Ervaren servicegerichte secretaresse

Common Eye BV; Bilthoven; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

Laptop en telefoon privé gebruik

Premievrije pensioenregeling

Job summary

Common Eye BV zoekt een ervaren secretaresse voor 24–32 uur per week. Je ondersteunt adviseurs door vooruit te denken, agenda's te beheren en documenten te redigeren, terwijl je een breed scala aan secretariële taken oppakt.

Je werkt in een professionele, informele omgeving in Bilthoven en krijgt ruimte om jouw talenten verder te ontwikkelen. Een laptop en telefoon zijn beschikbaar, met pensionaire voorzieningen en aandacht voor werk-privébalans.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist.
• minimaal 5 jaar relevante werkervaring als secretaresse of managementassistent.
• ruime ervaring met complex agenda beheer en organisatorische ondersteuning.
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• goede kennis en gebruikersvaardigheden van Microsoft Office.
• beschikbaarheid parttime voor 24 tot 32 uur per week.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda’s van de adviseurs.
• Ondersteunen bij verschillende adviesopdrachten.
• Plannen en coördineren van interviews, gesprekken en sessies.
• Redigeren en verzorgen van offertes en andere documenten.
• Plannen, voorbereiden en organiseren van interne en externe bijeenkomsten.
• Verzorgen en bewaken van sessie- en kantoormaterialen.
• Oppakken van algemene secretariële werkzaamheden.
• Fungeren als vraagbaak voor praktische en organisatorische zaken op kantoor.

Skills

Agenda beheer

Office software

Communicatieve vaardigheden

Proactief

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Job description

Ben jij een ervaren en servicegerichte secretaresse die plezier haalt uit het ontzorgen van anderen? We zoeken een ervaren en enthousiaste secretaresse voor 24 tot 32 uur per week. Een veelzijdige secretariële rol waarin organiseren, samenwerken en ontzorgen samenkomen.

Een mooie functie voor een organisatorisch sterke professional die graag vooruitdenkt, overzicht houdt en adviseurs optimaal ondersteunt. Samen met twee collega-secretaresses ondersteun je de adviseurs en hun opdrachten. Je werkt in een ambitieus en gedreven team waar veel gebeurt, de lijnen kort zijn en geen dag hetzelfde is. Binnen het secretariaat worden werkzaamheden bovendien verdeeld op basis van interesse en talent, waardoor je ruimte krijgt om jouw rol verder uit te bouwen.

Wat ga je doen?

Als secretaresse zorg jij ervoor dat de adviseurs zich volledig kunnen richten op hun klanten en opdrachten. Je denkt vooruit, organiseert en zorgt dat alles achter de schermen goed geregeld is.

Je houdt je onder andere bezig met:

• beheren van complexe agenda’s van de adviseurs
• ondersteunen bij verschillende adviesopdrachten
• plannen en coördineren van interviews, gesprekken en sessies
• redigeren en verzorgen van offertes en andere documenten
• plannen, voorbereiden en organiseren van interne en externe bijeenkomsten
• verzorgen en bewaken van sessie- en kantoormaterialen
• oppakken van algemene en organisatiebrede secretariële werkzaamheden
• fungeren als vraagbaak voor praktische en organisatorische zaken op kantoor.

Je werkt nauw samen met je collega’s, maar krijgt ook veel eigen verantwoordelijkheid. Je ziet wat er nodig is, pakt zaken zelfstandig op en zorgt ervoor dat adviseurs en opdrachten organisatorisch soepel blijven verlopen.

Wat maakt deze functie bijzonder?

Deze functie biedt meer dan een vast pakket aan secretariële werkzaamheden. Binnen het team wordt gekeken naar waar jouw talenten en interesses liggen en krijg je de mogelijkheid om werkzaamheden naar je toe te trekken die bij jou passen.
Je ondersteunt bovendien adviseurs die werken aan uiteenlopende samenwerkingsvraagstukken. Hierdoor krijg je te maken met verschillende opdrachtgevers, projecten en bijeenkomsten en blijft je werk afwisselend.

Daarbij kom je terecht in een professionele organisatie waar kwaliteit belangrijk is, maar waar collega’s informeel en prettig met elkaar omgaan. En de werkomgeving? Ons kantoor ligt midden in het groen in Bilthoven, waardoor een wandeling door het bos tijdens de lunch bijna vanzelfsprekend wordt.

Over Common Eye

Wij zijn gespecialiseerd in het begeleiden, adviseren en evalueren van samenwerkingen binnen uiteenlopende branches. Daarnaast verzorgen we trainingen, workshops en lezingen rondom het thema samenwerken. Een betrokken binnendienst, waaronder het secretariaat, ondersteunt daarbij de gespecialiseerde adviseurs.

Wie ben jij?

Jij bent een ervaren en servicegerichte secretaresse die plezier haalt uit het ontzorgen van anderen. Je houdt van dynamiek, denkt vooruit en weet ook op drukke momenten overzicht en rust te bewaren.
Je bent toegankelijk en communicatief sterk en vindt het vanzelfsprekend om verantwoordelijkheid te nemen. Daarbij wacht je niet af, maar ziet en regelt wat nodig is om collega’s en opdrachten optimaal te ondersteunen.

Wat breng jij mee?

• HBO werk- en denkniveau
• minimaal 5 jaar relevante werkervaring als secretaresse, managementassistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie
• ruime ervaring met complex agendabeheer en organisatorische ondersteuning
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• goede kennis en gebruikersvaardigheden van Microsoft Office
• beschikbaarheid parttime voor 24 tot 32 uur per week.

Hoe werk jij?

Je werkt gestructureerd en zorgvuldig en bent sterk in plannen en organiseren. Ook wanneer agenda’s veranderen of meerdere werkzaamheden tegelijkertijd aandacht vragen, blijf jij rustig en weet je de juiste prioriteiten te stellen.

Je bent proactief en denkt graag een stap vooruit. Je ziet wat adviseurs nodig hebben en pakt werkzaamheden zelfstandig op, zonder daarbij de samenwerking met je collega’s uit het oog te verliezen. Met jouw energie en positieve instelling draag je bovendien bij aan de prettige sfeer binnen het team. Je communiceert gemakkelijk, bent behulpzaam en vindt het leuk om samen tot het beste resultaat te komen.

Jouw ervaring als secretaresse, organisatietalent en vermogen om vooruit te denken komen in deze functie helemaal tot hun recht. Je krijgt volop verantwoordelijkheid én de ruimte om jouw eigen talenten in te zetten en verder te ontwikkelen.

Dit kun jij verwachten

Werken als secretaresse bij Common Eye betekent een veelzijdige functie binnen een professioneel en ambitieus organisatieadviesbureau. Je krijgt veel afwisseling, verantwoordelijkheid en de ruimte om werkzaamheden op te pakken die aansluiten bij jouw interesses en kwaliteiten.

Je werkt samen met betrokken collega’s in een informele omgeving waarin kwaliteit, samenwerken en werkplezier belangrijk zijn. De functie wordt vanuit het kantoor in Bilthoven uitgevoerd, op een prachtige groene locatie midden in de bossen.

En lees hieronder wat we nog meer te bieden hebben.

Waardering

Een goed salaris spreekt voor zich. Erkenning en samen vieren van resultaten vinden we belangrijk. Denk aan een winstafhankelijke bonus, leuke uitjes en samen leren.

Flexibiliteit

We hebben oog voor een goede werk- en privébalans.

Ruimte om jezelf te ontwikkelen

Volop ruimte om jezelf te ontwikkelen, autonomie en steun om je eigen groei- en werkpad te creëren en vorm te geven.

Goede secundaire arbeidsvoorwaarden

Een laptop en telefoon die je ook privé mag gebruiken. Een fantastische kantoorwerkplek in een mooie, groene omgeving.

Een fijne werksfeer

Een professionele én informele werkomgeving waarin kwaliteit, samenwerken en werkplezier belangrijk zijn

Premievrije pensioenregeling

Een goede premievrije pensioenregeling, ook voor je partner.