. In de directe omgeving van de nieuwe locatie is beperkt gelegenheid voor betaald parkeren beschikbaar. Ook kan gebruik worden gemaakt van P+R Transferium Science Park Utrecht, Universiteitsweg, kruising A28 (betaald parkeren inclusief OV-ticket). Actuele informatie over het verloop van de verhuizing wordt gedeeld door het RIVM middels de interne en externe medewerkers platformen.

12 maanden - 32 uur per week - 0,89 fte

Functie-eisen

• Minimaal MBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 5 jaar ervaring in een ondersteunende en/of administratieve functie;
• Ervaring in een administratieve functie, binnen een grotere of complexe organisatie;
• Werkt vaardig met MS Office en digitale samenwerkingssystemen.