Directie Secretaresse DOPS

Werken voor Nederland; Den Haag; On-site; EUR 36,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB-budget

OV-reiskostenvergoeding

Studiefaciliteiten

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een management- en secretariaatsassistent voor de Directie Operaties van Staf CKMar. Je beheert de agenda van de directeur, bewaakt afspraken en verzorgt correspondentie en reisplanning.

Daarnaast verleen je administratieve ondersteuning aan DDOPS, verzamel je gegevens voor managementinformatie en voer je archiefwerk uit in het DMS. Ook organiseer je bijeenkomsten en onderhoud je facilitaire contacten.

Qualifications

• Secretariële opleiding op MBO-niveau.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in Nederlands en Engels.
• Ruime ervaring in soortgelijke functie is gewenst.

Responsibilities

• Beheer de agenda van de directeur; bewaak voortgang van afspraken, acties en besluiten.
• Verzorg correspondentie en interne nieuwsitems; organiseer reizen en reserveringen.
• Ondersteun DDOPS administratief en voer archiefwerkzaamheden uit in het DMS.

Skills

Secretariële vaardigheden

Organisatie

Communicatieve vaardigheden

Engels ( basis )

Education

MBO secretaresse opleiding

Aanvullende cursussen Directiesecretaresse

Tools

Document Management Systeem (DMS)

Job description

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Vakgebied Orde / vrede / veiligheid

Dienstverband Vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

De werkzaamheden worden verricht binnen de Commandogroep van de Directie Operaties van Staf CKMar.
De Staf CKMar is belast met de ondersteuning van CKMar bij de besturing van de Koninklijke Marechaussee.
De positionering van de commandogroep, de organisatiestructuur, doelstellingen, hoofdtaken, koppelvlakken, etc zijn opgenomen in de orgaanbeschrijving van de directie.
De Staf CKMar opereert op het strategische niveau en houdt zich onder andere bezig met:
a. Visie- en strategievorming voor de KMar, waaronder het analyseren van maatschappelijke ontwikkelingen en het uitwerken van de consequenties hiervan voor de KMar;
b. Het participeren in en beïnvloeden van de beleids- en planontwikkeling van gezag en beheer, waaronder het BPB-proces gericht op de allocatie en beheersing van middelen;
c. Het adviseren van CKMar en van de SG van Defensie in zijn rol als korpsbeheerder van de KMar;
d. Kaderstelling, ondersteuning en faciliteren van de decentrale eenheden.

Wat ga je doen?
1. Je verleent management- en secretariële ondersteuning door:
- de agenda van de directeur te beheren;
- het rappelleren en bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken, actiepunten en besluiten;
- correspondentie en interne nieuwsitems te verzorgen;
- het maken van afspraken en verzorgen van binnenlandse en buitenlandse
dienstreizen;
- ruimtes, lunches, diners en/of hotelkamers te reserveren;
- bezoekers te ontvangen en te begeleiden.
- het ondersteunen van de directeur bij (eenvoudige) personeelsaangelegenheden.
2. Je levert administratieve ondersteuning aan DDOPS:
- de afdelingen administratief te ondersteunen;
- in voorkomend geval relevante gegevens te verzamelen en te selecteren ten behoeve van managementinformatie, rapportages en ter onderbouwing van eventuele beleidsvoorstellen;
- archiefwerkzaamheden te verrichten en het juist bijhouden (inrichten) van het Document Management Systeem (DMS).
3. Je verricht organisatorische en algemeen ondersteunende taken uit door:
- als contactpersoon voor facilitaire zaken te fungeren;
- evenementen en internationale vergaderingen te coördineren/organiseren;
- Kantoorartikelen te beheren en bestellen.

Wat vragen we?
- Secretariële opleiding op MBO-niveau
- Aanvullende cursussen behorend bij de functie van Directiesecretaresse
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels Overige kennis en vaardigheden - Ruime sociale vaardigheden, goede contactuele en communicatieve eigenschappen - Enthousiasme en flexibiliteit - Pro-actieve houding - Gewend om initiatief te tonen - Grote mate van zorgvuldigheid - Vaardigheid in het stellen van prioriteiten - Vaardigheid in het organiseren van bijeenkomsten en evenementen - Vaardigheid in het uitwerken van vergaderingen - Kennis van de Defensie- en KMar-organisatie is een pré Ervaringseisen:
- Ruime ervaring in een soortgelijke functie.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Salarisomschrijving

Maandsalaris €2.976,00 - €3.924,00

Dienstverband Vaste aanstelling

Minimaal aantal uren per week 32

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.

Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• De selectiegesprekken zullen vooralsnog plaatsvinden in de week van ….
• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld, interne kandidaten hebben voorrang bij gebleken geschiktheid.
• Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• Aan deze vacaturetekst kunnen geen rechten worden ontleend.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en het Commando Materieel en IT (COMMIT).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

De Koninklijke Marechaussee (KMar) is een politieorganisatie met militaire status en wordt beheerd door de minister van Defensie. Ze is een een van de vier onderdelen van de Nederlandse krijgsmacht. Vanwege de specifieke taak valt de KMar, in tegenstelling tot de zee-, land- en luchtstrijdkrachten, niet onder direct bevel van de Commandant der Strijdkrachten. Behalve wanneer de KMar in het buitenland wordt ingezet voor andere taken die de politietaak ten aanzien van militairen.

De KMar waakt over de veiligheid van de Staat. In Nederland en ver daarbuiten. Ze wordt wereldwijd ingezet op plaatsen van strategisch belang. Van de koninklijke paleizen tot aan de buitengrenzen van Europa. Van luchthavens in Nederland tot oorlogs- en crisisgebieden overal ter wereld. De KMar is veelzijdig inzetbaar voor veiligheid, juist als het erop aankomt.

Voor meer informatie over deze vacature:

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure: