Directiesecretaris

Werken voor Nederland; Utrecht; On-site; EUR 65,000 - 85,000; Full time

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een directiesecretaris voor de COMMIT-directie. Je organiseert, coördineert en ondersteunt de directieleden en bewaakt informatievoorziening, besluitvorming en deadlines.

Je bouwt een breed netwerk op binnen en buiten de directie en combineert secretariële taken met advisering en projectcoördinatie. De functie vraagt WO-denkniveau, uitstekende organisatorische skills en een proactieve, analytische aanpak.

Qualifications

• WO-niveau-werk en denkniveau vereist.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Netwerken opbouwen binnen en buiten de directie is essentieel.

Responsibilities

• Je organiseert, coördineert en ondersteunt de directieleden en bewaakt de informatievoorziening en deadlines.
• Je bent spil in het verbinden van interne en externe stakeholders en faciliteert bestuurlijke besluitvorming.
• Je combineert secretariële taken met advisering en coördinatie van de secretariaatsstromen.

Skills

Organisatiekracht

Netwerken bouwen

Analytisch denken

Communicatie

Education

WO-niveau

Job description

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 12 - Burgerschaal IBBAD 12

Vakgebied Administratief / secretarieel

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Als directiesecretaris organiseer, coördineer en ondersteun je samen met jouw team alle activiteiten van de directieleden. Door jouw inspanningen kan de directie effectiever opereren en til je de kwaliteit van onze informatiestromen naar een hoger niveau.

Als directiesecretaris speel jij een onmisbare rol in het goed functioneren van de directie. Jij zorgt ervoor dat belangrijke besluiten tijdig worden genomen, prioriteiten helder blijven en dat er altijd een optimale ondersteuning is voor de directie. Dit is jouw kans om achter de schermen een grote impact te maken en het verschil te creëren binnen een dynamische organisatie.

In deze veelzijdige functie combineer je traditionele secretariswerkzaamheden met adviserende taken, en je hebt een coördinerende rol over het secretariaat. Jij waarborgt niet alleen de inhoudelijke kwaliteit van de bestuurlijke informatievoorziening, maar bent ook de persoon die overzicht houdt over alle stukkenstromen, besluitvorming voorbereidt en deadlines nauwlettend in de gaten houdt.

Daarnaast ben jij de spil in het netwerk binnen én buiten de directie. Je bouwt waardevolle contacten op met onder andere de staf van de Commandant van COMMIT, de andere directies van COMMIT en verschillende defensieonderdelen. Jouw rol als verbinder zorgt ervoor dat mensen op het juiste moment samenkomen, wat bijdraagt aan een efficiënte en effectieve samenwerking tussen verschillende lagen binnen en buiten de organisatie.

Waarom deze rol uniek is:

• Een brede mix van taken: Je combineert je secretariële werkzaamheden met adviserende taken en hebt een coördinerende rol over het secretariaat.
• Schakel tussen strategie en uitvoering: Jij werkt dagelijks aan strategische, bestuurlijke en organisatorische vraagstukken en schakelt tussen verschillende niveaus in de organisatie.
• Verbindende factor: Je bouwt een breed netwerk op, binnen en buiten de directie, en brengt mensen samen om effectieve samenwerking te bevorderen.
• Invloed en ontwikkeling: Jij helpt richting, stabiliteit én flexibiliteit te creëren in een organisatie die volop in ontwikkeling is, internationaal en maatschappelijk.
• Pioniersfunctie: Je krijgt de kans om een nieuwe functie binnen de directie vorm te geven en in te vullen zoals jij dat voor ogen hebt.

Wil jij als directiesecretaris een belangrijke rol spelen in het succes van de directie en de organisatie? En zie jij jezelf als de persoon die mensen en processen bij elkaar brengt om samen verder te komen? Dit is jouw kans om een directe bijdrage te leveren én je eigen stempel te drukken op een nieuwe, uitdagende functie

Als directiesecretaris ben jij de drijvende kracht die de directie optimaal ondersteunt en de organisatie helpt vooruit te komen. Je hebt al ervaring met het ondersteunen van (top)bestuurders en weet precies wat er nodig is om ervoor te zorgen dat alles achter de schermen gestroomlijnd verloopt. Jouw talent ligt niet alleen in het structureren van complexe informatie, maar ook in het zorgen dat mensen in beweging komen en dat kwaliteit altijd geborgd blijft.

Je bent flexibel en proactief, en hebt een scherp analytisch vermogen. Dit stelt je in staat om snel te doorgronden wie welke informatie nodig heeft en hoe die informatie het beste kan worden gepresenteerd. Daarnaast weet je als geen ander hoe je orde schept in bestuurlijke drukte en overzicht houdt in de vaak hectische omgeving waarin je opereert.

Samenwerken gaat je gemakkelijk af. Je bouwt snel een sterk netwerk op, zowel binnen als buiten de organisatie, en bent organisatie-sensitief. Dit betekent dat je de verhoudingen en dynamieken binnen een grote organisatie goed aanvoelt, wat essentieel is voor het succes in deze functie.

Opleidingseisen:

• Aantoonbaar WO-werk en denkniveau.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 12 - Burgerschaal IBBAD 12

Salarisomschrijving

Maandsalaris €5.863,00 - €7.575,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur 2 jaar

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris hebben we het individueel keuzebudget (IKB) dat bestaat uit 16,33% van het bruto jaarsalaris. Je kunt het IKB laten uitbetalen wanneer jij wenst, het gebruiken om extra verlofuren te kopen of het inzetten voor fiscale doeleinden. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.

Bijzonderheden

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. Wij verzoeken vriendelijk om geen ongevraagde aanbiedingen, telefoontjes of e-mails te sturen. Dank u voor uw begrip.

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Je gaat aan de slag binnen de directie Bedrijfsondersteuning van het Commando Materieel en IT (COMMIT). Deze directie ondersteunt als stafdirectie de productie en bedrijfsvoering van COMMIT en speelt een cruciale rol in het goed functioneren van de organisatie.

De directie houdt zich bezig met verschillende onderwerpen, zoals veiligheid, facilitaire zaken, transport, informatie en duurzaamheid. Jij werkt samen met collega’s die elk hun eigen expertise hebben.

In jouw rol ondersteun je de directeur. Jij zorgt ervoor dat alles goed geregeld is en dat het werk van de directie soepel verloopt.

Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.
Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.
Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).
Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.
Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

www.defensie.nl/organisatie/commit

Voor meer informatie over deze vacature:

Boer,Gonnie de
[e-mail]

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Femke Gijzen (Recruitment Adviseur HR)
[e-mail]