Management Assistent(e) -Portfolio, Planning & Standards Onshore

Overheidzzp; Arnhem; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

TenneT zoekt een Management Assistent Onshore om proactief facilitatie- en ondersteunende werkzaamheden te verrichten in een technische projectomgeving. Je beheert de agenda, bewaakt tijdschema’s en stemt prioriteiten af met betrokkenen.

Je werkt binnen de unit Portfolio, Planning & Standards Onshore (ONN-PP) en ondersteunt de Head van de Unit bij voorbereidingen en realisatie van projecten, woont Area LT/MT-vergaderingen bij en verzorgt verslaglegging en communicatiekanalen.

Qualifications

• Minimaal vijf jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Relevante MBO- of HBO-opleiding afgerond.
• Affiniteit met technische omgeving en infrastructurele projecten.
• Goede communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Plan en organiseer interne en externe vergaderingen en (project)team/afdelingsevenementen; verslaglegging en voortgangsbewaking.
• Beheer van agenda voor Head en Leads en afstemming met betrokkenen.
• Coördineer communicatie via nieuwsbrieven en MS Teams/Area South pagina; kennissessies.
• Zorg voor tijdige verstrekking van bedrijfsmiddelen aan medewerkers.
• Inrichting en beheer van afdelings-SharePoint omgeving.
• Verwerk inkoopaanvragen in SAP.
• Fungeren als Spin in het web en bij afwezigheid collega invullen.

Skills

Agendabeheer

Plannen en organiseren

Communicatie

Stakeholder afstemming

Klantgericht

Education

MBO/HBO-opleiding

Tools

SharePoint

SAP

MS Office

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat de unitleiding en het managementteam ondersteunen met agendabeheer, vergaderorganisatie, verslaglegging, communicatie, SharePoint- en SAP-beheer en algemene organisatorische en faciliterende werkzaamheden binnen een technische projectomgeving.

Management Assistent PP Onshore

Introductie

Jij voert pro-actief faciliterende en ondersteunende werkzaamheden uit. Door jouw organisatietalent ben jij eenvoudig in staat om de agenda te beheren, bewaken van tijdschema’s, bepalen van prioriteiten en afstemming met de betrokkenen.

Over TenneT, unit, afdeling en team

TenneT is de toonaangevende Europese netbeheerder en speelt een sleutelrol in de energietransitie. Met meer dan 23.500 kilometer aan hoogspanningsverbindingen en bijna 5.000 medewerkers zorgen we voor een veilige en betrouwbare stroomvoorziening in Nederland en grote delen van Duitsland.

Je gaat aan de slag binnen de unit Portfolio, Planning & Standards Onshore (ONN-PP). Als Management Assistent ondersteun je de Head van deze Unit die verantwoordelijk is voor de Unit bij de voorbereiding en realisatie van de projecten. Je woont de vergaderingen van het Area LT/MT bij en voert proactief faciliterende en ondersteunende werkzaamheden uit, waaronder verslaggeving. Door jouw organisatietalent ben jij eenvoudig in staat om de agenda te beheren, bewaken van tijdschema’s, bepalen van prioriteiten en afstemming met de betrokkenen.

De functie

Je Belangrijkste Werkzaamheden Onder Elkaar

• Plannen, organiseren en voorbereiden van interne en externe vergaderingen en (project)team/afdelingsevenementen. Indien gewenst verzorg je verslaglegging en bewaking van voortgang/actiepunten


• Agendabeheer: je prioriteert, plant afspraken in en draagt zorg voor een goede balans in de agenda van de Head en/of meerdere Leads


• Jij bent verantwoordelijk voor de planning en bewaking van afdeling brede communicatie zoals input voor nieuwsbrieven, beheren communicatiekanalen MSTeams / InTenneT LPN Area South pagina en kennissessies


• Jij coördineert de tijdige verstrekking van bedrijfsmiddelen aan bestaande en nieuwe medewerkers


• Jij bent verantwoordelijk voor de inrichting en het beheer van de afdelings-SharePoint omgeving


• Jij verzorgt en verwerkt inkoopaanvragen in SAP


• Jij neemt waar bij afwezigheid van collega-team assistent


• Jij functioneert als een echte ‘Spin in het web.

Samen zorgen we voor een stabiel en duurzaam energienet. Nederland aan – samen met jou.

Eisen

• Dienstverband: Detachering


• Je hebt een relevante Mbo- of Hbo-opleiding afgerond en minimaal vijf jaar ervaring in een vergelijkbare functie


• Je hebt affiniteit met een technische omgeving (en begrippen) en je hebt bij voorkeur ervaring met het werken in (technische) infrastructurele projecten


• Je hebt kennis van en ervaring met Microsoft Office en Microsoft Sharepoint en kunt je andere systemen snel eigen maken. Ervaring met SAP is een pre


• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. Een goede beheersing van zowel Nederlands als Engels (schriftelijk) is een vereiste


• Je bent stressbestendig en vindt het fijn om in een dynamische omgeving te werken


• Je bent een stevige persoonlijkheid, communicatief sterk en toegankelijk. Bij jou is ‘het glas vooral half-vol’


• Je hebt vertrouwen in je eigen kwaliteiten, bent gewend zelfstandig en proactief te functioneren, de zaken juist te beoordelen, mee te denken en zelf te plannen en te organiseren


• Je hebt analytisch vermogen; verzamelt zelfstandig relevante informatie, ordent dit en legt verbanden


• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.

Wensen

• Je hebt bij voorkeur ervaring met het werken in (technische) infrastructurele projecten

Competenties

• Samenwerken


• Collegialiteit


• Zorgvuldigheid


• Plannen en organiseren


• To-the-point


• Resultaatgericht


• Klantgericht


• Gedreven


• Positief ingestelde 'spin in het web'


• Stevige persoonlijkheid


• Communicatief sterk


• Toegankelijk

Overige informatie

• Optie tot verlenging: Nee


• Gespreksdatum: Onbekend


• Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

TenneT is de beheerder van het landelijk hoogspanningsnet in Nederland en een groot deel van Duitsland. Ze zorgen voor de levering van elektriciteit aan miljoenen huishoudens en bedrijven en spelen een cruciale rol in de energietransitie naar duurzame energiebronnen.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.


• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match,


• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.