Directiesecretaresse (Rotterdam)

Kenonz; Rotterdam; On-site; EUR 42,000 - 66,000; Full time

Job summary

Gemeente Rotterdam zoekt een ervaren Directiesecretaresse die de directie en management op topniveau ondersteunt. Je beheert agenda’s, plant afspraken en bewaakt deadlines, terwijl je onder druk overzicht houdt.

Samen met vijf collega-secretaresses vorm je een onmisbare schakel en zorg je dat informatie tijdig en accuraat wordt aangeleverd. Je denkt mee over efficiëntere processen, implementeert nieuwe systemen en onderhoudt duidelijke communicatie met interne afdelingen en externe partners,

Qualifications

• Ervaring als directie-ondersteuning is vereist.
• Stressbestendig en kan overzicht bewaren onder druk.
• Verantwoordelijkheid nemen en proactief meedenken.
• Uitstekende coördinatie en planningsvaardigheden.
• Goede communicatie met interne en externe partners.

Responsibilities

• Agenda’s beheren en afspraken plannen.
• Vergaderingen voorbereiden en stukken verzamelen.
• Mailboxen bewaken en informatiestromen overzichtelijk houden.
• Ondersteuning van directie en management op topniveau.
• Actief meedenken over efficiëntere werkprocessen.

Skills

Agenda beheer

Afspraken planning

Overzicht

Organisatietalent

Prioriteiten stellen

Communicatie

Samenwerken

Job description

Als Directiesecretaresse RNext bij gemeente Rotterdam ben jij veel meer dan degene die agenda’s beheert en afspraken plant. Jij bent de stabiele factor achter bestuurders en directeuren die dagelijks werken aan complexe maatschappelijke vraagstukken. Dankzij jouw overzicht, organisatietalent en scherpe prioriteiten kunnen belangrijke besluiten op tijd worden genomen en blijven projecten in beweging die impact hebben op duizenden inwoners.

Je stapt binnen in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is. Terwijl anderen vooral drukte zien, zie jij structuur. Je opent de dag met 2 volle agenda’s en weet direct waar de aandacht naartoe moet. Een spoedverzoek komt binnen, een overleg verschuift en een bestuurder heeft snel stukken nodig voor een belangrijke afspraak. Voor jou is dat geen reden voor stress, maar juist het moment waarop je laat zien wat je in huis hebt.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor uiteenlopende contacten, van collega’s en managers tot externe partners. Je bewaakt de mailboxen, brengt overzicht aan in informatiestromen en zorgt ervoor dat niets tussen wal en schip valt. Ondertussen bereid je vergaderingen voor, verzamel je de juiste stukken en zorg je dat iedereen goed geïnformeerd aan tafel verschijnt.

Ook achter de schermen maak jij het verschil. Je houdt processen kritisch tegen het licht en denkt actief mee over hoe werkzaamheden slimmer, sneller en efficiënter kunnen worden ingericht. Nieuwe systemen? Die maak jij je moeiteloos eigen. Sterker nog: je ziet direct hoe ze beter ingezet kunnen worden om collega’s te ondersteunen.

Je werkt nauw samen met vijf andere secretaresses binnen een betrokken team. Samen vormen jullie een onmisbare schakel binnen de organisatie. Jullie helpen elkaar, delen kennis en zorgen ervoor dat de ondersteuning van directie en management op topniveau blijft. Juist die samenwerking geeft energie en maakt dat successen samen worden gevierd.

In deze functie werk je niet alleen vóór een organisatie, maar ook vóór de samenleving. Achter iedere afspraak die jij organiseert, ieder overleg dat jij voorbereidt en iedere planning die jij bewaakt, schuilt een bijdrage aan een stad die voortdurend in ontwikkeling is. Jouw werk zorgt ervoor dat mensen die beslissingen nemen voor inwoners optimaal kunnen functioneren.

Voor deze rol zoeken we een ervaren professional die weet wat er nodig is om een directie succesvol te ondersteunen. Iemand die stevig in zijn of haar schoenen staat, overzicht bewaart onder druk en met plezier verantwoordelijkheid neemt.