Management Assistant Green Energy Storage

Koninklijke Vopak N.V.; Rotterdam; Hybrid; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Bonusregeling

Goede reiskostenvergoeding

Pensioenregeling

Job summary

Koninklijke Vopak N.V. en Green Energy Storage zoeken een proactieve Management Assistent die achter de schermen alles op rolletjes laat lopen. Je verzorgt secretariële ondersteuning, beheert dynamische agenda's en fungeert als aanspreekpunt voor interne en externe contacten.

Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en behoudt rust in drukke periodes. Een HBO-niveau en minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke rol zijn vereist, met voorkeur voor multinational-ervaring.

Qualifications

• Minstens 5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol
• Ervaring bij een multinational is een pré
• Digitaal vaardig, bekend met Microsoft 365, Teams en SharePoint
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift
• Beschikbaarheid voor minimaal 32 uur per week

Responsibilities

• Secretariële en administratieve ondersteuning van CEO en leiderschapsteam
• Beheer en planning van dynamische agenda’s en afspraken
• Aanspreekpunt voor collega’s, bezoekers en externe partners
• Vlot oppakken van vragen en prioriteiten inschatten
• Regelen van facilitaire zaken en reisarrangementen
• Organiseren van (internationale) meetings en teamdagen
• Overzicht bewaren van deadlines en documenten
• Aanmaken van inkoopaanvragen en zorgen voor goed ingerichte systemen
• Bijdragen aan efficiëntere werkprocessen en positieve teamspirit

Skills

Secretariële vaardigheden

Agenda management

Communicatieve vaardigheden

Taalvaardigheid NL/EN

Zelfstandigheid

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

Teams

SharePoint

Job description

Samen bouwen Green Energy Storage (GES) en Vopak aan het energiesysteem van de toekomst. Met grootschalige batterijprojecten werken we aan een betrouwbaar, duurzaam en flexibel elektriciteitsnet. En daar kun jij een belangrijk onderdeel van zijn!

Jouw missie

Ons team groeit snel! Daarom zoeken we een proactieve Management Assistent die ervoor zorgt dat achter de schermen alles op rolletjes loopt. In deze veelzijdige rol bewaar je het overzicht, stel je moeiteloos prioriteiten en zorg je dat het organisatorisch helemaal klopt. Je werkt zelfstandig, neemt graag initiatief en ziet vaak al wat er moet gebeuren voordat iemand het vraagt.

Wat ga je doen?

Je krijgt een breed en gevarieerd takenpakket waarin je het organisatorische hart van ons kantoor vormt en het management ondersteunt. Denk hierbij aan:

• Het bieden van secretariële en administratieve ondersteuning van de CEO en het leiderschapsteam.
• Slim en efficiënt beheer van dynamische agenda’s, inclusief het plannen, voorbereiden en bewaken van interne en externe afspraken.
• Het aanspreekpunt voor collega's, bezoekers en externe partners.
• Je pakt vragen vlot op en weet precies in te schatten wat urgent is en wat even kan wachten.
• Het regelen van facilitaire zaken (kantoormanagement en leveranciers) en het verzorgen van reisarrangementen (transport, verblijf en visa).
• Organiseren van (internationale) meetings, conferenties, teamevenementen en inspirerende teamdagen.
• Overzicht bewaren over deadlines, documenten, informatiestromen en overzichten.
• Aanmaken van inkoopaanvragen (Purchase Orders) en samen met IT zorgen voor goed ingerichte systemen en werkplekken.
• Meedenken over het slimmer en fijner inrichten van onze werkprocessen, én bijdragen aan een fijne werksfeer en goede teamspirit.

Wie ben jij?

HBO werk- en denkniveau met minstens 5 jaar ervaring in een soortgelijke rol (ervaring bij een multinational is een pré). Ervaring in een professionele werkomgeving (bij voorkeur in de energiesector of zakelijke dienstverlening). Digitaal vaardig (o.a. Microsoft 365, Teams, SharePoint) en minimaal 32 uur per week beschikbaar. Zelfstandig, proactief en een echte organisator die rust bewaart in de hectiek. Betrouwbaar, discreet en integer – iemand op wie het leiderschapsteam kan bouwen. Enthousiast over een dynamische, snelgroeiende omgeving. Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Wat bieden wij jou?

Een afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid en volop ruimte voor eigen initiatief. Een marktconform en competitief salaris dat past bij jouw ervaring en vaardigheden. Een aantrekkelijke bonusregeling. Goede reiskostenvergoeding. Mogelijkheid tot hybride werken, met een fijn kantoor direct naast station Breda. 25 vakantiedagen per jaar om lekker op te laden. Een uitstekende pensioenregeling. Aandacht voor jouw persoonlijke groei en doorgroeimogelijkheden binnen Green Energy Storage en Vopak.

Klaar om de uitdaging aan te gaan?

Wil jij als Management Assistent het verschil maken in de energietransitie?

Citizens and businesses everywhere can switch on the lights and go about their day, without ever having to wonder whether the energy is available. Vopak provides infrastructure solutions for storing the products that make it possible. But our tanks and terminals alone don’t get the job done. Our people do. That’s why we say: there is human energy inside. Read more about us at www.careersatvopak.com