Directiesecretaris

Comenius College; Hilversum; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Comenius College zoekt een organisatiegerichte secretariële professional die de rector direct ondersteunt. Je beheert agenda’s, documenten en vertrouwelijke informatie en fungeert als een verbindende schakel tussen rector, medewerker(s) en ouders.

Je bewaakt prioriteiten, bereidt vergaderingen voor, notuleert en coördineert lopende dossiers. Daarnaast verzorg je ontvangst, begeleid sollicitanten en draag je bij aan open dagen en voorlichtingsactiviteiten.

Qualifications

• Verantwoordelijk voor secretariële taken, agenda-beheer en informatie-uitwisseling.
• Coördinerende rol tussen rector, schoolleiding, medewerkers, medezeggenschap, leerlingen en ouders.
• Omgaan met vertrouwelijke en gevoelige informatie en aanpak van Open Dag en ouderavonden.

Responsibilities

• Beheer en signaleer prioriteiten vanuit de rector en jaaragenda.
• Maak en beheer notulen, dossiers en briefing materials.
• Coördineer afspraken, volg voortgang en termijnen op bij betrokkenen.
• Ondersteun bij incidenten, audits en strategische bijeenkomsten.

Skills

Plannen en organiseren

Agenda-management

Vertrouwelijkheid

Relatiebeheer

Communicatie

Job description

In deze functie combineer je secretariële taken, ben je procesmatig bezig en doe je aan relatiebeheer. Je houdt overzicht en regie op de agenda van de rector, ziet wat belangrijk is en zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is.Je kijkt vooruit, stelt verdiepende vragen en voelt goed aan wat een onderwerp vraagt: direct handelen, zorgvuldig afstemmen of juist rust en ruimte organiseren. Je bent daarom een kei in het plannen, organiseren en structuur aanbieden is je tweede natuur.

Je werkt rechtstreeks voor en namens de rector. Daarbij ben je een verbindende schakel tussen rector, schoolleiding, medewerkers, medezeggenschap, leerlingen, ouders, bestuur en externe partijen. Je gaat vanzelfsprekend zorgvuldig om met vertrouwelijke en gevoeligeinformatie.
Je weet wanneer je zelfstandig kunt handelen en wanneer afstemming of opschaling nodig is.

Op het Comenius College hebben we een hecht team dat aandacht heeft voor elkaar. Vertrouwen speelt daarbij een belangrijke rol. Er is veel ruimte om jezelf te ontwikkelen en om eigen initiatieven te ontplooien. Wij zien het als onze taak om onze leerlingente helpen zich te ontwikkelen tot volwassenen die in balans zijn met zichzelf en hun omgeving en die een bijdrage kunnen leveren aan de maatschappij van vandaag en morgen. Dat wordt zichtbaar in de manier waarop wij werken en ons onderwijs vormgeven. En ditvindt allemaal plaats in een lichte, ruime school op een geweldige plek in het Corversbos.

Wat ga je doen:

Je bent de rechterhand van de rector en de spil binnen de school. Je hebt een bijdrage aan het vormgeven van documenten en doet controles op volledigheid, samenhang, bevoegdheden, afstemming en uitvoerbaarheid en vraagt ontbrekende informatie zelfstandig uit.Je beheert een betrouwbaar archief en bewaakt vertrouwelijkheid, versiebeheer en vindbaarheid van stukken. Daarbij signaleer je tijdig wanneer afstemming nodig is met de bestuurder, schoolleiding, sectievoorzitters, medezeggenschap, HR, financiën of anderecollega’s. Daarnaast ben je een belangrijk aanspreekpunt voor de rector, collega’s en bezoekers van het Comenius College. Je zorgt voor een gastvrije ontvangst en draagt bij aan een professionele uitstraling. Zo ontvang en begeleid je bijvoorbeeld sollicitantenen help je nieuwe collega’s tijdens hun eerste dagen op school op weg. Ook ben je aanwezig bij bijzondere momenten, zoals de Open Dag, waar je de school en de rector op een gastvrije en professionele manier vertegenwoordigt. Daarnaast help je mee bij het organiserenvan bijvoorbeeld ouderavonden en voorlichtingsactiviteiten voor nieuwe leerlingen, basisscholen en ouders.

Je bewaakt de prioriteiten van de rector en de jaaragenda van de schoolleiding, besluitvormingsmomenten, beleids- en verantwoordingscycli en schoolbrede mijlpalen. Je bereidt overleggen inhoudelijk en organisatorisch voor, notuleert, stelt dossiers en briefingssamen en zorgt voor heldere agenda's, beslispunten, besluiten- en actielijsten. Je coördineert afspraken en spreekt betrokkenen waar nodig aan op voortgang, kwaliteit en termijnen.

Je coördineert namens de rector dossiers en ondersteunt bij gevoelige situaties, klachten, incidenten, inspectiebezoeken, audits en strategische bijeenkomsten.