Management Assistant Green Energy Storage

Royal Vopak; Rotterdam; Hybrid; EUR 36,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Bonusregeling

Goede reiskostenvergoeding

Hybride werken

Job summary

Royal Vopak zoekt een proactieve Management Assistent die achter de schermen alles op orde houdt. Je levert secretariële en administratieve ondersteuning aan de CEO en het leiderschapsteam, beheert dynamische agenda's en coördineert interne en externe afspraken.

Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en bewaart rust in drukte. Daarnaast regel je facilitaire zaken, reist en verzorgt visa, organiseert (internationale) meetings en draagt bij aan een goede teamspirit.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist.
• Ervaring als Management Assistent of vergelijkbare rol.
• Ruime ervaring met Microsoft 365 en dagelijkse kantoortoepassingen.

Responsibilities

• Secretariële en administratieve ondersteuning van CEO en leiderschapsteam.
• Beheren van dynamische agenda’s, plannen en bewaken van afspraken.
• Aanspreekpunt voor collega’s, bezoekers en externe partners.
• Regelen van facilitaire zaken en reisarrangementen.
• Organiseren van (internationale) meetings en teamdagen.
• Beheren van deadlines, documenten en informatiestromen.
• Inkoopaanvragen en IT-gerelateerde werkplekken coördineren.
• Bijdragen aan efficiënte werkprocessen en een goede teamspirit.

Skills

Secretariële ondersteuning

Agenda beheer

Administratieve vaardigheden

Microsoft 365

Teams

SharePoint

Zelfstandig werken

Proactief

Taalvaardigheid NL/EN

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Samen bouwen Green Energy Storage (GES) en Vopak aan het energiesysteem van de toekomst. Met grootschalige batterijprojecten werken we aan een betrouwbaar, duurzaam en flexibel elektriciteitsnet. En daar kun jij een belangrijk onderdeel van zijn!

Jouw missie

Ons team groeit snel! Daarom zoeken we een proactieve Management Assistent die ervoor zorgt dat achter de schermen alles op rolletjes loopt. In deze veelzijdige rol bewaar je het overzicht, stel je moeiteloos prioriteiten en zorg je dat het organisatorisch helemaal klopt. Je werkt zelfstandig, neemt graag initiatief en ziet vaak al wat er moet gebeuren voordat iemand het vraagt.

Wat ga je doen?

Je krijgt een breed en gevarieerd takenpakket waarin je het organisatorische hart van ons kantoor vormt en het management ondersteunt. Denk hierbij aan:

• Het bieden van secretariële en administratieve ondersteuning van de CEO en het leiderschapsteam.
• Slim en efficiënt beheer van dynamische agenda’s, inclusief het plannen, voorbereiden en bewaken van interne en externe afspraken.
• Het aanspreekpunt voor collega's, bezoekers en externe partners. Je pakt vragen vlot op en weet precies in te schatten wat urgent is en wat even kan wachten.
• Het regelen van facilitaire zaken (kantoormanagement en leveranciers) en het verzorgen van reisarrangementen (transport, verblijf en visa).
• Organiseren van (internationale) meetings, conferenties, teamevenementen en inspirerende teamdagen.
• Overzicht bewaren over deadlines, documenten, informatiestromen en overzichten.
• Aanmaken van inkoopaanvragen (Purchase Orders) en samen met IT zorgen voor goed ingerichte systemen en werkplekken.
• Meedenken over het slimmer en fijner inrichten van onze werkprocessen, én bijdragen aan een fijne werksfeer en goede teamspirit.
  

Wie ben jij?

• HBO werk- en denkniveau met minstens 5 jaar ervaring in een soortgelijke rol (ervaring bij een multinational is een pré).
• Ervaring in een professionele werkomgeving (bij voorkeur in de energiesector of zakelijke dienstverlening).
• Digitaal vaardig (o.a. Microsoft 365, Teams, SharePoint) en minimaal 32 uur per week beschikbaar.
• Zelfstandig, proactief en een echte organisator die rust bewaart in de hectiek.
• Betrouwbaar, discreet en integer – iemand op wie het leiderschapsteam kan bouwen.
• Enthousiast over een dynamische, snelgroeiende omgeving.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Wat bieden wij jou?

• Een afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid en volop ruimte voor eigen initiatief.
• Een marktconform en competitief salaris dat past bij jouw ervaring en vaardigheden.
• Een aantrekkelijke bonusregeling.
• Goede reiskostenvergoeding.
• Mogelijkheid tot hybride werken, met een fijn kantoor direct naast station Breda.
• 25 vakantiedagen per jaar om lekker op te laden.
• Een uitstekende pensioenregeling.
• Aandacht voor jouw persoonlijke groei en doorgroeimogelijkheden binnen Green Energy Storage en Vopak.