Implementatie- & Contractcoördinator

VPS Nederland; Den Haag; On-site; EUR 31,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop van de zaak

Telefoon van de zaak

Ontwikkeling en opleiding

Impact op dienstverlening

Teamgerichte samenwerking

Job summary

VPS Nederland zoekt een Implementatie- & Contractcoördinator die als administratieve spil binnen het accountteam de planning bewaakt, actiepunten opvolgt en de overlegstructuur regisseert. Je zorgt ervoor dat alle objectdossiers volledig en actueel zijn.

Ook na implementatie blijf je betrokken: in de contractfase bewaak je de dienstverlening, verzorg je rapportages en zorg je voor actuele informatie voor opdrachtgevers.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring in een administratieve en coördinerende of PMO-functie.
• Ervaring met het bewaken van planningen, actielijsten en implementatieprocessen.
• Ervaring met het voorbereiden en notuleren van (externe) overleggen.
• Ervaring met databeheer in systemen en/of klantenportals.
• Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe systemen snel eigen.
• Affiniteit met kwaliteitsborging, compliance en contractbeheer.
• Ervaring binnen vastgoed, facilitair beheer of projectmatige dienstverlening is een pré.

Responsibilities

• Borgen van een zorgvuldige overdracht van de gewonnen tender, door het ophalen van alle toezeggingen bij het betrokken aanbestedingsteam en deze te vertalen naar de operatie.
• Vertalen en inregelen van de vastgestelde eisen uit het Programma van Eisen en het gegunde implementatieplan naar een concreet operationeel actieplan.
• Regisseren en bewaken van de implementatieplanning, inclusief het proactief aansturen en opvolgen van acties binnen het accountteam en bij externe projectleiders.
• Stroomlijnen van de overlegstructuur. Het inhoudelijk voorbereiden, leiden en/of notuleren van operationele, tactische en strategische overleggen én het strak opvolgen van de actiepunten.
• Fungeren als eerste operationeel en tactisch aanspreekpunt voor de opdrachtgever gedurende de gehele contractperiode.
• Monitoren en evalueren van de geformuleerde KPI’s en het proactief bijsturen van de dienstverlening wanneer prestaties achterblijven bij de contractafspraken.
• Beheren en controleren van het klantportaal en objectdossiers op volledigheid van onder andere contracten, nulmetingen, keuringen, foto’s en overige objectinformatie.
• Opstellen van voortgangs- en managementrapportages voor opdrachtgevers.
• Bewaken van administratieve en financiële processen binnen de contracten.
• Zorgdragen voor een correcte vastlegging conform contractafspraken, kwaliteitsrichtlijnen en interne procedures.

Skills

HBO werk- en denkniveau

2+ jaren ervaring

Planningen bewaken

Notuleren van overleggen

Databeheer in systemen

Digitaal vaardig

Kwaliteitsborging

Vastgoed/facilair beheer ervaring

Education

HBO niveau

Tools

Klantportaal

Databeheersystemen

Job description

Wanneer VPS Leegstandbeheer een nieuwe opdrachtgever verwelkomt, begint een intensief implementatietraject. In deze fase komen veel verschillende disciplines samen: projectleiders, accountmanagers, leveranciers, opdrachtgevers en collega’s uit de operatie. Ben jij de persoon die het overzicht bewaart en ervoor zorgt dat iedereen op het juiste moment de juiste acties uitvoert? Dan zoeken wij jou!

Over de functie

Als Implementatie- & Contractcoördinator ben jij de administratieve spil binnen het accountteam. Je bewaakt de planning, volgt actiepunten op, beheert de overlegstructuur en zorgt ervoor dat alle objectdossiers volledig, actueel en correct zijn ingericht. Je controleert of alle benodigde documenten aanwezig zijn en zorgt ervoor dat informatie nauwkeurig wordt verwerkt in onze klantenportal.

Ook nadat de implementatie is afgerond blijf je betrokken. Tijdens de contractfase bewaak je de kwaliteit van onze dienstverlening, verzorg je rapportages en zorg je ervoor dat opdrachtgevers altijd beschikken over actuele en complete informatie.

Kortom: jij bent de spin in het web die ervoor zorgt dat wij onze afspraken nakomen en onze opdrachtgevers volledig ontzorgen.

Taken en verantwoordelijkheden

Wanneer VPS Leegstandbeheer een nieuwe opdrachtgever verwelkomt, begint een intensief implementatietraject. In deze fase komen veel verschillende disciplines samen: projectleiders, accountmanagers, leveranciers, opdrachtgevers en collega’s uit de operatie. Ben jij de persoon die het overzicht bewaart en ervoor zorgt dat iedereen op het juiste moment de juiste acties uitvoert? Dan zoeken wij jou!

Over de functie

Als Implementatie- & Contractcoördinator ben jij de administratieve spil binnen het accountteam. Je bewaakt de planning, volgt actiepunten op, beheert de overlegstructuur en zorgt ervoor dat alle objectdossiers volledig, actueel en correct zijn ingericht. Je controleert of alle benodigde documenten aanwezig zijn en zorgt ervoor dat informatie nauwkeurig wordt verwerkt in onze klantenportal.

Ook nadat de implementatie is afgerond blijf je betrokken. Tijdens de contractfase bewaak je de kwaliteit van onze dienstverlening, verzorg je rapportages en zorg je ervoor dat opdrachtgevers altijd beschikken over actuele en complete informatie.

Kortom: jij bent de spin in het web die ervoor zorgt dat wij onze afspraken nakomen en onze opdrachtgevers volledig ontzorgen.

Taken en verantwoordelijkheden

• Borgen van een zorgvuldige overdracht van de gewonnen tender, door het ophalen van alle toezeggingen bij het betrokken aanbestedingsteam en deze te vertalen naar de operatie;
• Vertalen en inregelen van de vastgestelde eisen uit het Programma van Eisen en het gegunde implementatieplan naar een concreet operationeel actieplan;
• Regisseren en bewaken van de implementatieplanning, inclusief het proactief aansturen en opvolgen van acties binnen het accountteam en bij externe projectleiders;
• Stroomlijnen van de overlegstructuur. Het inhoudelijk voorbereiden, leiden en/of notuleren van operationele, tactische en strategische overleggen én het strak opvolgen van de actiepunten;
• Fungeren als eerste operationeel en tactisch aanspreekpunt voor de opdrachtgever gedurende de gehele contractperiode;
• Monitoren en evalueren van de geformuleerde KPI’s en het proactief bijsturen van de dienstverlening wanneer prestaties achterblijven bij de contractafspraken;
• Beheren en controleren van het klantportaal en objectdossiers op volledigheid van onder andere contracten, nulmetingen, keuringen, foto’s en overige objectinformatie;
• Opstellen van voortgangs- en managementrapportages voor opdrachtgevers;
• Bewaken van administratieve en financiële processen binnen de contracten;
• Zorgdragen voor een correcte vastlegging conform contractafspraken, kwaliteitsrichtlijnen en interne procedures.

Wat verwachten wij van jou?

• HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring in een administratieve en coördinerende of PMO-functie;
• Ervaring met het bewaken van planningen, actielijsten en implementatieprocessen;
• Ervaring met het voorbereiden en notuleren van (externe) overleggen;
• Ervaring met databeheer in systemen en/of klantenportals;
• Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe systemen snel eigen;
• Affiniteit met kwaliteitsborging, compliance en contractbeheer;
• Ervaring binnen vastgoed, facilitair beheer of projectmatige dienstverlening is een pré.

Wie ben jij?

• Je werkt zeer gestructureerd en nauwkeurig;
• Je houdt overzicht, ook wanneer meerdere projecten tegelijkertijd lopen;
• Je bent proactief en durft collega’s en externe partijen aan afspraken te houden;
• Je communiceert professioneel en klantgericht;
• Je bent organisatorisch sterk en weet prioriteiten te stellen;
• Je voelt je verantwoordelijk voor kwaliteit en een correcte administratieve afhandeling;
• Je bent een echte verbinder die graag samenwerkt met verschillende disciplines.

Wat bieden wij jou?

• Een afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid en eigen regie;
• Werken binnen een professionele en groeiende organisatie;
• Salaris tussen € 2.800,- en € 4.000,- bruto per maand o.b.v. 40 uur (afhankelijk van werkervaring)
• Een betrokken en informeel team waarin samenwerking centraal staat;
• Laptop en telefoon van de zaak;
• Volop ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en opleiding;
• Een functie waarin je daadwerkelijk impact hebt op de kwaliteit van onze dienstverlening;
• Gelegenheid om een bijdrage aan de maatschappij te leveren onder de vlag van ‘VPS Makes a Difference’.

Is er een match?

Zie jij jezelf als de verbindende factor tussen implementatie, administratie en contractbeheer? En krijg jij energie van structuur aanbrengen, plannen en het bewaken van kwaliteit? Dan maken wij graag kennis met jou! Wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Over VPS

VPS is specialist in leegstandbeheer, onderhoud en tijdelijke beveiliging. Het bedrijf bestaat uit twee business units. Vanuit de business unit VPS Leegstandbeheer beheren we leegstaande panden door er mensen tijdelijk te laten wonen of werken. VPS Beveiliging is onderverdeeld in VPS Site Security | Bouw & Infra en VPS Site Security | Vastgoed.

Vanuit VPS Site Security Vastgoed bieden we verschillende oplossingen voor vastgoedbeheer, vastgoedbeveiliging en onderhoud. Ook verzorgen we huismeester- en portiersdiensten en voeren we vastgoedinspecties uit. Vanuit VPS Site Security Bouw & Infra zijn we gespecialiseerd in tijdelijke camera- en brandbeveiliging op diverse locaties.

Als Implementatie- & Contractcoördinator werk je binnen de business unit Leegstandbeheer.

VPS Nederland maakt onderdeel uit van de internationale VPS Group. Meer weten? Bezoek:

• vpsleegstandbeheer.nl
• vpsbeveiliging.nl
• vpsgroup.com