Executive Assistant Co-Ceo/ Operations & IT

MN Services Fondsenbeheer B.V.; Den Haag; Hybrid; EUR 35,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

Laptop en smartphone

Bedrijfsrestaurant

Inpandige sportschool

OpenUp psychologen

Job summary

MN Services Fondsenbeheer B.V. zoekt een Executive Assistant voor de directie (Co-CEO/ Ops & IT) die agenda's beheert en complexe afspraken coördineert met interne en externe relaties, aandeelhouders en de RvC. Je bent het eerste aanspreekpunt en zorgt voor een professionele uitstraling.

Je bewaakt deadlines, levert tijdig vergaderstukken aan en uploadt deze in iBabs. Daarnaast organiseer je jaarplanning, vergaderingen en events met reserveringen, catering en ontvangst van gasten, en verwerk je

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Ongeveer 5 jaar ervaring op directie/executive niveau.
• Uitstekende communicatie in Nederlands en Engels.
• Proactief, zelfstandig en hands-on.
• Ervaring met RvC, iBabs en P2P-systemen.
• Pré: affiniteit met financiële dienstverlening.

Responsibilities

• Beheer en optimaliseer agenda's van twee directieleden (Co-CEO/ Ops & IT).
• Beheer inbox, prioriteren en bewaak deadlines; opvolging van acties.
• Zorg voor tijdige aanlevering van vergaderstukken en uploaden in iBabs.
• Faciliteer vertrouwelijke communicatie en draag bij aan ontzorging van directie.
• Verantwoordelijk voor jaarplanning Directie en organisatie van meetings/events.
• Verwerk budgetorders en facturatie voor projecten.

Skills

Communicatie NL-EN

Proactief

Discreet

Klantgericht

Organisatievermogen

Teamwork

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

OneDrive

SharePoint

Teams

Job description

Ben jij klaar voor een volgende stap in je carrière? MN biedt jou de kans om als Executive Assistant Co-CEO/ Ops & IT het verschil te maken binnen een vooruitstrevende, maatschappelijk betrokken organisatie. Spreekt je dit aan lees dan snel verder!

Jouw rol

Als Executive Assistant beheer en optimaliseer je de agenda‘s van twee directieleden (Co-CEO/ Ops & IT) voor (complexe) afspraken met interne en externe relaties,aandeelhouders, klanten en de Raad van Commissarissen (RvC).Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en stakeholders en je zorgt voor een professionele uitstraling.

Een aantal van jouw taken:

• Je beheert de inbox van jouw directieleden en zet acties uit waar bij je goed in staat bent om te prioriteren. Je bewaakt deadlines en zorgt voor de opvolging van de acties;
• Je bent (mede) verantwoordelijk voor het bijhouden van de tijdige aanlevering van vergaderstukken en het uploaden in iBabs;
• Je bent (mede) verantwoordelijk voor het afhandelen van (complexe) communicatie, je fungeert hierin als een betrouwbare rechterhandmet de focus op vertrouwelijkheid en ontzorgen van de directie;
• Je bent samen met jouw collega’s verantwoordelijk voor de jaarplanning van de Directie;
• Je organiseert vergaderingen en events tot in de puntjes. Hierbij moet je denken aan het reserveren van vergaderruimtes, bestellen van de catering en de ontvangst van gasten;
• Je bent verantwoordelijk voor het verwerken van budget orders en de facturatie voor de afdelingen voor verschillende projecten.

Jouw profiel

Jij bent een ervaren professional die energie haalt uit het ondersteunen van directieleden. Je denkt vooruit, schakelt snel en houdt altijd het overzicht. Je bent discreet, representatief, klantgericht en weet precies wanneer je moet doorpakken én wanneer je ‘nee’ moet zeggen.

Wat je verder meebrengt:

• HBO werk- en denkniveau, relevante werkervaring waarvan 5 jaar op directie/ executive level;
• Je bent sterk in communicatie (Nederlands en Engels);
• Je hebt een proactieve instelling, bent resultaatgericht, zelfstandig, en hands-on;
• Je hebt ervaring met Microsoft 365 (OneDrive, SharePoint, Teams);
• Je bent goed in staat te prioriteren en grenzen te stellen;
• Je bent flexibel om soms buiten de werktijden te werken;
• Je hebt ervaring met RvC, iBabs, P2P-systemen; affiniteit met financiële dienstverlening is een pré;

Jouw werkomgeving

Je komt terecht in een hecht team van 7 collega’s waarvan 1 Teamlead. Binnen het team is onderlinge samenwerking belangrijk. We zijn elkaars back up, kunnen elkaars werk overnemen enversterken elkaar. We houden van korte lijnen, heldere communicatie en een gezonde dosis humor. Samen zorgen we ervoor dat alles op rolletjes loopt, ook als het druk is.

MN als werkgever

Wij zijn dé fiduciair vermogensbeheerder voor Nederlandse bedrijfstakpensioenfondsen met een belegd vermogen van circa €165 miljard. Dat doen we voor zes Nederlandse pensioenfondsen en hun achterban van 2 miljoen deelnemers en circa 37,500 aangesloten werkgevers. Complex, dynamisch en maatschappelijk uiterst relevant: dat is het speelveld waarin we met onze 500 collega’s dagelijks opereren.

MN is een organisatie zonder winstoogmerk en daarmee wijken we af van de meeste andere aanbieders van fiduciair vermogensbeheer. Bij MN geloven we in de kracht van verschillende perspectieven en bijdragen van mensen met verschillende achtergronden. Wij geloven in de opbrengst van ‘diversiteit in denken’. Iedereen moet zich thuis kunnen voelen bij MN.

Als MN’er mag je rekenen op

• Een aantrekkelijk salaris tussen €3.133,- en €4.924,- o.b.v. 36 uur –, afhankelijk van kennis en ervaring (mogelijkheid om 40 uur te werken);
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een eindejaarsuitkering, vakantiegeld, goede pensioenregeling, 222 uur verlof o.b.v. 36 uur, OV-vergoeding woon-werkverkeer, internet- en thuiswerkvergoeding;
• Flexibele werktijden en hybride werken;
• Optimale (thuis)werkfaciliteiten en aantrekkelijke extra’s, zoals een inpandige sportschool en een fijn bedrijfsrestaurant;
• Laptop en smartphone;
• Persoonlijke ontwikkeling vinden wij belangrijk. Er zijn royale mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen en door te groeien binnen onze organisatie;
• Wij vinden het belangrijk dat onze collega’s zich goed voelen, zowel op het werk als daarbuiten. Daarom bieden we via OpenUp gratis toegang tot psychologen en lifestyle-experts die je kunnen helpen bij je persoonlijke welzijn en ontwikkeling;
• Vertrouwen en verantwoordelijkheid vanaf dag één.