Management Ondersteuner bij Defensie

Ministerie van Defensie; Utrecht; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB — Individueel Keuzebudget 16,33%

Pensioenregeling ABP

Reiskostenvergoeding

Opleidings- en studiefaciliteiten

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een Managementondersteuner voor COMMIT (Commando Materieel en IT). Je vormt de spil in secretariële, facilitaire en algemene ondersteuning voor de afdeling. Je beheert afspraken, bereidt vergaderingen voor, notuleert en regelt post.

Daarnaast organiseer je recepties en catering, beheer je kantoorbenodigdheden, en verzorg je representatie- en budgettaken. Je werkt nauw samen met collega’s en draagt bij aan een professionele werkomgeving.

Qualifications

• Minimaal aantoonbaar MBO werk/denkniveau.
• Aangevuld met een secretariële opleiding.
• Uitstekende vaardigheid in het ontvangen en te woord staan van medewerkers en derden.
• Goede vaardigheid in het verzamelen en aanleveren van gegevens en overzichten.
• Uitstekende beheersing van MS-Office; Outlook, Excel, PowerPoint en MS Teams

Responsibilities

• Secretariële ondersteuning: agenda beheer, vergaderstukken en notuleren.
• Facilitaire ondersteuning: organiseren van recepties, catering en kantoorbeheer.
• Algemene ondersteuning: bezoekersregistratie, afhandeling van standaard vragen en verzoeken, regelen van autorisaties.
• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling

Skills

MS Office

Outlook

Excel

PowerPoint

MS Teams

Planmatig

Communicatief

Education

MBO werk/denkniveau

Secretariële opleiding

Job description

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 42.000 beroepsmilitairen en 7.000 reservisten werken er ook nog zo’n 24.000 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Als Management Ondersteuner ben jij, samen met collega management ondersteuners, de spil en het visitekaartje van de afdeling en houd jij je bezig met secretariële, administratieve, facilitaire en algemeen ondersteunende werkzaamheden.

Secretariële ondersteuning:

• Plannen van afspraken in agenda’s en agenda beheer;
• Voorbereiden van vergaderingen, opstellen vergaderagenda’s en completeren en voorleggen vergaderstukken;
• Notuleren en verslaglegging van vergaderingen;
• Verzorgen van inkomende en uitgaande post

Facilitaire ondersteuning:

• Organiseren van recepties, bijeenkomsten, lunches, diners en overige catering verzoeken;
• Het zorgdragen voor kaarten, bloemen en cadeaus;
• Beheren van vergaderruimtes;
• Facilitaire meldingen m.b.t. werkomgeving;
• Beheren en verzorgen van kantoorbenodigdheden voor medewerkers;
• Beheren van bijbehorende representatiebudgetten.

Algemene ondersteuning:

• Verzenden van afdelingsinformatie;
• Aanmelden van bezoekers;
• Afhandelen van standaard vragen en verzoeken, zowel mondeling als schriftelijk;
• Key-user XPost en regelen autorisaties.
• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vaste aanstelling
• Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.

Dit bieden we nog meer

• Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond. Buiten het salaris is er per 2025 het Individueel Keuzebudget (IKB) dat bestaat uit 16,33% van het bruto jaarsalaris. Je kunt het IKB laten uitbetalen wanneer je wenst, gebruiken om extra verlofuren te kopen of inzetten voor fiscale doeleinden.
• Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.
• Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Dit vragen wij

• Je hebt minimaal aantoonbaar MBO werk/denkniveau;
• Aangevuld met een secretariële opleiding;
• Uitstekende vaardigheid in het ontvangen en te woord staan van medewerkers en derden;
• Goede vaardigheid in het verzamelen en aanleveren van gegevens en overzichten;
• Uitstekende beheersing van MS-Office; Outlook (mail en agendabeheer), Excel, PowerPoint en MS Teams

Wie ben jij?
Ben jij een enthousiaste en proactieve teamspeler die energie krijgt van organiseren, coördineren en ontzorgen? Als Managementondersteuner ben jij het visitekaartje van onze afdeling en speel je een belangrijke rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden. Je houdt overzicht, stelt de juiste prioriteiten en schakelt moeiteloos tussen uiteenlopende taken en ad-hocverzoeken. Met jouw nauwkeurigheid, flexibiliteit en sterke communicatieve vaardigheden weet je zaken efficiënt te regelen en collega’s optimaal te ondersteunen. Samen met het team draag je bij aan een professionele, goed georganiseerde werkomgeving waarin samenwerking en resultaat centraal staan.

Meer over Commando Materieel en IT

Bij de afdeling COC2 en I&V zorgen wij er 24/7 voor dat zij beschikken over de IT-oplossingen die essentieel zijn om hun politietaken effectief en veilig uit te voeren. En dat in een werkveld dat varieert van grensbewaking tot het bestrijden van terrorisme, bewaken en beveiligen, opsporing en diverse vormen van intell.

Onze afdeling is dé IT-leverancier binnen Defensie op het gebied van de Koninklijke Marechaussee (Kmar) en inlichtingen en veiligheid. We leveren complete systemen en applicaties die de krijgsmacht ondersteunen in hun cruciale taken. Met onze diepgaande kennis van bedrijfsvoering en instandhoudingsprocessen vertalen we de eisen en wensen van onze gebruikers naar concrete IT-oplossingen, of dit nu gaat om eigen softwareontwikkeling of uitbesteedde opdrachten.

Daarnaast zijn we verantwoordelijk voor het onderhoud van deze systemen en bieden we zowel op locatie als op afstand technische support. We helpen bij de implementatie en vervanging van IT-systemen, zodat de veiligheid en effectiviteit van onze defensietaken gewaarborgd blijven.

In de afdeling COC2 en I&V IT is het Bedrijfsbureau een belangrijke schakel. Het Bedrijfsbureau faciliteert de operationele afdeling, zodat zij optimaal kunnen voorzien in de IT-dienstverlening die wordt geleverd aan Defensie en haar ketenpartners. Het Bedrijfsbureau faciliteert op gebied van Management Ondersteuning, Personeel, Informatievoorziening, Financiën, Administratief, Communicatie, Huisvesting, Gezondheid en Veiligheid, Capaciteitsmanagement.

Visie
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).