Griffiemedewerker 'administratie en komst & vertrek'

Provincie Gelderland; Arnhem; On-site; EUR 35,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB 22% van jaarsalaris inclusief 8%vv

4 weken vakantie per jaar

PBDI budget 6000€

Job summary

Provincie Gelderland zoekt griffiemedewerker administratie komst en vertrek om Provinciale Staten en griffie administratief, secretarieel en organisatorisch te ondersteunen. Je organiseert vergaderingen en houdt gegevens en systemen up-to-date, waarbij je een toegankelijk aanspreekpunt bent voor Statenleden en inwoners.

Je werkt met systemen zoals UBW en registreert nevenfuncties en geschenkenregister. De rol vraagt nauwkeurigheid, flexibiliteit en collegiale samenwerking in een dynamische

Qualifications

• Mbo-4 of hoger werk- en denkniveau.
• Goede digitale vaardigheden en snel nieuwe systemen eigen maken.
• Ervaring in een administratieve en/of organisatorische functie.

Responsibilities

• Coördineren van het volledige proces rondom komst en vertrek Statenleden, fractievolgers en griffie.
• Beheren en actualiseren van gegevens in systemen zoals nevenfuncties en het geschenkenregister.
• Organiseren van attenties en relatiegeschenken voor Staten en griffie.
• Verwerken van de GS Monitor samen met collega griffiemedewerker.
• Fungeren als aanspreekpunt voor fractiemedewerkers en overleg tussen hen en de griffie.
• Verzorgen van administratieve werkzaamheden in UBW en verwerken van facturen.

Skills

Administratieve vaardigheden

Digitale vaardigheden

Communicatie

Plannen en organiseren

Education

Mbo-4/hbo werk- en denkniveau

Tools

UBW

Job description

Griffiemedewerker 'administratie en komst & vertrek'

Besluiten worden zichtbaar in de Statenzaal, maar goed werk begint vaak daarachter. Ben jij degene die overzicht brengt, processen soepel laat verlopen en bestuurders en Statenleden ondersteunt waar nodig? Dan past de functie griffiemedewerker ‘administratie en komst & vertrek’ wellicht goed bij jou.

Wat ga je doen?

Samen met je collega's ondersteun je Provinciale Staten en de griffie op administratief, secretarieel en organisatorisch vlak. Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, houdt gegevens en systemen actueel en verwerkt vragen en stukken. Daarnaast ben je een toegankelijk aanspreekpunt voor Statenleden, inwoners en collega's.

Vanuit jouw rol houd je je onder meer bezig met het:

• Coördineren van het volledige proces rondom de komst en het vertrek van Statenleden, fractievolgers, fractiemedewerkers en collega's van de griffie.
• Beheren en actualiseren van gegevens van Statenleden, fractievolgers en fractiemedewerkers, waaronder registraties in het Stateninformatiesysteem, zoals nevenfuncties en het geschenkenregister.
• Organiseren van attenties en relatiegeschenken voor Provinciale Staten en de griffie, zoals bloemen en statenpenningen.
• Verwerken van de GS Monitor, in samenwerking met een collega griffiemedewerker.
• Fungeren als aanspreekpunt voor fractiemedewerkers en het organiseren van het overleg tussen hen en de griffie. Daarnaast ben je op vrijdag het eerste telefonisch aanspreekpunt.
• Verrichten van administratieve werkzaamheden in het financiële systeem UBW, zoals het aanmaken van inkoopordernummers en het verwerken van facturen.
• Beheren van de griffiemailbox op vrijdag en het afhandelen van de daaruit voortvloeiende acties.
• Ondersteunen van de griffier bij afwezigheid van de managementondersteuner, en het vervangen of ondersteunen van de functioneel beheerder en griffiemedewerkers bij afwezigheid of piekbelasting.

Goed om te weten: de griffie is volop in ontwikkeling. Dat geldt ook voor deze functie. We zoeken daarom een collega die flexibel inspeelt op nieuwe vragen en ontwikkelingen. Hierdoor kunnen werkzaamheden in de toekomst veranderen of worden uitgebreid.

Wie zijn wij?

De griffie is een deskundig, betrokken, enthousiast en toegankelijk team dat het democratisch proces ondersteunt en klaarstaat voor Statenleden en fractievolgers.

Samen met de griffier, een adviseursteam, een communicatieadviseur, een office-/informatiemanager, een functioneel beheerder en twee griffiemedewerkers ondersteunen we Provinciale Staten met 55 Statenleden en 17 fracties/groepen. Daarbij opereren we onafhankelijk binnen het politiek-bestuurlijke krachtenveld van de provincie.

We werken in een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is. We adviseren, ondersteunen en plannen, en we zorgen dat vergaderingen, bijeenkomsten en stukken goed zijn voorbereid en tijdig beschikbaar zijn.

Ongeveer eens per vijf weken is er een vrijblijvende borrel, een informeel moment om collega’s ook buiten het werk te spreken.

Wat bieden wij jou?

Bij provincie Gelderland krijg je de kans om te werken bij een organisatie die zich actief inzet voor jouw ontwikkeling en werkplezier. Voor de functie toezichthouder griffiemedewerker administratie komst en vertrek bieden wij uitstekende arbeidsvoorwaarden, waaronder:

• Salaris: Een bruto maandsalaris van minimaal €3.167,- en maximaal €4.447,- (salarisschaal 8), afhankelijk van jouw opleiding en ervaring (voor een 36-urige werkweek).
• Individueel Keuze Budget (IKB): 22% van je jaarsalaris, inclusief vakantiegeld (8%) en een structurele eindejaarsuitkering (8,3%). Jij hebt de vrijheid om te kiezen: laat je het uitbetalen, koop je extra verlof of gebruik je een deel voor het belastingvrij aflossen van je studieschuld? Zo kun je jouw arbeidsvoorwaarden volledig afstemmen op je persoonlijke wensen en behoeften.
• Vakantie en verlof: 4 weken vakantie per jaar, met de mogelijkheid om extra verlof op te bouwen.
• Persoonlijk Budget Duurzame Inzetbaarheid (PBDI): €6.000,-. Dit budget kun je inzetten voor jouw ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid.

De functie is voor de duur van één jaar, met uitzicht op een langdurig dienstverband.

Wie zoeken wij?

Je voelt je thuis in een omgeving waar geen dag hetzelfde is. Wanneer de agenda onverwacht verandert of er op korte termijn iets geregeld moet worden, houd jij het hoofd koel en blijf je overzicht houden. Je werkt zelfstandig, ziet wat er nodig is en pakt zaken uit eigen beweging op. Tegelijkertijd weet je wanneer afstemming verstandig is en schakel je gemakkelijk met je collega's. Door jouw nauwkeurigheid, gevoel voor prioriteiten en sterke communicatieve vaardigheden zorg je ervoor dat processen soepel verlopen, ook wanneer de werkdruk tijdelijk toeneemt. Flexibiliteit is voor jou vanzelfsprekend, zeker op momenten waarop het politieke proces daarom vraagt.

Daarnaast herken jij jezelf in het volgende:

• Mbo-4/hbo werk- en denkniveau.
• Ervaring in een administratieve en/of organisatorische functie.
• Goede digitale vaardigheden en het vermogen om snel nieuwe systemen eigen te maken.
• Beschikbaarheid op maandag, woensdag, donderdag (halve dag) en vrijdag.
• Bereidheid om flexibel te werken wanneer de werkzaamheden daarom vragen, waarbij je gemiddeld één keer per maand op woensdagavond werkt.

Heb je nog vragen?

Neem voor meer informatie over deze vacature contact op met Josien van Loenen (officemanager), via 06-34578786of [e-mail] .

Vragen over je sollicitatie of over het werken bij provincie Gelderland? Neem dan contact op met Claudia Heersink (recruiter) via 0628203503 of via [e-mail] .

Administratief/secretarieel
Bestuurlijk
Facilitaire dienstverlening