Executive Assistant - Secretary Plus

Jobster; Vianen; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

Jobster zoekt een Executive Assistant die als vaste sparringpartner van de regiodirecteur optreedt. Je zorgt voor structuur, bewaakt prioriteiten en houdt overzicht over wat er speelt binnen de organisatie. Je denkt vooruit, signaleert knelpunten en voorkomt dat belangrijke zaken mislopen.

Je werkt nauw samen met collega's, managers en externe relaties en weet wanneer je te schakelen. Je werkt aan complex agendabeheer, mailboxbeheer, voorbereiding van overleggen en het coördineren van

Qualifications

• Minimaal mbo+ of hbo werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar ervaring als management assistent, directiesecretaresse, executive assistant of vergelijkbaar.
• Uitstekende beheersing van Microsoft Office.
• Sterke communicatieve vaardigheden.
• Organisatiesensitiviteit en gevoel voor verhoudingen.
• Het vermogen om prioriteiten te stellen en overzicht te bewaren.
• Een zelfstandige en initiatiefrijke manier van werken.

Responsibilities

• Complex agendabeheer en plannen van afspraken.
• Beheren van mailboxen en opvolgen van actiepunten.
• Voorbereiden van overleggen en bijeenkomsten.
• Bewaken van deadlines en prioriteiten.
• Ondersteunen bij projecten en organisatiebrede initiatieven.
• Coördineren van interne en externe communicatie.
• Onderhouden van contacten met stakeholders.
• Signaleren van verbeteringen in processen en werkwijzen.

Skills

Agenda beheer

Mailbox beheer

Overleggen voorbereiden

Deadlines bewaken

Projectondersteuning

Stakeholder communicatie

Organisatiesensitiviteit

Initiatief tonen

Education

MBO+ of HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Job description

Dit ga je doen

Als Executive Assistant ben je de vaste sparringpartner van de regiodirecteur. Je zorgt voor structuur, bewaakt prioriteiten en houdt overzicht over wat er speelt binnen de organisatie. Je denkt vooruit, signaleert knelpunten voordat ze ontstaan en zorgt ervoor dat belangrijke zaken niet tussen wal en schip vallen. Daarbij heb je contact met collega's, managers en externe relaties en weet je goed wanneer je moet schakelen, doorvragen of juist actie moet ondernemen.

Dit ga je doen

Als Executive Assistant ben je de vaste sparringpartner van de regiodirecteur. Je zorgt voor structuur, bewaakt prioriteiten en houdt overzicht over wat er speelt binnen de organisatie. Je denkt vooruit, signaleert knelpunten voordat ze ontstaan en zorgt ervoor dat belangrijke zaken niet tussen wal en schip vallen. Daarbij heb je contact met collega's, managers en externe relaties en weet je goed wanneer je moet schakelen, doorvragen of juist actie moet ondernemen.

Jouw werkzaamheden:

• Complex agendabeheer en plannen van afspraken;
• Beheren van mailboxen en opvolgen van actiepunten;
• Voorbereiden van overleggen en bijeenkomsten;
• Bewaken van deadlines en prioriteiten;
• Ondersteunen bij projecten en organisatiebrede initiatieven;
• Coördineren van interne en externe communicatie;
• Onderhouden van contacten met stakeholders;
• Signaleren van verbeteringen in processen en werkwijzen.

Dit ben jij

Je bent niet iemand die afwacht totdat er een vraag komt. Je ziet wat nodig is, stelt de juiste vragen en zorgt dat zaken geregeld worden. Je vindt het leuk om met verschillende mensen samen te werken en weet tegelijkertijd goed de belangen van jouw leidinggevende te bewaken.

Daarnaast breng je mee:

• Minimaal mbo+ of hbo werk- en denkniveau;
• Minimaal 5 jaar ervaring als management assistent, directiesecretaresse, executive assistant of vergelijkbaar;
• Uitstekende beheersing van Microsoft Office;
• Sterke communicatieve vaardigheden;
• Organisatiesensitiviteit en gevoel voor verhoudingen;
• Het vermogen om prioriteiten te stellen en overzicht te bewaren;
• Een zelfstandige en initiatiefrijke manier van werken.

Over het bedrijf

Je gaat aan de slag bij een technische organisatie die actief is binnen complexe installatie- en infraprojecten. De organisatie groeit en ontwikkelt zich volop, waardoor er veel ruimte is voor initiatief en verbetering. De cultuur laat zich het beste omschrijven als nuchter, betrokken en resultaatgericht. De deuren staan open, collega's lunchen samen en successen worden gevierd. Tegelijkertijd krijg je veel eigen verantwoordelijkheid en wordt verwacht dat je zelfstandig beslissingen durft te nemen. Je komt terecht in een omgeving waar mensen trots zijn op de projecten die zij realiseren en waar samenwerking centraal staat. Juist daarom is een sterke managementondersteuner onmisbaar.

Wat bieden wij jou?

Je bent niet iemand die afwacht totdat er een vraag komt. Je ziet wat nodig is, stelt de juiste vragen en zorgt dat zaken geregeld worden. Je vindt het leuk om met verschillende mensen samen te werken en weet tegelijkertijd goed de belangen van jouw leidinggevende te bewaken.

Daarnaast breng je mee:

• Minimaal mbo+ of hbo werk- en denkniveau;
• Minimaal 5 jaar ervaring als management assistent, directiesecretaresse, executive assistant of vergelijkbaar;
• Uitstekende beheersing van Microsoft Office;
• Sterke communicatieve vaardigheden;
• Organisatiesensitiviteit en gevoel voor verhoudingen;
• Het vermogen om prioriteiten te stellen en overzicht te bewaren;
• Een zelfstandige en initiatiefrijke manier van werken.