Management assistant Faculty Support Office 0,6 - 0,8 fte

Erasmus University Rotterdam; Rotterdam; Hybrid; EUR 36,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Gedeeltelijk doorbetaald ouderschaps-/

Volledig betaald aanvullend geboortver

Kinderopvang op de campus

Job summary

Erasmus Universiteit Rotterdam zoekt een management assistent voor ondersteuning op administratief, onderwijs- en facilitair gebied. Je werkt aan facturen, declaraties en doorbelasting, behandelt docentes en studenten, en regelt zaken rondom onderwijs en planning.

De functie biedt 0,6–0,8 fte, start 1 januari 2027 en werkt op campus Woudestein in Rotterdam. Salaris volgens CAO-NU, schaal 7, afhankelijk van kennis en ervaring; contract voor 1 jaar met kans op verlenging.

Qualifications

• Minimaal mbo-werk- en denkniveau.
• Goede beheersing van NL en EN (B2).
• Kennis van MS Teams, Outlook en Excel.
• Ervaring met Osiris en Canvas is een pré.

Responsibilities

• Tijdens de dagelijkse werkzaamheden voer je administratieve taken uit.
• Onderwijs- en financiële administratie ondersteunen en verwerken.
• Je reserveert vergaderzalen en organiseert bijeenkomsten.
• Je archiveert contracten en ondersteunt gasten.
• Je werkt zelfstandig en bewaakt prioriteiten bij hoge werkdruk.

Skills

Klantgerichtheid

Communicatieve vaardigheden

Plannen & organiseren

Zelfstandig werken

Education

MBO-niveau

Tools

MS Teams

Outlook

Excel

Osiris

Canvas

Adobe DC

Job description

Zoek je een leuke, afwisselende baan in een inspirerende omgeving? Heb je er zin in om onze medewerkers met uiteenlopende zaken te ondersteunen en is klantgerichtheid voor jou vanzelfsprekend? Ga dan voor een baan met impact bij Erasmus Universiteit Rotterdam. Wij zijn op zoek naar jou!

Functieomschrijving

Erasmus School of Economics zoekt een management assistent om te helpen met de dagdagelijkse werkzaamheden en uitdagingen. In deze afwisselende rol voer je werkzaamheden uit op het gebied van administratie, onderwijs, financiën en facilitaire zaken. Dankzij jouw inzet en werkzaamheden verloopt dit vloeiend en kan het onderzoek en onderwijs doorgang vinden.

Je dagelijkse werkzaamheden bestaan uit het volgende:

• Financiële zaken: Je registreert bestellingen, controleert facturen en(reis)kostendeclaraties van onze medewerkers, en regelt interne doorbelastingen en verrekeningen.
• Onderwijszaken: je verstrekt informatie aan docenten en studenten, levert cijfers en beoordelingsformulieren in bij de examenadministratie en je verricht diverse administratieve taken rondom onderwijs.
• Facilitaire voorzieningen: je reserveert vergaderkamers, organiseert evenementen, bestelt allerlei kantoorartikelen en je onderhoudt contact met de ondersteunende diensten over lopende zaken.
• Administratieve zaken: Je verzorgt controles en updates van diverse overzichten en systemen en je archiveert contracten. Je ondersteunt de medewerkers bij dagelijkse werkzaamheden en het ontvangen van gasten.
• Minimaal mbowerk- en denkniveau en aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie. Werkervaring binnen het hoger onderwijs is een pré.
• Je beheerst de Nederlandse en de Engelse taal goed in woord en geschrift (beide B2 niveau CEFR) of bent bereid cursussen te volgen om dit niveau te behalen.
• Je kunt uitstekend omgaan met MS Teams, Outlook en Excel, en went snel aan het gebruik van nieuwe software of computersystemen. Je hebt eerdere ervaring met digitaal werken en vergaderen. Ervaring met het gebruik van Microsoft Office, Adobe DC en/of onderwijssystemen als Osiris en Canvas is een pré.
• Je hebt affiniteit met financiele administratie en schrikt niet van cijfers.
• Je bent goed in het opzoeken en gebruiken van informatie in dergelijke systemen. Je kunt goed communiceren en weet wie je moet inschakelen om de juiste informatie te vinden.
• Je vindt het leuk om initiatief te nemen, bent klantgericht en gaat nauwkeurig te werk. Je werkt zelfstandig en weet overzicht te houden en prioriteiten te stellen bij hoge werkdruk.
• Je kunt goed plannen en organiseren en werkt graag samen met je collega’s, gezamenlijk zorgen jullie voor het beste resultaat!

Arbeidsvoorwaarden

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De geplande startdatum van de functie is 1 januari 2027. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 3.202 en € 4.159 bruto per maand in schaal 7, conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij Erasmus School of Economics (ESE). De functie heeft een omvang van 0,6 fte -0,8 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar en kan bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie, bij gelijkblijvende (financiële en/of organisatorische) omstandigheden, omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus (kinderopvang op eigen kosten).

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter. We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl .

Erasmus School of Economics (ESE) behoort tot een van de grootste faculteiten van Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) met meer dan 7000 studenten en 340 fte personeel. De geschiedenis grijpt terug tot 1913, het jaar waarin het particulier initiatief tot oprichting van de Nederlandsche Handels-Hoogeschool op brede steun mocht rekenen van het Rotterdamse bedrijfsleven. Een voortdurende focus op kwaliteit van onderzoek en opleidingen heeft geleid tot een toonaangevende faculteit die meedraait in het mondiale academische speelveld. De faculteit bestaat uit vier verschillende capaciteitsgroepen: bedrijfseconomie, algemene economie, toegepaste economie en econometrie. Hierin zijn de wetenschappers werkzaam die dagelijks topprestaties leveren op het gebied van onderwijs, onderzoek en impact. De capaciteitsgroepen en de decaan van de faculteit worden ondersteund door de afdeling Bedrijfsvoering onder leiding van de directeur bedrijfsvoering, bestaande uit het bestuurssecretariaat, business control, Human Resources Management, IT/IV, support, privacy office en andere facilitaire onderdelen.

Additionele informatie

Voor meer informatie over de EUR verwijzen we je graag naar onze website www.eur.nl . Meer informatie over de functie kun je verkrijgenbij Manne van Riek (manager faculty support office a.i.) via [e-mail] of via 010 408 1278.

EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie,etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt.