Executive Assistant Operations & IT/Co-CEO (Ops & IT/Co-CEO)

MN Services Fondsenbeheer B.V.; Den Haag; On-site; EUR 34,283 - 53,880; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering

V vakantiegeld

Goede pensioenregeling

222 uur verlof

OV-vergoeding

Flexibele werktijden

Persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheden

Job summary

MN Services Fondsenbeheer B.V. in Den Haag zoekt een ervaren Executive Assistant Ops & IT/ Co-CEO. Je beheert agenda's, ondersteunt de directie en handelt complexe communicatie af. De functie vereist minimaal 5 jaar ervaring, sterke communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels, en praktische kennis van Microsoft 365.

Je komt in een hecht team, biedt ondersteuning bij het organiseren van vergaderingen en budgetbeheer. Flexibiliteit en een proactieve werkhouding zijn vereist, met een aantrekkelijk salaris tussen €3.072,- en €4.828,- obv 36 uur.

Qualifications

• 5 jaar ervaring op directie/executive niveau.
• Sterk in communicatie in Nederlands en Engels.
• Proactieve instelling en resultaatgericht.
• Ervaring met RvC en financiële dienstverlening is een pré.

Responsibilities

• Beheer en optimaliseren van agenda‘s van directieleden.
• Afhandelen van (complexe) communicatie.
• Organiseren van vergaderingen en events.
• Verwerken van budget orders en facturatie.

Skills

communicatie

organisatie

prioriteren

Microsoft 365

vertrouwelijkheid

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

OneDrive

SharePoint

Teams

iBabs

P2P-systemen

Job description

Ben jij klaar voor een volgende stap in je carrière? MN biedt jou de kans om als Executive Assistant Ops& IT/ Co-CEO het verschil te maken binnen een vooruitstrevende, maatschappelijk betrokken organisatie. Spreekt je dit aan lees dan snel verder!

Jouw rol

Als Executive Assistant beheer en optimaliseer je de agenda‘s van twee directieleden (Ops & IT en Co-CEO) voor (complexe) afspraken met interne en externe relaties,aandeelhouders, klanten en de Raad van Commissarissen (RvC).Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en stakeholders en je zorgt voor een professionele uitstraling.

Een aantal van jouw taken:

• Je beheert de inbox van jouw directieleden en zet acties uit waar bij je goed in staat bent om te prioriteren. Je bewaakt deadlines en zorgt voor de opvolging van de acties;
• Je bent (mede) verantwoordelijk voor het bijhouden van de tijdige aanlevering van vergaderstukken en het uploaden in iBabs;
• Je bent (mede) verantwoordelijk voor het afhandelen van (complexe) communicatie, je fungeert hierin als een betrouwbare rechterhandmet de focus op vertrouwelijkheid en ontzorgen van de directie;
• Je bent samen met jouw collega’s verantwoordelijk voor de jaarplanning van de Directie;
• Je organiseert vergaderingen en events tot in de puntjes. Hierbij moet je denken aan het reserveren van vergaderruimtes, bestellen van de catering en de ontvangst van gasten;
• Je bent verantwoordelijk voor het verwerken van budget orders en de facturatie voor de afdelingen voor verschillende projecten.

Jouw profiel

Jij bent een ervaren professional die energie haalt uit het ondersteunen van directieleden. Je denkt vooruit, schakelt snel en houdt altijd het overzicht. Je bent discreet, representatief, klantgericht en weet precies wanneer je moet doorpakken én wanneer je ‘nee’ moet zeggen.

Wat je verder meebrengt:

• HBO werk- en denkniveau, relevante werkervaring waarvan 5 jaar op directie/ executive level;
• Je bent sterk in communicatie (Nederlands en Engels);
• Je hebt een proactieve instelling, bent resultaatgericht, zelfstandig, en hands-on;
• Je hebt ervaring met Microsoft 365 (OneDrive, SharePoint, Teams);
• Je bent goed in staat te prioriteren en grenzen te stellen;
• Je bent flexibel om soms buiten de werktijden te werken;
• Je hebt ervaring met RvC, iBabs, P2P-systemen; affiniteit met financiële dienstverlening is een pré;

Jouw werkomgeving

Je komt terecht in een hecht team van 7 collega’s waarvan 1 Teamlead. Binnen het team is onderlinge samenwerking belangrijk. We zijn elkaars back up, kunnen elkaars werk overnemen enversterken elkaar. We houden van korte lijnen, heldere communicatie en een gezonde dosis humor. Samen zorgen we ervoor dat alles op rolletjes loopt, ook als het druk is.

MN als werkgever

Wij zijn dé fiduciair vermogensbeheerder voor Nederlandse bedrijfstakpensioenfondsen met een belegd vermogen van circa €165 miljard. Dat doen we voor zes Nederlandse pensioenfondsen en hun achterban van 2 miljoen deelnemers en circa 37,500 aangesloten werkgevers. Complex, dynamisch en maatschappelijk uiterst relevant: dat is het speelveld waarin we met onze 500 collega’s dagelijks opereren.

MN is een organisatie zonder winstoogmerk en daarmee wijken we af van de meeste andere aanbieders van fiduciair vermogensbeheer. Bij MN geloven we in de kracht van verschillende perspectieven en bijdragen van mensen met verschillende achtergronden. Wij geloven in de opbrengst van ‘diversiteit in denken’. Iedereen moet zich thuis kunnen voelen bij MN.

Als MN'er mag je rekenen op

• Een aantrekkelijk salaris tussen €3.072,- en €4.828,- o.b.v. 36 uur –, afhankelijk van kennis en ervaring (mogelijkheid om 40 uur te werken);
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een eindejaarsuitkering, vakantiegeld, goede pensioenregeling, 222 uur verlof o.b.v. 36 uur, OV-vergoeding woon-werkverkeer, internet- en thuiswerkvergoeding;
• Flexibele werktijden en hybride werken;
• Optimale (thuis)werkfaciliteiten en aantrekkelijke extra’s, zoals een inpandige sportschool en een fijn bedrijfsrestaurant;
• Laptop en smartphone;
• Persoonlijke ontwikkeling vinden wij belangrijk. Er zijn royale mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen en door te groeien binnen onze organisatie;
• Wij vinden het belangrijk dat onze collega’s zich goed voelen, zowel op het werk als daarbuiten. Daarom bieden we via OpenUp gratis toegang tot psychologen en lifestyle-experts die je kunnen helpen bij je persoonlijke welzijn en ontwikkeling;
• Vertrouwen en verantwoordelijkheid vanaf dag één.

Contact

Solliciteer via de button en upload je CV (en motivatie). Zien we voldoende raakvlakken, dan nodigen we je graag uit voor een nadere kennismaking. Heb je eerst nog vragen over deze functie of de sollicitatieprocedure? Mail deze dan naar [e-mail]