Directieassistent | Oss en Boxmeer

GGZ Oost Brabant; Oss, Boxmeer; Hybrid; EUR 35,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop en telefoon

Reiskostenvergoeding

13e maand

Balansbudget

Pensioen PFZW

FiscFree

TicketsforGood

Job summary

GGZ Oost Brabant zoekt een ervaren directieassistent die als rechterhand van de directeur bedrijfsvoering en directeur behandelzaken opereert. Je bewaakt agenda's, bereidt overleggen voor en regelt dossiers en acties met vooruitziende blik.

Je werkt afwisselend in Oss en Boxmeer, met veel contact met managers en collega’s en een goede balans tussen zelfstandigheid en samenwerking. Hybride werken is mogelijk binnen de organisatie.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist
• Ruime ervaring in ondersteuning van management/directie
• Ervaring met vergaderstukken en notuleren is gewenst

Responsibilities

• Beheren van agenda's voor twee directeuren en de EPD-agenda voor de directeur behandelzaken
• Plannen van afspraken en overleggen met aandacht voor voorbereiding en prioriteiten
• Coördineren van management- en directieoverleggen en toezicht houden op jaarplanning
• Verzamelen en beheren van vergaderstukken en tijdig beschikbaar stellen in Babs/Teams
• Notulen en actiepunten opmaken en delen met betrokkenen

Job description

Oss en Boxmeer 32-36 uur €3.180 - €4.273 per maand Secretariaat Hybride Sluit 11 september

Jij zorgt dat zaken geregeld zijn vóórdat iemand erom hoeft te vragen.

Als directieassistent ben je de organisatorische rechterhand van onze directeur bedrijfsvoering en directeur behandelzaken. Je houdt overzicht, denkt vooruit en weet wat er nodig is om agenda's, overleggen, dossiers en acties soepel te laten verlopen.

Werk je nu bijvoorbeeld als directiesecretaresse, managementassistent of directieassistent en zoek je een rol waarin je meer regie en verantwoordelijkheid krijgt? Dan kan deze functie goed bij je passen.

Dit maakt werken als directieassistent bij GGZ Oost Brabant bijzonder

• Je werkt rechtstreeks samen met de directeur bedrijfsvoering en directeur behandelzaken en hebt daarnaast veel contact met managers en andere collega's

• Je schakelt tussen zorginhoudelijke, bedrijfskundige en bestuurlijke onderwerpen en krijgt daardoor een bijzondere kijk achter de schermen van een grote GGZ-organisatie

• Je organiseert niet alleen, maar denkt vooruit, bewaakt prioriteiten en signaleert wat aandacht nodig heeft

• Je krijgt veel zelfstandigheid en ruimte om je werk zelf te organiseren, en we verwachten ook dat je die ruimte pakt

Je kunt rekenen op

• Een bruto maandsalaris tussen de € 3.180,- en € 4.273,- o.b.v. 36 uur (cao GGZ, FWG 45)

• Een laptop en telefoon, plus digitale hulpmiddelen zoals Microsoft 365 en AI-ondersteuning om je werk slim en efficiënt te organiseren

• Tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer. Voor dienstreizen ontvang je € 0,50 per kilometer

• Een volledige 13e maand (8,33% van je bruto jaarsalaris) en jaarlijks €1000 balansbudget om in te zetten voor opleiden, extra verlof of extra salaris.

• Een goede pensioenregeling viaPFZW(Pensioenfonds Zorg & Welzijn), FiscFree, TicketsforGood en meer! Lees meer over onze aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden.

Jouw rol als directieassistent

Jouw belangrijkste opdracht is ervoor zorgen dat de directeur bedrijfsvoering en directeur behandelzaken zich kunnen richten op hun eigen rol. Dat vraagt om meer dan goed agendabeheer.

Je overziet wat er speelt én wat eraan komt. Je bewaakt prioriteiten, jaarplanning en deadlines en zorgt dat overleggen goed zijn voorbereid. Je kent de belangrijkste dossiers en weet relevante informatie en eerdere besluiten zelfstandig te vinden.

Zie je dat iets dreigt vast te lopen, een actie blijft liggen of informatie ontbreekt? Dan wacht je niet af. Je onderzoekt wat nodig is, neemt initiatief en betrekt de juiste mensen.

Jouw taken op een rij

• Je beheert proactief de agenda's van beide directeuren en voor de directeur behandelzaken ook de agenda in het elektronisch patiëntendossier (EPD)

• Je plant afspraken en overleggen logisch en bewaakt voorbereidingstijd, reistijd en prioriteiten

• Je coördineert management-, directie- en bestuurlijke overleggen en houdt zicht op de jaarplanning

• Je verzamelt, controleert en beheert vergaderstukken en zorgt dat deze tijdig in het vergaderplatformiBabs staan

• Je zoekt zelfstandig eerdere besluiten, notities, presentaties en andere relevante informatie op binnen onder andere Teams

• Je bewaakt actielijsten, deadlines en gemaakte afspraken en spreekt collega's daar waar nodig op aan

• Je maakt notulen en actiepunten van management overleggen in Oss en Boxmeer en deelt deze tijdig

• Je bereidt zelfstandig conceptmails, brieven, opleggers en presentaties voor

• Je zorgt voor zorgvuldig document- en versiebeheer

• Je regelt ook de praktische voorbereiding van afspraken, van een passende ruimte en werkende apparatuur tot een gastvrije ontvangst

Samen sterk: werken dicht bij de directie

Je werkt afwisselend vanuit Oss en Boxmeer. Je werkt nauw samen met de directeur bedrijfsvoering en directeur behandelzaken en hebt veel contact met managers, medewerkers en andere betrokkenen binnen en buiten GGZ Oost Brabant. Tegelijkertijd sta je er niet alleen voor: je werkt samen met de directieassistenten en -secretaresses van onze andere regio's. Jullie zoeken elkaar op, stemmen af en delen kennis en ervaring. Waar de werkzaamheden en agenda's het toelaten, kun je ook hybride werken.

Om je werk goed te kunnen doen, verdiep je je in de organisatie, de verschillende teams, actuele dossiers en belangrijke overlegstructuren. Je hoeft inhoudelijk niet alles zelf te weten. Wel begrijp je voldoende van de context om te herkennen dat informatie ontbreekt, ergens al eerder een besluit over is genomen of dat een onderwerp om opvolging vraagt. Je bent daarmee niet alleen degene die organiseert, maar ook een sparringpartner in de voorbereiding. Je denkt mee, stelt vragen en maakt knelpunten bespreekbaar.

Op weg naar een mentaal sterke samenleving. Lees meer over de missie, visie en koers van GGZ Oost Brabant.

Dit breng je mee

• Je hebt hbo werk- en denkniveau

• Je hebt ruime ervaring in een zelfstandige ondersteunende rol voor management of directie en bent gewend om vooruit te denken, prioriteiten te bewaken en zelf in actie te komen

• Je hebt ervaring met het zelfstandig voorbereiden en redigeren van vergaderstukken, brieven, conceptmails, opleggers en presentaties

• Je bent sterk in plannen, organiseren en voortgang bewaken

• Je werkt gemakkelijk met Outlook, Teams en andere digitale systemen

• Je communiceert mondeling en schriftelijk helder en zorgvuldig

• Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie

Ervaring met iBabs en/of werken met een EPD is mooi meegenomen. Belangrijker is dat je nieuwe systemen snel eigen maakt en zelfstandig je weg weet te vinden in informatie.

Of jouw huidige functietitel nu directiesecretaresse, managementassistent of directieassistent is, vinden we minder belangrijk dan de manier waarop jij je rol invult.

Zo werk jij: Je houdt overzicht, ook wanneer er veel tegelijk gebeurt, en kunt goed bepalen wat prioriteit heeft. Je wacht niet af tot iedere volgende stap voor je wordt bepaald, maar ziet wat nodig is en pakt dit zelfstandig op. Je durft grenzen te bewaken, collega's aan afspraken te herinneren en open feedback te geven. Tegelijkertijd weet je wanneer afstemming nodig is. Je bent zorgvuldig, toegankelijk en gastvrij en vindt het leuk om dicht bij de directie te werken en te begrijpen wat er in de organisatie speelt.

Enthousiast?

Reageren kan tot uiterst 11 september. De gesprekken staan gepland op

18 september op onze locatie in Oss. Heb je aanvullende vragen? Neem dan voor meer informatie contact op met:

Bianca Schouten Recruitment Adviseur [e-mail] 088-8461820 Stuur een Whatsapp bericht

Jenny Joosten Recruitment Assistent [e-mail] 088-8462533 Stuur een Whatsapp bericht

GGZ Oost Brabant. Want het is zo gek nog niet om het samen te doen.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Diensten en kandidaten worden uitsluitend via de afdeling Recruitment in behandeling genomen.