Directiesecretaresse (32 - 36 uur)

Unie van Waterschappen (Dutch Water Authorities); Den Haag; On-site; EUR 43,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop en mobiele telefoon in bruiklei

Job summary

De Unie van Waterschappen zoekt een ervaren directiesecretaresse die de directie volledig ontzorgt. Je beheert complexe agenda’s, plant vergaderingen en verzendt stukken via iBabs, en je neemt notulen waar nodig.

Je fungeert als eerste aanspreekpunt, coördineert dagelijkse secretariële werkzaamheden en zorgt voor een hoge kwaliteit van de dienstverlening. Vier dagen per week op kantoor, met ruimte voor initiatief en groei.

Qualifications

• Hbo werk- en denkniveau.
• Een afgeronde secretariële opleiding is een pré.
• Ervaring met IBABS is een pré.
• Minimaal vijf jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring in het werken in een politiek-bestuurlijke omgeving is een pré.
• Uitstekende schrijfvaardigheden en een goede beheersing van de Nederlandse taal.

Responsibilities

• Beheer van complexe agenda’s en planning van vergaderingen voor de directie.
• Verzamel en verspreid vergaderstukken via iBabs; notuleren van MT-vergaderingen waar nodig.
• Stel actielijsten op en volg openstaande acties proactief op.
• Ondersteun de directie bij externe vergaderingen en fungeer als eerste aanspreekpunt.
• Coördineer dagelijkse secretariële werkzaamheden en verbeter werkprocessen waar nodig.

Skills

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Schrijfvaardigheid

Education

HBO werk- denkniveau

Tools

IBABS

MS Office

Job description

Ben jij iemand die overzicht brengt waar veel tegelijk gebeurt? In deze rol ondersteun je de directie van de Unie van Waterschappen. Je zorgt dat agenda’s, overleggen, acties en communicatie soepel verlopen. Jij bent degene die ziet wat er nodig is voordat anderen erom vragen. Klinkt dit als jouw nieuwe baan? Lees dan verder.

Als directiesecretaresse ben je een belangrijke schakel binnen de organisatie. Je beheert complexe agenda’s, plant vergaderingen en prioriteert de e-mailstroom van de directie. Ook verzamel en verstuur je vergaderstukken via iBabs, kan het voorkomen dat je de MT-vergaderingen notuleert, stel je de actielijst op en zorg je ervoor dat openstaande acties tijdig worden opgepakt. Waar nodig ondersteun je de directie bij externe vergaderingen.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor de directie en externe partijen en overlegt met de secretariaten van de bestuursleden van de waterschappen. Je coördineert de dagelijkse secretariële werkzaamheden, zorgt voor goede secretariële werkprocessen en verbetert deze waar nodig. Je draagt actief bij aan een hoge kwaliteit van de serviceverlening en bij afwezigheid vervang je de andere directiesecretaresse.

Je komt goed tot je recht als je graag structuur aanbrengt, makkelijk schakelt tussen mensen en onderwerpen en rustig blijft wanneer prioriteiten veranderen. Je vindt het belangrijk om betrouwbaar, zorgvuldig en scherp te werken en haalt er plezier uit om de directie volledig te ontzorgen.

Wil je werken bij een organisatie die op plek 19 staat van de beste werkgevers van Nederland? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat breng je mee aan kennis en ervaring?

• Hbo werk- en denkniveau.
• Een afgeronde secretariële opleiding is een pré.
• Ervaring met IBABS is een pré
• Minimaal vijf jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring in het werken in een politiek-bestuurlijke omgeving is een pré.
• Uitstekende schrijfvaardigheden en een goede beheersing van de Nederlandse taal.

Daarnaast ben je vriendelijk, toegankelijk en heb je een flexibele, samenwerkingsgerichte houding. Je bent integer en betrouwbaar en je weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie. Je voelt aan wat er gebeurt binnen de organisatie en begrijpt snel wat nodig is. Je werkt proactief, je stelt prioriteiten en schakelt soepel tussen taken, ook als de dag totaal anders verloopt dan gepland. Administratieve werkzaamheden vormen een belangrijk onderdeel van je functie, je haalt er plezier uit om zaken zorgvuldig te verwerken en overzichtelijk bij te houden.

Wat krijg je ervoor terug?

• Je start met een jaarcontract op basis van detachering. Bevalt het van beide kanten dan krijg je een dienstverband bij ons.
• De inschaling is afhankelijk van kennis en ervaring en vindt plaats in schaal 9 (Minimaal €3.893, maximaal €5.199 op basis van 36 uur).
• Je krijgt een laptop en mobiele telefoon in bruikleen.

Je gaat werken in een dynamische omgeving met veel ruimte voor initiatief, nieuwe ideeën en persoonlijke ontwikkeling. De zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid zijn groot, maar je werkt wel vanuit een hecht en gezellig team dat gemotiveerd is om samen de ondersteuning naar een hoger niveau te tillen.

Bijzonderheden

• We vragen je om 4 dagen per week aanwezig te zijn op kantoor, zodat je nauw betrokken bent, snel kan schakelen en optimaal kan samenwerken.

Over de Unie van Waterschappen

De Unie van Waterschappen is de koepelvereniging van de 21 Nederlandse waterschappen. Waterschappen zijn verantwoordelijk voor het beheer van waterkeringen, het regionale waterbeheer en het zuiveren van rioolwater. De Unie van Waterschappen vertegenwoordigt de waterschappen nationaal en internationaal en stimuleert kennisuitwisseling en samenwerking.

Het is een kleine, informele organisatie van zo’n 100 mensen met een passie voor vernieuwen en verbeteren. De organisatie wordt aangestuurd door de algemeen directeur, een directeur bedrijfsvoering en zes managers. Het werk van de Unie van Waterschappen is verdeeld over zes afdelingen:

• Waterkwaliteit, Duurzaamheid en Internationaal;
• Vereniging, Communicatie & Bestuurlijk Juridische Zaken;
• Financiën, Inkoop, ICT en Facilitair Stafbureau Bedrijfsvoering;
• Mens & Organisatie.

Wil je meer weten?

Meer informatie over de Unie van Waterschappen vind je op unievanwaterschappen.nl.

Ruimte voor wie jij bent

Elk mens is uniek. Wij vinden het belangrijk om iedereen die bij ons werkt ruimte te geven om helemaal zichzelf te zijn. Want iedereen heeft een unieke achtergrond, persoonlijkheid, perspectief en kwaliteiten. Samen kunnen we ons nog beter inzetten voor de vertegenwoordiging van de waterschappen en bereiken we met elkaar de mooiste resultaten.