Management Assistent HR

Bij Oranje; Gelderland; On-site; EUR 36,000 - 51,000; Full time

Job summary

TenneT zoekt een Management Assistent HR die proactief administratieve en organisatorische ondersteuning biedt aan meerdere leden van het HR Management Team. Je werkt vanaf Arnhem en Amsterdam, behoudt overzicht in een dynamische omgeving en fungeert als schakel tussen HR MT en stakeholders.

Je bewaakt informatie en acties, beheert spreadsheets en documenten en ondersteunt bij inkoop in SAP S/4HANA. Integriteit en discrete omgang met vertrouwelijke gegevens zijn essentieel.

Qualifications

• Organisatorisch sterk en nauwkeurig werken.
• Proactieve houding bij het bewaken van acties en deadlines.
• In staat om meerdere taken te managen en structuur te behouden.

Responsibilities

• Agendabeheer en coördinatie van afspraken binnen en buiten HR.
• Voorbereiden van bijeenkomsten, events en teamactiviteiten; verslaglegging waar nodig.
• Acties en deadlines bewaken en opvolgen.
• Fungeren als verbindende schakel tussen HR MT-leden, HR-collega’s en stakeholders.
• SharePoint-omgeving van unit HR actueel houden.
• Ondersteunen bij opstellen en beheren van spreadsheets, presentaties en correspondentie.
• Verzorgt inkoopaanvragen en inkooporders in SAP S/4HANA.
• Discretie met vertrouwelijke personeelsinformatie.
• Functioneren als spin in het web.

Skills

Organisatorisch sterk

Proactief

Zelfstandig

Verbindende persoonlijkheid

Plannen en organiseren

Zorgvuldigheid

Flexibiliteit

Klantgerichtheid

Eigenaarschap

Tools

SharePoint

SAP S/4HANA

Job description

Opdrachtomschrijving

Management Assistent HR

Introductie

Jij voert proactief faciliterende en ondersteunende werkzaamheden uit voor verschillende leden van het HR Management Team. Door jouw organisatietalent ben jij in staat om agenda’s te beheren, prioriteiten te stellen, acties te bewaken en verbinding te leggen tussen verschillende stakeholders binnen en buiten HR.

Over TenneT, unit, afdeling en team

TenneT is de toonaangevende Europese netbeheerder en speelt een sleutelrol in de energietransitie. Met meer dan 23.500 kilometer aan hoogspanningsverbindingen en bijna 5.000 medewerkers zorgen we voor een veilige en betrouwbare stroomvoorziening in Nederland en grote delen van Duitsland. Je gaat aan de slag binnen de unit HR. Als Management Assistent ondersteun je meerdere leden van het HR Management Team op administratief en organisatorisch gebied. Je bent een belangrijke schakel tussen de HR MT-leden, HR-collega’s en overige stakeholders binnen de organisatie. Vanuit jouw standplaats Arnhem en Amsterdam ondersteun je het team bij het efficiënt functioneren van de afdeling. Je werkt zelfstandig, signaleert wat er speelt binnen de organisatie en zorgt ervoor dat afspraken, informatie en acties tijdig worden opgevolgd. Door jouw proactieve houding en gevoel voor structuur draag je bij aan de continuïteit van het HR Management Team.

De functie

• Agendabeheer: je beheert en coördineert afspraken binnen en buiten HR, houdt agenda’s actueel en zorgt voor tijdige afstemming en informatievoorziening;
• Plannen, organiseren en voorbereiden van interne en externe vergaderingen, evenementen en teamactiviteiten. Indien gewenst verzorg je verslaglegging en bewaak je de voortgang van actiepunten;
• Je bewaakt acties, deadlines en opvolging van gemaakte afspraken;
• Je functioneert als verbindende schakel tussen HR MT-leden, HR-collega’s en andere stakeholders binnen de organisatie;
• Je bent verantwoordelijk voor het actueel houden van de SharePoint-omgeving van de unit HR;
• Je ondersteunt bij het opstellen en beheren van spreadsheets, presentaties, correspondentie en overige documentatie;
• Je verzorgt en verwerkt inkoopaanvragen en inkooporders in SAP S/4HANA;
• Je gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke en personeelsgerelateerde informatie;
• Jij functioneert als een echte ‘spin in het web’.

Profiel

• Je bent organisatorisch sterk, werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail;
• Je bent proactief, kunt goed prioriteiten stellen en behoudt overzicht in een dynamische werkomgeving;
• Je bent zelfstandig, gestructureerd en in staat om meerdere werkzaamheden gelijktijdig te managen;
• Je bent een verbindende persoonlijkheid die gemakkelijk schakelt tussen verschillende niveaus binnen de organisatie;
• Je hebt een positieve instelling, gevoel voor humor en draagt actief bij aan een prettige samenwerking binnen het team;
• Kernwoorden voor jou zijn: samenwerken, plannen en organiseren, zorgvuldigheid, flexibiliteit, klantgerichtheid en eigenaarschap.

Belangrijk

• Deze functie betreft een tijdelijke opdracht binnen de HR-organisatie;
• De standplaats voor deze functie is Arnhem, minimaal 2 a 3 dagen per week op kantoor aanwezig. Eens per twee weken wordt verwacht dat je aanwezig bent op het kantoor in Amsterdam;
• De inzet bedraagt 32 tot 40, bij een parttime inzet is het aanwezigheid op de woensdag verplicht ivm de huidige aanwezigheid van de teamleden;
• Gedurende de inwerkperiode wordt verwacht dat je vaker op kantoor aanwezig bent om kennis te maken met collega’s en werkzaamheden;

Aanvullende informatie

Je komt terecht in een energiek, optimistisch en divers team met veel ruimte voor zelfstandigheid; Je wordt ondersteund door twee ervaren Management Assistenten die je wegwijs maken binnen TenneT en de HR-organisatie;