Management Assistant - Secretary Plus

Jobster; Den Haag; On-site; EUR 28,000 - 39,000; Full time

Job summary

Jobster in Den Haag zoekt een ervaren Management Assistant die zelfstandig kan werken en professioneel schakelt binnen een zakelijke vastgoedomgeving. Je bent het aanspreekpunt voor bezoekers en relaties en beheert de complex agenda’s van de directie.

Je organiseert meetings, reizen en zakelijke evenementen, bereidt agenda’s en notulen voor en bewaakt voortgang. Daarnaast coördineer je facilitaire zaken en draag je bij aan een efficiënte kantoororganisatie.

Qualifications

• Nederlands uitstekend in woord en schrift.
• Engels goed in woord en schrift.
• Minimaal drie jaar ervaring als Management Assistant.

Responsibilities

• Verwelkom bezoekers en relaties; eerste aanspreekpunt voor externe contacten.
• Beheer de directieagenda en mailboxen; bewaak prioriteiten.
• Organiseer en coördineer vergaderingen, afspraken, reizen en zakelijke evenementen.
• Bereid vergaderingen voor: agenda’s, notulen en actielijsten en volg deze op.
• Coördineer facilitaire zaken en bewaak kantoororganisatie; signaleer verbeterkansen.

Skills

Nederlands (uitstekend)

Engels (goede beheersing)

Discreet, betrouwbaar

Communicatieve vaardigheden

Education

MBO 4 of HBO Officemanagement of vergelijkbaar werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

Job description

In deze functie ben je veel meer dan het visitekaartje van de organisatie. Je bent de verbindende factor binnen het kantoor en een onmisbare sparringpartner voor de directie. Je weet wat prioriteit heeft, anticipeert op wat komen gaat en zorgt ervoor dat zaken geregeld zijn voordat erom gevraagd wordt.

Dit ga je doen

• Verwelkom je bezoekers en zakelijke relaties en ben je hun eerste aanspreekpunt;
• Beheer je complexe agenda’s en mailboxen van de directie en bewaak je prioriteiten;
• Organiseer en coördineer je vergaderingen, afspraken, reizen en zakelijke evenementen;
• Bereid je vergaderingen voor, stel je agenda’s, notulen en actielijsten op en volg je deze op;
• Coördineer je facilitaire zaken, bewaak je de kantoororganisatie en signaleer je verbeterkansen.

Dit ben jij

Je bent een ervaren Management Assistant die zelfstandig werkt, overzicht houdt en professioneel schakelt binnen een zakelijke vastgoedomgeving.

Dit ga je doen

• Verwelkom je bezoekers en zakelijke relaties en ben je hun eerste aanspreekpunt;
• Beheer je complexe agenda’s en mailboxen van de directie en bewaak je prioriteiten;
• Organiseer en coördineer je vergaderingen, afspraken, reizen en zakelijke evenementen;
• Bereid je vergaderingen voor, stel je agenda’s, notulen en actielijsten op en volg je deze op;
• Coördineer je facilitaire zaken, bewaak je de kantoororganisatie en signaleer je verbeterkansen.

Dit ben jij

Je bent een ervaren Management Assistant die zelfstandig werkt, overzicht houdt en professioneel schakelt binnen een zakelijke vastgoedomgeving.

Over het bedrijf

Je komt te werken bij een ondernemende vastgoedinvesteerder in ’s-Gravenhage, met een hoogwaardige portefeuille en een lange termijnvisie. Vanuit een modern kantoor, met vaste werkplekken, stilteplekken en meerdere vergaderruimtes, werk je in een omgeving waar professionaliteit, vertrouwen en ondernemerschap belangrijk zijn en waar de lijnen kort zijn.

Wat bieden wij jou?

• MBO 4 of HBO Officemanagement, of vergelijkbaar werk- en denkniveau;
• Minimaal drie jaar ervaring als Management Assistant;
• Uitstekende beheersing Nederlands, goede beheersing Engels in woord/schrift;
• Voldoende ervaring met Microsoft 365;
• Discreet, betrouwbaar, representatief en communicatief sterk op directieniveau.