Directie secretaresse

Ministerie van Defensie; Utrecht; On-site; EUR 38,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB 16,33%

ABP pensioen

Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer

OV-abonnement met onbeperkt reizen

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een ervaren managementassistent die als een rots in de branding fungeert voor de directeur. Je beheert de agenda, organiseert vergaderingen en bereidt notulen voor, terwijl je informatie en documenten verwerkt en tijdig doorstuurt.

Je ondersteunt ook externe relaties en interne communicatie, bewaakt afspraken en begeleidt bezoekers. Je hebt minimaal mbo-niveau 3, een opleiding managementassistentie of directiesecretaresse en ervaring met secretariële ondersteuning.

Qualifications

• Behandeling van planning en agendabeheer voor de directeur.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en notuleren.
• Contact onderhouden met collega’s en externe relaties.

Responsibilities

• Beheren en plannen van de agenda van de directeur.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en het maken van verslagen.
• Contact onderhouden met collega’s en externe relaties.
• Verwerken en doorsturen van informatie en documenten.
• Opstellen van korte brieven en e-mails.
• Bewaken van afspraken en acties.
• Ontvangen en begeleiden van bezoeker.

Skills

Agenda beheren

Vergaderingen organiseren

Coördineren

Vertrouwelijke informatie behandelen

Secretariële ondersteuning

Communicatieve vaardigheden

Education

MBO werk- en denkniveau, minimaal MBO 3

Opleiding Managementassistentie of Directie secretaresse

Tools

Tekstverwerking

Office/Computersoftware

Job description

Wil jij een belangrijke rol spelen binnen een professionele organisatie? Ben jij goed in plannen, organiseren en samenwerken? En zorg jij er graag voor dat alles soepel verloopt? Dan is deze functie iets voor jou.

In deze functie ben jij de steun en toeverlaat van de directeur. Je helpt met plannen, organiseren en regelen. Jij zorgt voor overzicht en houdt in de gaten wat er moet gebeuren.

Je hebt contact met verschillende mensen, zowel binnen als buiten de organisatie. Je zorgt dat informatie op de juiste plek komt en dat afspraken goed worden voorbereid en opgevolgd.

Geen dag is hetzelfde. De ene keer ben je bezig met het plannen van afspraken, de andere keer organiseer je een vergadering of help je bezoekers op weg.

Je taken bestaan onder andere uit:

• Het beheren en plannen van de agenda van de directeur
• Het organiseren en voorbereiden van vergaderingen en het maken van verslagen
• Het contact onderhouden met collega’s en externe relaties
• Het verwerken en doorsturen van informatie en documenten
• Het opstellen van korte brieven en e-mails
• Het bewaken van afspraken en acties
• Het ontvangen en begeleiden van bezoeker

• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• Tijdelijk met uitzicht op een vaste aanstelling
• Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.

Dit bieden we nog meer

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris hebben we het individueel keuzebudget (IKB) dat bestaat uit 16,33% van het bruto jaarsalaris. Je kunt het IKB laten uitbetalen wanneer jij wenst, het gebruiken om extra verlofuren te kopen of het inzetten voor fiscale doeleinden. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.
Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.

Dit vragen wij

Wij zoeken iemand die goed kan organiseren en graag anderen helpt.
Heb jij:
- MBO werk- en denkniveau, minimaal MBO 3
- Een opleiding in Managementassistentie of (Directie)secretaresse
- Ervaring met secretariële omanagement-ondersteunende werkzaamheden
- Ervaring met computerprogramma’s, zoals tekstverwerking
Kun jij nauwkeurig werken en goed plannen, zelfstandig én samen werken, zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en ben je vriendelijk en duidelijk in je communicatie?

Meer over Commando Materieel en IT

Je gaat aan de slag binnen de directie Bedrijfsondersteuning van het Commando Materieel en IT (COMMIT). Deze directie ondersteunt als stafdirectie de productie en bedrijfsvoering van COMMIT en speelt een cruciale rol in het goed functioneren van de organisatie.

De directie houdt zich bezig met verschillende onderwerpen, zoals veiligheid, informatie, security, facilitaire zaken, transport, vastgoed informatie en duurzaamheid. Jij werkt samen met collega’s die elk hun eigen expertise hebben.

In jouw rol ondersteun je de directeur. Jij zorgt ervoor dat alles goed geregeld is en dat het werk van de directie soepel verloopt.

Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.
Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.
Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).
Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.
Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.