Informatie Transitie - Informatiebeheer Specialist 36u/w

DC Engineers B.V.; Den Haag; On-site; EUR 83,000 - 124,000; Full time

Job summary

DC Engineers is de intermediair voor overheidspersoneel en levert specialisten voor complexe informatiemanagementprojecten. De vacature richt zich op een informatiebeheer specialist die migratieprocessen naar CALS en M365 Teams bewaakt en uitvoert volgens Archiefwet en AVG/GDPR.

De kandidaat werkt aan projecten met migratiestraten, exceeds, backlogs en QA) en rapporteert aan de migratieteams. Een WO-diploma en ruime ervaring in de overheidssector zijn vereist.

Qualifications

• WO bedrijfs Economie, bedrijfsinformatiekunde of vergelijkbaar.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in informatiebeheer bij (semi-)overheidsorganisatie.
• Minimaal 5 jaar ervaring in digitaliseren van bedrijfsprocessen en informatiestromen bij (semi-)overheidsorganisatie.
• Ervaring met archiveringswetgeving en metadata volgens AVG/GDPR, Archiefwet en MDTO als informatiebeheerspecialist.
• Minimaal twee opdrachten bij overheidsorganisatie in afgelopen tien jaar met opsporen en ordenen van ongestructureerde informatie.

Responsibilities

• Toetsen en beheren migratieproducten; scheiding tussen onderhanden werk en archief.
• Advies geven over archiefinhoudelijke keuzes en migratiescenario's.
• Voorbereiden verantwoording richting provinciearchivaris en auditartrail.
• Werk nauw samen met migratieteam en informatiebeheer binnen PZH.
• Uitwerken van vergaderingen en rapportages inclusief rolbeschrijvingen en backlog.

Skills

Nederlands

Overheidskennis

Education

WO bedrijfseconomie / informatiKunde

Job description

Standplaats: 'S-GRAVENHAGE Duur: 04-01-2027 - 04-01-2028 Optie tot verlenging: Ja Reageren voor: 20-11-2026 Organisatie: Domein I&A PZH werkt sinds 2023 aan de Informatietransitie, een omvangrijk veranderprogramma met een aanzienlijke ICT-component, dat alle 2200 medewerkers, managers en bestuurders van PZH raakt. Het programma Informatietransitie kent drie hoofdaandachtsgebieden: • Duurzame Toegankelijkheid ('het op orde brengen'). Het duurzaam op orde brengen van het informatiebeheer en alle daaraan gerelateerde ICT-middelen en processen. Ook het opschonen en kwalitatief verbeteren van de data en informatie maken deel uitvan de scope. • I-governance & I-control ('het op orde houden'). PZH wil sturen op het data- en informatiedomein, met een besturings- en controlmodel zonder overbodige bureaucratie, met de noodzakelijke processen, gremia en rollen. • Data-Gedreven Werken ('het gebruiken van wat op orde is'). PZH zet de volgende stap naar een volwassener gebruik van data en informatie, en het programma ontwikkelt de basisrandvoorwaarden om data-gedreven werken structureel in te richten en te borgen. De Informatietransitie legt door het realiseren van deze doelen de inhoudelijke basis voor de digitale transformatie binnen de opgaven en organisatieonderdelen van PZH. Daarbij is er betrokkenheid vanuit de eigen organisatie noodzakelijk omdat de genoemde aandachtsgebieden ook na afloop van het programma structureel aandacht en inzet nodig hebben. In het programma zijn beleid, processen, architectuur en ondersteunende applicaties ontwikkeld of opnieuw ingericht om invulling te geven aan de doelstellingen. Het technisch component van het programma is daarmee significant. De essentiële succesfactor ligt echter met name in de andere manier van werken en de adoptie hiervan. Daarom zal in 2027 het programma opgedeeld zijn in de voortbrenging, hier wordt de laatste hand gelegd aan de ontwikkeling en of inrichting van de applicaties maar ook de migratiestraat, en de business implementatie waarin zorg wordt gedragen voor het in samenhang implementeren van de gerealiseerde applicaties. Deze zullen zijn voorzien van de juiste organisatie incl. rollen en verantwoordelijkheden en de daarbij noodzakelijke opleidingen. Project Schoning & Migratie Binnen het programma zijn nieuwe en bestaande informatiesystemen (her)ingericht, zodat ze standaard voldoen aan de Archiefwet en de MDTO-standaard. MS Teams is opnieuw ingericht daarnaast wordt er een centraal archief- en legacyplatform (CALS) ingericht op basis van een Document Management Systeem voorzien van een recordsmanagement functie. Omdat MS Teams niet zelfstandig kan fungeren als archiefsysteem in de zin van de Archiefwet, wordt de archieffunctie ingevuld door CALS. Om de informatiehuishouding over te kunnen brengen naar de nieuw ingerichte systemen zullen circa 100 miljoen documenten vanuit het huidige integraal document management systeem (iDMS), het oude SharePoint en de uit te faseren fileshares moeten worden geschoond, geherstructureerd en verrijkt met metadata. Daarna kunnen ze naar M365 Teams (onderhanden werk) of CALS (archief) worden overgebracht. Gezien de omvang van de documentenverzameling kan dat alleen op basis van een sterk geautomatiseerde aanpak waarvoor in 2026 een migratiestraat is ontwikkeld met behulp van Migrato (MICC) software. Deze migratiestraat omvat de aanpak van A tot Z: instructies, communicatie, tooling, software en besluiten, vastgelegd in een draaiboek en een runbook per O-team. Waar in 2026 de aandacht is uitgegaan naar het ontwikkelen van de migratiestraat zal deze in 2027 worden doorontwikkeld en breed worden ingezet om de Opgave - teams binnen de organisatie (opgave gericht werken) te migreren naar MS Teams i.c.m. CALS. In Q1 lopen nog de laatste pilots en vanaf Q2 wordt opgeschaald naar volle productie. Wanneer CALS in bedrijf is, worden binnen dezelfde migratieaanpak ook de te archiveren documenten naar CALS overgebracht. De informatiebeheer specialist toetst per migratie de archiefinhoudelijke keuzes aan de selectielijst, MDTO, de AVG en ISO 27001. Hij of zij bewaakt dat informatie op de juiste plek terechtkomt: onderhanden werk in M365 Teams en te archiveren informatie in CALS. Daarnaast bewaakt hij of zij dat te vernietigen informatie aantoonbaar is geïdentificeerd en verantwoord.

De informatiebeheer specialist is eigenaar van de inhoudelijke kant van de business rules, schoningsregels en migratiescenario's. Hij of zij toetst die regels aan de praktijk van de migraties, verrijkt de schoningsaanpak waar dat nodig is, en zoekt de balans tussen archiefrechtelijke vereisten en een uitvoerbare migratie. De informatiebeheer specialist is het inhoudelijke aanspreekpunt binnen Schoning & Migratie voor de QA informatiebeheer en de provinciearchivaris en bereidt de verantwoording voor per migratie. De informatiebeheer specialist levert onder andere de volgende resultaten: • Per migratie getoetste producten: • De scheiding tussen onderhanden werk (M365 Teams) en archief (CALS); • Archiveringslijsten, transformatie mapping en dossiersoorten, getoetst aan de selectielijst en MDTO; • De identificatie van te vernietigen documenten, met de juiste retentietermijnen; • Uitzonderingen, beoordeeld volgens de uitzonderingenaanpak. • Advies over AVG-bevindingen en beperkt toegankelijke mappen. • Business rules, schoningsregels en migratiescenario's die volledig zijn toegepast en op basis van de migraties zijn getoetst en continue worden geoptimaliseerd. • Richtlijnen voor de deschoningsaanpak, inclusief de uitgangspunten voor de verrijking van metadata. • Een getoetste migratierapportage per migratie, inclusief audittrail, conform de Archiefwet en ISO 27001. • Voorbereide verantwoording richting de provinciearchivaris voor iedere migratie, waaronder onderbouwing voor te archiveren, onderhanden werk, voorstel tot vernietiging, uitzonderingen, enzovoort. • Vernietigingslijsten en vigerende stukken naar het archiefsysteem. • Consistente lijstproducten, opgezet als aanzichten op één onderliggend gegevensmodel. • Lessons learned op archiefinhoudelijk vlak, als input voor de volgende iteratie van het draaiboek. Vanuit informatiebeheer is een migratie geslaagd wanneer: • De data is geschoond volgens het archiefbeleid en de selectielijst; • Onderhanden werk in de structuur van Teams staat en te archiveren informatie in de structuur van CALS; • De metadata is verrijkt conform de schoningsaanpak en MDTO; • De vernietiging en de uitzonderingen aantoonbaar zijn verantwoord in de audittrail.

Werkzaamheden De informatiebeheer specialist: Toetst de producten per migratie op de momenten die in het runbook en het draaiboek zijn vastgelegd, en geeft daar het archiefinhoudelijke akkoord. Adviseert O-teams en het migratieteam bij archiefinhoudelijke vragen. Beoordeelt en actualiseert de business rules, schoningsregels en migratiescenario's, en legt archiefinhoudelijk noodzakelijke wijzigingen vast op de backlog. Signaleert waar archiefrechtelijke vereisten en praktische uitvoering uit elkaar lopen, en stelt een werkbare oplossing voor. Bewaakt de naleving van ISO 27001 in de verwerking en verantwoording van migraties. Werkt nauw samen met de technisch specialist die verantwoordelijk is voor de verdere integratie van de migratiestraat, om de naleving van de business rules en wettelijke eisen te waarborgen. Werkt nauw samen met Informatiebeheer binnen PZH en bereidt het overleg met de provinciearchivaris voor. Neemt deel aan de sprintrituelen.

Functie-eisen: G3.1 De kandidaat heeft minimaal een afgeronde WO bedrijfseconomie, bedrijfseconometrie, informatiekunde of vergelijkbaar G3.2 Minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring in informatiebeheer bij een (semi-) overheidsorganisatie. G3.3 Minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring in het digitaliseren van bedrijfsprocessen en informatiestromen bij een (semi-)overheidsorganisatie. G3.4 Aantoonbare werkervaring met het toepassen van de actuele wet- en regelgevingen rond archivering, metadatering en het inrichten van zaaksystemen, zoals bijvoorbeeld AVG/GDPR, Archiefwet, MDTO, als informatiebeheerspecialist G3.5 Aantoonbare werkervaring met minimaal twee (2) opdrachten bij een (semi-)overheidsorganisatie in de afgelopen tien (10) jaar waarin de kandidaat ongestructureerde informatie (zoals e-mail, berichtenverkeer en documenten op netwerkschijven) heeft opgespoord, verzameld en geordend in dossiers.

Inschrijvingseisen (vorm) I 1 Vormvereiste CV: De inschrijver heeft de Curriculum Vitae van de kandidaat uitsluitend beschreven in bijgevoegd 'Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0005060' In het onderdeel 'Format CV' en toegevoegd in tabblad 'Uw inschrijving' op het aanbestedingsplatform. Alleen CV's die in het aangeboden format worden ingevuld, worden beoordeeld. I 2 Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Voor het uitwerken van de gevraagde subgunningscriteria moet het bijgevoegd 'Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0005060' gebruikt worden. Per subgunningscriterium staat voorgeschreven hoeveel pagina's A4 u ervoor mag gebruiken. Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde maximum aantal pagina's, dan worden de pagina's die meer zijn dan het gestelde maximum, niet meegenomen in de beoordeling; I 3 Vormvereiste Uurtarief: Het uurtarief moeten ingevuld worden in de bijgevoegde Bijlage 'Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0005060' en apart bijgevoegd worden in tabblad 'Prijs' op het aanbestedingsplatform; BELANGRIJK: Uurtarief mag ENKEL ingevuld worden in het voornoemde 'Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0005060' zodat de kwaliteit beoordeeld kan worden zonder kennis van het Uurtarief;

Uitvoeringseisen Door het indienen van een inschrijving gaat de Inschrijver akkoord met alle hieronder genoemde eisen voor deze DAS uitvraag en uitvoering van de opdracht: U 1 Nederlandse taal: Alle gegevensuitwisseling, werkzaamheden en correspondentie tijdens de procedure van deze uitvraag en bij de uitvoering van de opdracht zullen in de Nederlandse taal plaatsvinden, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald. U 2 Verklaring omtrent gedrag (VOG): De inschrijver zal in het geval dat deze de opdracht gegund krijgt een VOG van de kandidaat via het aanbestedingsplatform binnen vier (4) weken na definitieve gunning aanleveren. Het aanvragen van de VOG dient de inschrijver zelf te doen of hiervoor een dienstverlener in te schakelen. De verantwoordelijkheid voor het juist invullen van het document ligt bij de inschrijver. Uitgangspunten hierbij zijn: PZH ondertekent het aanvraagformulier voor de VOG niet. Raadpleeg voor instructies hierover hoofdstuk 2 van het openbare document Aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Selecteer bij uw aanvraag het algemeen screeningsprofiel (2.4.b): Standaard algemeen screeningsprofiel bij PZH de nummers 11 en 12. Aanvullend vinkt u, op basis van de aard van de toekomstige werkzaamheden, de volgende relevante risicogebieden aan: proces (61 + 62 + 63)

Uren: 40

Dienstverband:

Over de werkgever

DC Engineers is dé intermediair voor overheidspersoneel. Uitgegroeid van specialisten in de inrichting van de openbare ruimte tot alle facetten binnen overheidsland. Bent u werkzaam binnen de overheid dan is DC Engineers geen onbekende naam voor u.

Vaardigheden

• Er is geen minimale opleiding vereist
• Je beheerst Nederlands