Junior Meeting & Event Coördinator

VPS Leegstandbeheer; Rotterdam; Hybrid; EUR 16,000 - 23,000; Part time

Benefits offered by this job

Reiskostenvergoeding

Laptop en telefoon van de zaak

Pensioenvoorziening

25 vakantiedagen

Informele werkomgeving

Ontwikkelingskansen

Job summary

FlexLabs, een initiatief van VPS Leegstandbeheer, zoekt een enthousiaste Junior Meeting & Event Coördinator in Rotterdam. Je ondersteunt bij het organiseren van meetings en events, verwerkt aanvragen, stelt offertes op en zorgt dat reserveringen vlekkeloos verlopen op verschillende locaties, waaronder Amsterdam en Breda.

Je werkt nauw samen met de Meeting & Event Coördinator en host(ess)en, ontwikkelt commerciële en klantgerichte vaardigheden en krijgt ruimte om jezelf verder te ontwikkelen in

Qualifications

• Minimaal MBO werk- en denkniveau.
• Begin van carrière en ontwikkeling binnen meeting & events.
• Affiniteit met horeca, hospitality en commerciële dienstverlening.
• Commerciële en servicegerichte instelling.
• Sterke communicatieve vaardigheden.
• Digitale vaardigheden in Microsoft Office.
• Rijbewijs B.
• Bereid om regelmatig te werken in Rotterdam en af en toe in Amsterdam en Breda.

Responsibilities

• Behandelen en verwerken van binnenkomende aanvragen voor meetings en events.
• Opstellen en opvolgen van offertes in afstemming met de Meeting & Event Coördinator.
• Voorbereiden en plannen van meetings en events op diverse locaties.
• Afstemmen met host(ess)en, leveranciers en interne collega’s over uitvoering.
• Informeren van host(ess)en over reserveringen en wensen van klanten.
• Ontvangen en begeleiden van gasten op locatie en fungeren als aanspreekpunt.
• Ondersteunen bij voorbereiding en uitvoering van events en bijspringen tijdens piekmomenten.
• Zorg dragen voor uitstraling en kwaliteit van locaties en voorraadbeheer.
• Onderhouden van contact met klanten voor, tijdens en na een meeting of event.
• Signaleren van verbeterpunten en terugkoppelen aan team.

Skills

Gastvrij

Commercieel ingesteld

Communicatieve vaardigheden

Digitale vaardigheden

Rijbewijs B

Education

MBO werk- en denkniveau

Tools

Word

Excel

Outlook

Job description

Niveau: MBO werk- en denkniveau
Dienstverband: 24 uur per week, met mogelijkheid tot uitbreiding
Standplaats: Rotterdam
Werkgebied: Rotterdam, Amsterdam en Breda

Ben jij gastvrij, commercieel ingesteld en krijg je energie van het organiseren van meetings en events? Vind je het leuk om contact te hebben met klanten, offertes op te stellen en er samen met je collega’s voor te zorgen dat alles op locatie goed geregeld is? Dan zoeken wij jou!

Bij FlexLabs krijg je de kans om het vak in de praktijk te leren. Je werkt nauw samen met de Meeting & Event Coördinator en onze host(ess)en en krijgt steeds meer verantwoordelijkheid binnen het volledige proces rondom meetings en events.

Als Junior Meeting & Event Coördinator ondersteun je bij het organiseren en coördineren van meetings en events op onze FlexLabs-locaties. Je houdt je bezig met binnenkomende aanvragen, stelt offertes op en volgt deze op. Daarnaast zorg je ervoor dat reserveringen goed worden voorbereid en alle betrokken collega’s over de juiste informatie beschikken.

Je werkt nauw samen met de Meeting & Event Coördinator, die de leiding heeft over het volledige offertetraject en de verdere ontwikkeling van FlexLabs. Binnen jouw rol ligt de nadruk op de operationele organisatie en uitvoering. Je hebt contact met klanten, host(ess)en, leveranciers en andere collega’s en zorgt ervoor dat afspraken goed worden opgevolgd. Ook op locatie ben je actief betrokken. Samen met de host(ess) ben je aanspreekpunt voor onze gasten, houd je zicht op de kwaliteit en uitstraling van de ruimtes en spring je bij tijdens piekmomenten.

Kortom: een veelzijdige juniorfunctie waarin gastvrijheid, commercie en organisatie samenkomen en waarin je volop de mogelijkheid krijgt om jezelf verder te ontwikkelen binnen meeting & events.

Jouw werkzaamheden

• Oppakken en verwerken van binnenkomende aanvragen voor meetings en events;


• Opstellen en opvolgen van offertes in afstemming met de Meeting & Event Coördinator;


• Voorbereiden en plannen van meetings en events op onze verschillende locaties;


• Afstemmen met host(ess)en, leveranciers en interne collega’s over de uitvoering;


• Informeren van host(ess)en over reserveringen, werkzaamheden en specifieke wensen van klanten;


• Ontvangen en begeleiden van gasten en fungeren als aanspreekpunt op locatie;


• Ondersteunen bij de voorbereiding en uitvoering van events en bijspringen tijdens piekmomenten;


• Bewaken van de uitstraling en kwaliteit van de locaties en zorgen dat benodigde voorraden op peil zijn;


• Onderhouden van contact met klanten voor, tijdens en na een meeting of event;


• Signaleren van verbeterpunten in de dagelijkse werkzaamheden en deze bespreken met het team;


• Monitoren van de klanttevredenheid en signalen vanuit gasten terugkoppelen.

Wat verwachten wij van jou?

• Minimaal MBO werk- en denkniveau;


• Je staat aan het begin van je carrière en wilt jezelf verder ontwikkelen binnen meeting & events.


• Je hebt affiniteit met horeca, hospitality, meeting & events en/of commerciële dienstverlening;


• Je hebt een commerciële en servicegerichte instelling;


• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden;


• Je bent digitaal vaardig en kunt werken met programma’s als Word, Excel en Outlook;


• Je beschikt over rijbewijs B;


• Je bent bereid om naast Rotterdam regelmatig op onze locaties in Amsterdam en Breda te werken.

Wie ben jij ?

• Je bent gastvrij en vindt het leuk om met verschillende mensen contact te hebben;


• Je werkt gestructureerd en houdt overzicht;


• Je bent proactief en ziet wat er nodig is om een meeting of event goed te laten verlopen;


• Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel;


• Je bent communicatief sterk en klantgericht;


• Je houdt van aanpakken en vindt het geen probleem om ook operationeel mee te helpen;


• Je werkt graag samen en staat ervoor open om jezelf verder te ontwikkelen binnen het vak.

Wat bieden wij jou?

• Een veelzijdige juniorfunctie waarin je het vak van meeting & events in de praktijk leert;


• Een dienstverband van 24 uur per week, met mogelijkheid tot uitbreiding van het aantal uren;


• Standplaats Rotterdam, waarbij je ook regelmatig werkt op onze locaties in Amsterdam en Breda;


• Vergoeding van zakelijke reiskosten;


• Laptop en telefoon van de zaak;


• Een uitstekende pensioenvoorziening;


• 25 vakantiedagen o.b.v. een fulltime dienstverband;


• Een informele werkomgeving met korte lijnen;


• Ruimte om jezelf verder te ontwikkelen en door te groeien binnen FlexLabs;

FlexLabs biedt unieke en inspirerende vergader- en evenementlocaties in Amsterdam, Den Haag, Rotterdam en Breda. Van vergaderingen en presentaties tot workshops, tentoonstellingen of evenementen, bij FlexLabs maken we van elke bijeenkomst een ervaring om naar uit te kijken.

FlexLabs is een initiatief van VPS Leegstandbeheer en is ontstaan vanuit de overtuiging dat tijdelijk leegstaand vastgoed een waardevolle invulling verdient. We transformeren leegstaande panden die in afwachting zijn van sloop, renovatie of verduurzaming tot bruisende, inspirerende locaties. Elke locatie heeft zijn eigen karakter en vertelt het unieke verhaal van het pand. Of het nu gaat om een voormalig fabrieksterrein, een oude gevangenis, een historisch pand of een modern leegstaand kantoor: FlexLabs verandert elke plek in een inspirerende omgeving met een uniek verhaal.

FlexLabs heeft een ambitieuze groeistrategie waarbij wij willen uitgroeien naar een landelijke dekking in de grote steden met optimale bezetting.

Meer weten over FlexLabs? Bezoek de website: