Management Assistente

High-Quality; Schiphol; Hybrid; EUR 40,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

28 vakantiedagen

Pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Parkeerkostenvergoeding

Duurzaamheidsvergoeding

Job summary

SADC zoekt een Management Assistente die de professionele ondersteuning van de organisatie verzorgt. Je onderhoudt de agenda en mailbox van een directielid, coördineert complexe afspraken en verzorgt de planning van vergaderruimtes.

Je bent ook aanspreekpunt voor ICT en facilitaire zaken en werkt nauw samen met Business Support. Je hebt een proactieve en servicegerichte houding, schakelt flexibel tussen taken en draag bij aan een efficiënte werkplek.

Qualifications

• Ervaring in een ondersteunende functie zoals Office Manager of Management Assistant.
• Ervaring met agendabeheer en organisatie van bijeenkomsten.
• Sterke organisatorische vaardigheden en overzicht kunnen bewaren.
• Proactieve, zelfstandige en servicegerichte werkhouding.
• Goede communicatieve vaardigheden en gastvrije instelling.
• Vermogen om snel tussen werkzaamheden te schakelen.

Responsibilities

• Beheren van de agenda en mailbox van een directielid.
• Plannen en coördineren van complexe afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten.
• Beheren van de algemene mailbox en zorgen voor tijdige afhandeling van binnenkomende verzoeken.
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers en externe relaties.
• Verzorgen van de planning en het beheer van vergaderruimtes.
• Organiseren van lunches en verzorgen van kantoorartikelen en andere facilitaire benodigdheden.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor ICT-gerelateerde vragen en facilitaire zaken.
• Bijhouden en actualiseren van contactgegevens van externe relaties en stakeholders.
• Administratief ondersteunen bij projecten en interne bedrijfsprocessen.
• Signaleren van knelpunten en meedenken over verbeteringen.

Skills

Office Manager

Management Assistant

Directiesecretaresse

Business Support

Agendabeheer

Communicatieve vaardigheden

Proactieve werkhouding

Tools

ICT

Job description

SADC is een organisatie die zich bezighoudt met gebiedsontwikkeling. Daarbij kijkt SADC verder dan alleen het realiseren van commerciële resultaten. Ook duurzaamheid, biodiversiteit en maatschappelijke impact spelen een belangrijke rol in de projecten en keuzes die de organisatie maakt.

Binnen SADC werken professionals die betrokken zijn bij hun vakgebied en graag bijdragen aan de ambities van de organisatie. Er wordt waarde gehecht aan samenwerking, het delen van kennis en het blijven ontwikkelen van zowel medewerkers als werkprocessen.

De organisatie kenmerkt zich door drie belangrijke kernwaarden: verbindend, innovatief en professioneel. Dat betekent dat collega's elkaar opzoeken, verantwoordelijkheid nemen en openstaan voor nieuwe ideeën en verbeteringen.

Ook digitalisering en duurzaamheid zijn belangrijke onderwerpen binnen SADC. De organisatie kijkt voortdurend naar manieren om slimmer te werken en tegelijkertijd rekening te houden met de omgeving en de toekomst.

Als Management Assistente sta je midden in deze organisatie. Je hebt contact met verschillende collega's, krijgt veel mee van wat er binnen SADC speelt en draagt eraan bij dat de dagelijkse werkzaamheden professioneel en efficiënt verlopen.

Je bent daarmee niet alleen degene die praktische zaken regelt, maar ook een belangrijke verbindende factor binnen de organisatie.

Functiebeschrijving

Als Management Assistente ben je samen met je collega's verantwoordelijk voor de professionele ondersteuning van de organisatie. Je hebt een centrale positie binnen SADC en bent voor veel collega's en externe relaties een belangrijk aanspreekpunt.

Een belangrijk onderdeel van je functie is de ondersteuning van een directielid. Je beheert de agenda en mailbox, plant complexe afspraken en zorgt ervoor dat bijeenkomsten met verschillende betrokken partijen goed worden georganiseerd. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en zorgt ervoor dat afspraken en verzoeken tijdig worden opgepakt.

Daarnaast ben je betrokken bij het dagelijkse reilen en zeilen op kantoor. Je zorgt ervoor dat bezoekers gastvrij worden ontvangen, vergaderruimtes klaarstaan en collega's kunnen rekenen op een prettige en goed georganiseerde werkomgeving.

Ook ondersteun je bij facilitaire zaken, ICT-gerelateerde vragen en verschillende administratieve werkzaamheden. Je hoeft daarbij niet overal zelf een oplossing voor te hebben, maar weet wel hoe je zaken in beweging krijgt en zorgt ervoor dat vragen bij de juiste personen terechtkomen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van de agenda en mailbox van een directielid;

• Plannen en coördineren van complexe afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten;

• Beheren van de algemene mailbox en zorgen voor een tijdige afhandeling van binnenkomende verzoeken;

• Ontvangen en begeleiden van bezoekers en externe relaties;

• Verzorgen van de planning en het beheer van vergaderruimtes;

• Organiseren van lunches en verzorgen van kantoorartikelen en andere facilitaire benodigdheden;

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor ICT-gerelateerde vragen en facilitaire zaken;

• Bijhouden en actualiseren van contactgegevens van externe relaties en andere stakeholders;

• Administratief ondersteunen bij projecten en interne bedrijfsprocessen;

• Signaleren van knelpunten en meedenken over het verbeteren van werkprocessen en dienstverlening.

Wat deze functie interessant maakt, is dat je veel verschillende werkzaamheden combineert. Het ene moment ben je bezig met een complexe agenda of een belangrijke bijeenkomst, terwijl je even later een collega helpt met een praktische vraag of meedenkt over hoe een intern proces beter georganiseerd kan worden.

Je werkt daarbij nauw samen met je collega's binnen Business Support. Jullie stemmen werkzaamheden op elkaar af, nemen taken van elkaar over wanneer dat nodig is en zorgen samen voor continuïteit binnen de organisatie.

Functie-eisen

Je bent een organisatorisch sterke en servicegerichte professional die het leuk vindt om anderen te ondersteunen en tegelijkertijd zelf verantwoordelijkheid te nemen. Je houdt van afwisseling, kunt goed prioriteiten stellen en raakt niet snel het overzicht kwijt wanneer er meerdere dingen tegelijkertijd spelen.

Je begrijpt dat goede ondersteuning verder gaat dan alleen het uitvoeren van werkzaamheden. Je denkt vooruit, ziet wat er nodig is en onderneemt actie voordat iemand daarom hoeft te vragen. Daarbij ben je toegankelijk en communicatief vaardig, maar durf je collega's ook op een professionele manier aan te spreken wanneer afspraken niet worden nagekomen.

Omdat je regelmatig contact hebt met directieleden, collega's en externe relaties, weet je hoe belangrijk discretie, betrouwbaarheid en een professionele uitstraling zijn.

Je vindt het bovendien leuk om binnen een organisatie te werken waar ontwikkelingen plaatsvinden en waar ruimte is om mee te denken over verbeteringen.

Wat we graag terugzien:

• Ervaring in een ondersteunende functie, bijvoorbeeld als Office Manager, Management Assistant, Directiesecretaresse of Business Support Medewerker;

• Ervaring met agendabeheer, het organiseren van bijeenkomsten en administratieve ondersteuning;

• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om overzicht te houden;

• Een proactieve, zelfstandige en servicegerichte werkhouding;

• Goede communicatieve vaardigheden en een gastvrije instelling;

• Het vermogen om gemakkelijk te schakelen tussen verschillende werkzaamheden en belangen;

• Een nauwkeurige en gestructureerde manier van werken;

• Affiniteit met facilitaire zaken, ICT en het verbeteren van interne processen;

• Een professionele en integere houding, waarbij je zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie.

Je hoeft niet op ieder onderdeel al uitgebreide ervaring te hebben. Belangrijker is dat je organisatorisch sterk bent, verantwoordelijkheid neemt en het leuk vindt om een brede ondersteunende rol te vervullen.

Arbeidsvoorwaarden

Bij SADC krijg je een brede en afwisselende functie waarin je een belangrijke bijdrage levert aan de dagelijkse ondersteuning van de organisatie. Je werkt nauw samen met verschillende collega's en krijgt de ruimte om verantwoordelijkheid te nemen, initiatief te tonen en mee te denken over verbeteringen.

Je komt terecht in een professionele en betrokken werkomgeving waar samenwerking centraal staat en waar veel aandacht is voor persoonlijke ontwikkeling, duurzaamheid en innovatie.

Je kunt rekenen op:

• Een veelzijdige functie voor 36 tot 40 uur per week;

• Een salaris tussen € 3.578 en € 4.150 bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van kennis en ervaring;

• 28 vakantiedagen op basis van een 40-urige werkweek;

• De mogelijkheid om hybride te werken, waarbij je in overleg 1 tot 2 dagen per week vanuit huis kunt werken;

• Een goede pensioenregeling, waarbij de werkgever twee derde van de pensioenpremie voor zijn rekening neemt;

• Een reiskostenvergoeding van € 0,25 per kilometer of een zakelijke OV-kaart;

• Vergoeding van parkeerkosten;

• Een duurzaamheidsvergoeding van € 500, bijvoorbeeld te besteden aan duurzame voorzieningen in huis, zoals een warmtepompboiler;