Problem manager: Word de architect van stabiliteit en continuïteit binnen Defensie

Ministerie van Defensie; Huis ter Heide; On-site; EUR 70,000 - 100,000; Full time

Benefits offered by this job

Studiefaciliteiten

Individueel Keuzebudget 16,33%

Reiskostenvergoeding / OV-abonnement

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een Problem Manager die de regie pakt over het Problem Management-proces en structurele verbeteringen aandraagt. Je werkt samen met Servicedesk, IT-operations en Development-teams, en coördineert bij Major Incidents snelle oplossingen.

Je bent verantwoordelijk voor kennisbeheer en continue verbetering, met focus op het voorkomen van herhaling en het leveren van duidelijke rapportages aan stakeholders op alle niveaus.

Qualifications

• HBO-werk- en denkniveau in relevante richting (IT/Bedrijfskundige IT).
• Aantoonbare ITIL-ervaring en kennis van IT-processen.
• Analytisch sterk; toepassen van 5 Why in RCA.
• Goede Nederlandse communicatie naar diverse stakeholders.

Responsibilities

• Procesregie en coördinatie van het Problem Management-proces, inclusief identificatie tot afsluiting.
• Leiding geven aan problemcoördinatoren en-analisten en waarborging van voortgang.
• Diepgaande RCA en kwaliteitsbewaking, met concrete acties om herhaling te voorkomen.
• Kennisborging: opzetten en bijhouden van knowledge bases en Knowledge Articles.
• Stakeholdermanagement en advisering aan Incident-, Change- en Configuration Managers.
• Monitoring en trendanalyse van incidenten en doorvertaling naar systeemsverbeteringen.

Skills

ITIL-processen

Root Cause Analysis

5 Why-methode

Stakeholder management

Communicatie (Nederlands)

Coördinatie/Procesregie

Kennismanagement

Education

HBO-opleiding in Informatica/IT

Tools

ServiceNow

Job description

Wil jij een cruciale rol spelen in het versterken van de digitale weerbaarheid van Defensie? In een complexe IT-omgeving is het niet voldoende om incidenten op te lossen; je moet de bron aanpakken. Als Problem Manager ben jij de regisseur die ervoor zorgt dat we niet alleen brandjes blussen, maar de oorzaak van het vuur definitief wegnemen.

Binnen de context van de digitale transformatie van Defensie sta jij centraal in het beheersen en optimaliseren van het integrale Problem Management proces. Je bent een strategische coördinator die teams, tools en informatie samenbrengt om herhaling van incidenten te voorkomen.

Jouw focus ligt op het ontdekken en aandragen structurele verbeteringen. Je werkt nauw samen met de Servicedesk, IT-operations, Procesmanagement en de Development-teams om complexe vraagstukken te ontrafelen. Wanneer er een Major Incident plaatsvindt, schakel jij direct naar een hogere versnelling en coördineer je de teamoverstijgende oplossing.

Jouw kernverantwoordelijkheden:

• Procesregie & Strategische Coördinatie:Je bent de spil van het integrale Problem Management proces. Je bent niet alleen verantwoordelijk voor de registratie van problemen, maar je regisseert het gehele proces van identificatie tot definitieve afsluiting. Je coördineert de inzet van de juiste teams, tools en expertise, en bent in staat om taken effectief te delegeren naar problemcoördinatoren en -analisten om de voortgang te waarborgen.
• Diepgaande Root Cause Analyse (RCA) & Kwaliteitsbewaking:Bij complexe of kritieke problemen (met name bij Major Incidents) neem je de regie. Je begeleidt het onderzoek naar de grondoorzaak en waarborgt een kwalitatief hoogwaardige analyse door de strikte toepassing van de '5 Why'-methode. Je zorgt ervoor dat de resultaten van deze analyses niet in een lade belanden, maar direct worden omgezet in concrete acties om herhaling te voorkomen.
• Kennisborging & Continu Verbeteren (Continual Service Improvement):Je bent de bewaker van de kennis binnen de organisatie. Je richt en onderhoudt de relevante knowledge databases en zorgt dat procedures na een incident direct worden vastgelegd in heldere, bruikbare Knowledge Articles. Je bent proactief bezig met het identificeren van trends en structurele zwakheden in de IT-omgeving, en vertaalt deze naar adviezen voor procesverbetering.
• Stakeholder Management & Adviesrol:Je fungeert als een strategische adviseur voor diverse systeemmanagers, waaronder de Incident-, Change- en Configuration Managers. Je vertaalt technische problematiek naar begrijpelijke rapportages voor stakeholders op verschillende niveaus. Je communiceert helder en tijdig over de status van lopende problemen en de voortgang van de voorgestelde oplossingen, waardoor je vertrouwen creëert binnen de organisatie.
• Monitoring, Trendanalyse & Rapportage:Je kijkt verder dan het incident van vandaag. Door middel van periodieke (trend)analyses breng je patronen in de incidentstroom in kaart. Je gebruikt deze data om proactief te adviseren over systeemverbeteringen en om de effectiviteit van het Problem Management proces zelf te monitoren en te optimaliseren.
• Tijdelijke aanstelling
• Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.

Dit bieden we nog meer

• Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
• Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
• Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Dit vragen wij

Opleiding en ervaring

• HBO Werk- en denkniveau: Je beschikt over een afgeronde HBO-opleiding in een relevante richting, zoals Informatica, Bedrijfskundige IT of een vergelijkbaar technisch/organisatorisch kennisgebied. Zonodig toetsbaar in een assesment.
• ICT-ervaring: Je hebt aantoonbare ervaring met ITIL-processen. Je weet hoe er gewerkt wordt in complexe IT-omgevingen. En je kunt een bijdrage leveren aan het optimaliseren van het problemproces.
• Analytisch vermogen: Je bent een expert in het doorgronden van complexe vraagstukken en kunt de '5 Why'-methode uitstekend toepassen.
• Communicatie: Je bent communicatief zeer vaardig in de Nederlandse taal en bent in staat om zowel technische inhoud als procesmatige voortgang helder te communiceren naar diverse stakeholders op diverse niveaus.

Kennis en vaardigheden:

• Proceskennis: Je hebt een sterke affiniteit met ITIL-processen. Een ITIL Foundation V3 of V4 certificering wordt hierbij als een grote pré beschouwd.
• Technisch inzicht: Je begrijpt diverse IT-bouwstenen (zoals netwerken, DCS en ITT) en bent in staat deze te vertalen naar de juiste CI-registraties binnen het systeem ServiceNow.
• Analytisch vermogen: Je bent een sterke analyticus die in staat is om complexe technische vraagstukken om te zetten in concrete verbeterinitiatieven en risico-analyses.
• Communicatie: Je bent zeer vaardig in de Nederlandse taal (zowel mondeling als schriftelijk). Je moet in staat zijn om informatie-sessies te organiseren en instructies te geven aan collega's.
• Expertise in data: Je hebt aantoonbare ervaring met het analyseren, doorgronden en correct verwerken van complexe informatie uit verschillende technische bronnen.
• Leergierigheid: Je hebt de bereidheid om continu bij te blijven in je vakgebied en de nieuwste systemen en methodieken onder de knie te krijgen.
• Tooling: Kennis van en ervaring in het gebruik van Service Now is een pré.
• Resultaatgericht & Verantwoordelijk: Je neemt de regie over het probleemproces en voelt je verantwoordelijk voor de definitieve oplossing van 'known errors'.
• Coördinerend & Verbindend: Je bent een sterke verbinder die teams (zoals IT-ops en Development) weet te verenigen rondom een gezamenlijk doel.
• Proactief & Initiatiefrijk: Je wacht niet af, maar identificeert proactief kansen voor procesverbetering en implementeert veranderingen om de servicebetrouwbaarheid te verhogen.
• Communicatie: Je geeft complexe informatie duidelijk weer, zodat die aansluit bij relevante doelgroepen.

Hier kom je te werken

Meer over Commando Materieel en IT

Camp New Amsterdam, Huis ter Heide

Visie
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.
Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.
Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).
Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.
Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. Wij verzoeken vriendelijk om geen ongevraagde aanbiedingen, telefoontjes of e-mails te sturen. Dank u voor uw begrip.