Management assistent

TEAM ED; Amsterdam; On-site; EUR 34,000 - 50,000; Part time

Benefits offered by this job

Bruto fulltime salaris tussen €3.026–€

8% vakantiegeld

8,3% eindejaarsuitkering

170 verlofuren

Pensioenregeling

Persoonlijke opleidingsbudget

Overige arbeidsvoorwaarden cao Sociaal

Job summary

Stichting TEAM ED zoekt een Management Assistent voor Amsterdam. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de Directeur-Bestuurder en Directiesecretaris en bewaakt voortgang van afspraken en processen.

Je werkt nauw samen met interne collega’s en externe relaties en regelt diverse officemanagement taken. Je hebt HBO werk- en denkniveau en meerdere jaren ervaring als (Directie)secretaresse of Management Assistent.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een relevante opleiding.
• Ervaring als (Directie)secretaresse of managementassistent gewenst.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Kennis van MS Office, OneDrive en Sharepoint; kennis van Exact en Basecone is een pré.

Responsibilities

• Secretariële ondersteuning: voorbereiden, notuleren en opvolgen van (team)overleggen.
• Administratieve ondersteuning: opstellen van contracten en documenten.
• Verwerken en archiveren van stukken in het digitale systeem.
• Coördineren van interne communicatie en informatievoorziening.
• Organiseren van bijeenkomsten en facilitaire zaken.

Skills

Secretariële ondersteuning

Administratieve ondersteuning

HR- en communicatietaken

MS Office kennis

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

OneDrive

Sharepoint

Exact

Basecone

Job description

Als Management Assistent bij Stichting TEAM ED ben je het eerste aanspreekpunt voor de Directeur-Bestuurder en de Directiesecretaris. Je houdt het overzicht, bewaakt de voortgang van afspraken processen, en zorgt dat alles tot in de puntjes geregeld is. Je werkt nauw samen met verschillende interne collega’s en externe relaties en zorgt ervoor dat het management zich volledig kan richten op de strategische en inhoudelijke taken. Daarnaast zal je diverse officemanagement gerelateerde taken tot je nemen. Kortom, een veelzijdige en afwisselende functie op een prachtige plek in Amsterdam waarin geen dag hetzelfde is!

Je takenpakket bestaat o.a. uit:

• Secretariële ondersteuning:
• Voorbereiden, notuleren en opvolgen van (team) overleggen
• Verzorgen van correspondentie
• Administratieve ondersteuning:
• Ondersteunen bij het opstellen van contracten, overeenkomsten en documenten
• Verwerken en archiveren van belangrijke stukken in het digitale systeem
• Opstellen van conceptoffertes en versturen facturen
• Verwerken, controleren en inboeken van declaraties en facturen in Basecone
• Coördineren van interne communicatie en informatievoorziening
• Regelen van facilitaire zaken zoals ICT-contacten, kantoorbenodigdheden en contact met de beheerder van het pand
• Ondersteunen bij het organiseren van bijeenkomsten en vrijwilligersactiviteiten
• HR- en communicatietaken (ondersteunend):
• Ondersteuning bij indiensttreding van nieuwe medewerkers
• Bijhouden van personeelsdossiers
• Meewerken aan interne en externe communicatie
• Bijhouden van website in Wordpress
• Signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen in werkwijzen en administratieve processen
• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een afgeronde relevante opleiding
• 16 - 24 uur per week beschikbaar
• Enkele jaren ervaring als (Directie)secretaresse, Management Assistent of aanverwante functies, liefst in een organisatie met verglijkbare omvang
• Kennis van diverse MS Office programma's waaronder OneDrive en Sharepoint is een vereiste, kennis van Exact en Basecone is een pré. Bereidheid deze programma's eigen te maken.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
• Verder heb jij een dienstverlenende instelling, een hoog verantwoordelijkheidsgevoel en beschik je over een goed ontwikkeld organisatievermogen

De organisatie en afdeling

TEAM ED is een jonge groeiende organisatie werkzaam in het Sociaal Domein in Amsterdam, Amstelveen en Haarlemmermeer. Haar doelstelling is zorg- en dienstverlening te verbeteren door het inzetten van ervaringsdeskundige en hun de kans te geven te groeien. De ervaringsdeskundige hebben ervaringen in allerlei kwetsbaarheden: psychiatrie, verslaving, dak- en thuisloosheid, schulden, jeugdzorg, detentie etc. In een werkleertraject begeleiden zij groeps- en individuele herstelactiviteiten door heel Amsterdam en omliggende gemeenten. Het team bestaat op dit moment uit ongeveer 20 vaste medewerkers en zo'n 100 vrijwilligers.

• Bruto fulltime salaris tussen €3.026 en €4.523, afhankelijk van senioriteit en ervaring (conform cao Sociaal werk - schaal 7)
• 8% vakantiegeld + 8,3% eindejaarsuitkering (IKB budget)
• 170 verlofuren o.b.v. een fulltime dienstverband
• Goede pensioenregeling
• Persoonlijke opleidingsbudget
• Overige arbeidsvoorwaarden conform cao Sociaal Werk

Voor informatie bel Georgette Groutars: 06-21414393

Vacature staat open tot een geschikte kandidaat is gevonden