Management Assistent (Commandant Land Component)

Ministerie van Defensie; Steenwijkerland; On-site; EUR 35,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB-maandbudget

Maakt deel uit van IKB-regeling

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een Management Assistent (Commandant Land Component) voor de staf van ongeveer 15.000–20.000 personen. Je ondersteunt de Commandant, werkt in een kleine persoonlijke staf en vervult een spilfunctie in het zenuwcentrum van de Landmacht.

Je werkt nauw samen met de Hoofdofficier Toegevoegd en de chauffeur, onderhoudt confidante informatie, en bewaakt integriteit. Vereisten: mbo-4, organisatorische ervaring en uitstekende NL/EN/DE taalvaardigheden.

Qualifications

• Minimaal mbo-opleiding niveau 4 (administratief/secretarieel of juridisch richting).
• Relevante organisatorische en administratieve ervaring.
• Ervaring op directie- of commandogroepniveau is een pré.

Responsibilities

• Beheer en bewaak de complexe agenda van de Commandant.
• Bereid overleggen voor van A tot Z en plan reizen en hotels.
• Fungeer als eerste aanspreekpunt voor hooggeplaatsten en beheer telefoonverkeer (nationaal/internationaal).
• Beheer van vergaderstukken en zorg voor vlekkeloze aanlevering en registratie.
• Bied facilitaire en protocollaire ondersteuning en informeer/adviseer de Commandant.

Skills

Nederlands

Engels

Duits

Organisatie

Education

MBO-4

Tools

Microsoft Office

XPost

Job description

Vacature kenmerken

Standplaats: Utrecht

Contractduur: 1 jaar

Uren per week: 36 - 40

Maandsalaris: €3.169,00 - €4.179,00

Salarisniveau: Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Niveau: MBO 4

Vakgebied: Administratief / secretarieel

Vacaturenummer: 81063

Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep: Burger

Dit ga je doen

Ondersteun de operationele kern op het allerhoogste niveau van de Landmacht

Jouw rol: De spil in het zenuwcentrum van de Landmacht

De Commandant Land Component is verantwoordelijk voor de aansturing, gereedstelling en inzet van alle operationele eenheden van de Landmacht. Deze operationele kern bestaat uit ongeveer 15.000 tot 20.000 personen. Binnen deze omgeving worden beslissingen genomen die de hele Koninklijke Landmacht raken.

Als Managementassistent ben jij de spil in het web en werk je in het zenuwcentrum van de Landmacht. Je ondersteunt de Commandant en maakt deel uit van een hechte persoonlijke staf, die naast jou bestaat uit een Hoofdofficier Toegevoegd (Majoor) en een Chauffeur (Korporaal). Je werkt in een gedreven team van militaire en burger collega’s, waarin jij met jouw bijdrage écht het verschil maakt en als doel hebt de Commandant zo veel mogelijk te ontlasten. Omdat je direct betrokken bent bij vertrouwelijke informatie, is jouw integriteit in deze rol van onschatbare waarde.

Wat ga je doen?

Je hebt een breed en afwisselend takenpakket waarbij geen dag hetzelfde is. Jij hebt de touwtjes in handen en fungeert als poortwachter voor de Commandant.

Je dagelijkse werkzaamheden bestaan uit:

• Het beheren en bewaken van de complexe agenda van de Commandant, wat je doet in nauwe samenspraak met de Hoofdofficier Toegevoegd.
• Het van A tot Z voorbereiden van overleggen, zoals de Ondercommandantenvergadering, ad-hoc besprekingen en het wekelijkse agenda-overleg.
• Het plannen van reizen en afspraken, waaronder het boeken van hotels en vliegtickets en de afstemming met de chauffeur.
• Het optreden als eerste aanspreekpunt voor hooggeplaatste in- en externe contacten en het beheren van inkomend en uitgaand telefoonverkeer (zowel nationaal als internationaal).
• Het beheren van vergaderstukken: je bent medeverantwoordelijk voor een vlekkeloze aanlevering en registratie van nota's, zodat deelnemers aan overleggen altijd goed voorbereid zijn en alles correct in de systemen staat.
• Het bieden van facilitaire en protocollaire ondersteuning, waaronder het ontvangen en begeleiden van bezoekers, het coördineren van catering en attenties, en het gevraagd en ongevraagd adviseren van de Commandant over uiteenlopende zaken.

Dit vragen wij

Je bent een organisatorisch talent dat energie krijgt van het ondersteunen op het allerhoogste niveau. Je schrikt niet terug voor een dynamische en vertrouwelijke rol en kunt goed omgaan met wisselende, onvoorspelbare situaties en gevoelige informatie. Je hebt een faciliterende en zorgzame instelling, maar bent tegelijkertijd proactief, neemt verantwoordelijkheid en werkt zelfstandig. Bovenal ben je een leergierige, flexibele en stressbestendige teamspeler die goed kan schakelen tussen hectiek en periodes van rust, en die zich thuis voelt in een kleine, hechte groep.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• Een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4 (bijvoorbeeld in een administratieve, secretariële of juridische richting).
• Relevante organisatorische en administratieve ervaring.
• Ervaring met ondersteuning op directie- of commandogroepniveau is een pré.
• Sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands.
• Een goede beheersing (mondeling en schriftelijk) van de Engelse en Duitse taal.
• Kennis van diverse softwarepakketten, waaronder Microsoft Office en XPost.

Dit krijg je

Salarisniveau: Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Salarisomschrijving: Maandsalaris €3.169,00 - €4.179,00

Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur: 1 jaar

Minimaal aantal uren per week: 36

Maximaal aantal uren per week: 40

Dit bieden we nog meer

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek (VGB) is onderdeel van het sollicitatieproces.
• Het is noodzakelijk dat je als burgersollicitant de Nederlandse nationaliteit hebt. Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor de aanstelling. Daarnaast kan een veiligheidsonderzoek en referentiecheck deel uit maken van de selectieprocedure. Dit betreft een achtergrondcheck op onder meer strafblad en financiële zaken, die gemiddeld 8 weken in beslag neemt.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!

Selectieproces

• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaardtermijn die de AVG voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Bij het ontvangen van voldoende reacties van geschikte kandidaten sluiten wij de vacature eerder.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Ministerie van Defensie

Defensie is niet zomaar een werkgever. Met een baan bij het ministerie van Defensie investeer je in je toekomst. Direct of indirect werk je aan vrede en veiligheid in Nederland en daarbuiten. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en het Commando Materieel en IT (COMMIT).

De Koninklijke Landmacht

De Koninklijke Landmacht draagt op de grond bij aan vrijheid, veiligheid en welvaart in Nederland en daarbuiten. De Landmacht doet dit met professionele en goed getrainde militairen. Onder de zwaarste omstandigheden voeren zij wereldwijd gevechtsoperaties uit, bieden humanitaire hulp of ondersteunen bij rampen. Bij de Landmacht werken naast beroepsmilitairen veel niet-militaire medewerkers, de zogenaamde burgerfuncties. Als burger bij de Landmacht ondersteun je de militairen vanuit jouw expertise. Zo draag je bij aan wereldwijde vrede en veiligheid.

Organisatie-URL

www.defensie.nl

Afdelingsnaam

Koninklijke Landmacht

Afdelingsomschrijving

Voor de aansturing van de Koninklijke Landmacht en het scheppen van de randvoorwaarden beschikt de commandant van de landstrijdkrachten op de Kromhout Kazerne in Utrecht over een staf, bestaande uit de directies Training & Operatie, Materieel & Diensten, Personeel & Organisatie, Kennis & Ontwikkeling en Financiën & Controle. Een speciale afdeling Integratie zorgt voor stroomlijning van en afstemming binnen de stafprocessen.

Afdeling-URL

www.werkenbijdefensie.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Geert van der Velden
[e-mail]

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Geert van der Velden
[e-mail]
0652073578

Locatie: Utrecht Niveau: MBO 4 36 - 40 uren per week €3.150 ~ €4.200 salaris Administratief / secretarieel Management Assistent (Commandant Land Component) Hier kom je te werken

Vaardigheden

• Er is geen minimale opleiding vereist
• Je beheerst Nederlands

Wat wij bieden

Salaris: minimaal €4.179,-