Directie- en bestuursassistent

Hoogheemraadschap van Delfland; Delft; Hybrid; EUR 39,000 - 52,000; Full time

Job summary

Het Hoogheemraadschap van Delfland zoekt een directie- en bestuursassistent die de directeuren en/of bestuursleden optimaal ondersteunt. Je regisseert agenda's en logistiek, en zorgt voor een soepele informatieflow in een politiek-bestuurlijke omgeving.

Je bent verantwoordelijk voor uitgebreide secretariële diensten, organiseert vergaderingen en faciliteiten, en fungeert als eerste aanspreekpunt voor relaties. Een dynamische, professionele werkomgeving in Delft wacht op jou.

Qualifications

• MBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar werkervaring als directieassistent of bestuursassistent in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Uitstekende digitale vaardigheden in o.a.: MS Office, MS Teams en bij voorkeur met CoPilot.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden met uitstekende kennis van de Nederlandse taal.

Responsibilities

• Agendabeheer: regievoeren op de agenda’s en plannen van (complexe) afspraken en de logistiek daaromheen zoals controleren van vergaderstukken en deze in het administratiesysteem plaatsen.
• Brede secretariële ondersteuning van directieleden en bestuurders, waaronder het afhandelen van informatiestromen als e-mail en telefonische contacten.
• Organiseren van faciliteiten via het zelfserviceportaal bij overleggen en werkbezoeken, zoals vergaderlocaties, catering en vervoer.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt en vraagbaak voor in- en externe relaties.

Skills

Communicatie

Education

MBO werk- en denkniveau

Tools

MS Office

MS Teams

CoPilot

Job description

Het Hoogheemraadschap van Delfland zoekt een nieuwe directie- en bestuursassistent. In deze rol ben jij de onmisbare ondersteuning voor onze directeuren en/of bestuursleden. Jij houdt de regie over dynamische agenda's en je zorgt ervoor dat de directie en/of bestuursleden van ons waterschap altijd goed voorbereid aan tafel zit.

Als directie- en bestuursassistent zorg je ervoor dat de directie- en bestuursleden zich volledig kunnen richten op de inhoud van het werk. Dat doe je door een diversiteit aan secretariële werkzaamheden op te pakken. Een belangrijk onderdeel van jouw werkzaamheden is het agendabeheer in een ambtelijk en politiek dynamische context. Je plant en verzet afspraken moeiteloos en bepaalt wat eerst moet op basis van urgentie.

De agenda's van degenen die jij ondersteunt bepaalt jouw dag en jij voert hier de regie over. Je kijkt altijd vooruit, je snapt op hoofdlijnen wat er speelt en weet daardoor wat prioriteit heeft. Je werkt nauw samen met de andere directie- en bestuursassistenten en samen zorgen jullie voor een optimale dienstverlening en bij afwezigheid vervangen jullie elkaar.

Onder jouw taken en verantwoordelijkheden vallen onder andere:

• Agendabeheer: regievoeren op de agenda’s en plannen van (complexe) afspraken en de logistiek daaromheen zoals het controleren van vergaderstukken op volledigheid en juistheid en deze in het administratiesysteem plaatsen;
• Brede secretariële ondersteuning van directieleden en bestuurders, waaronder het goed afhandelen van de diverse informatiestromen als e-mail en telefonische contacten;
• Het organiseren van faciliteiten via het zelfserviceportaal bij in- en externe overleggen en werkbezoeken, zoals bijvoorbeeld het regelen van vergaderlocaties, catering en vervoer;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt en vraagbaak voor in- en externe relaties.

Deze functie is ingeschaald in schaal 8 van de CAO Waterschappen. Minimaal € 3.539,- en maximaal € 4.626,- bruto per maand.

Een Individueel KeuzeBudget (IKB) van 21% van het salaris. Dit budget geeft jou de mogelijkheid om zelf te beslissen of je extra verlof wil kopen of je basissalaris maandelijks wil aanvullen.

De functie is fulltime voor 36 uur per week.

Een contract voor een jaar met de mogelijkheid om te verlengen naar een vast contract

Wij stellen eens per 5 jaar € 6.000,- beschikbaar voor jouw persoonlijke ontwikkeling.

Hybride werken; zo kun je werken vanuit huis of vanuit onze prachtige locatie in hartje Delft!

Je krijgt een NS-businesscard of, als je niet met het OV reist, € 0,23 netto per km. Je kan ook tegen gunstige voorwaarden een fiets aanschaffen voor je woon-werkverkeer.

Delfland vult de 70% betaalde WAZO ouderschapsverlofregeling (9 weken, in het 1e jaar) aan tot 13 weken 100% betaald.

Samen met Fello bieden wij mantelzorgondersteuning. We vinden het namelijk belangrijk dat werkende mantelzorgers ondersteund worden.

Als directie- en bestuursassistent ben je het eerste aanspreekpunt voor directie- en bestuursleden. In een politiek-bestuurlijke omgeving beweeg jij je met vanzelfsprekende organisatiesensitiviteit: je ziet wat er speelt, voelt aan wat nodig is en stemt je aanpak hier direct op af. Je bent integer, hebt een actieve houding en bent doortastend.

Je houdt overzicht in een constante stroom van vragen en verzoeken, bepaalt snel wat prioriteit heeft en zorgt dat afspraken tijdig en zorgvuldig worden geregeld.

Met jouw sterke planning- en organisatiekracht breng je structuur, rust en duidelijkheid in een dynamische agenda.

Verder neem je mee:

• MBO werk- en denkniveau
• Minimaal 5 jaar werkervaring als directieassistent of bestuursassistent in een politiek-bestuurlijke omgeving
• Uitstekende digitale vaardigheden in o.a.: MS Office, MS Teams en bij voorkeur met CoPilot
• Een goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden met uitstekende kennis van de Nederlandse taal

Waar kom je te werken?

Het Hoogheemraadschap van Delfland heeft een belangrijke maatschappelijke taak: wij zorgen voor droge voeten en schoon water in een dichtbevolkt en intensief gebruikt stukje Nederland. En hoewel Delfland 736 jaar bestaat, zijn we allesbehalve ouderwets. We besteden veel aandacht aan belangrijke maatschappelijke thema’s zoals klimaatadaptatie, duurzaamheid, circulariteit en inclusiviteit. Geworteld in het verleden werken we zo, samen met verschillende partijen, aan een mooie toekomst voor ons gebied en onze inwoners!

Bij Delfland zetten we ons in voor een duurzame toekomst we streven ernaar Klimaatneutraal te zijn in 2035 en volledig circulair in 2050. We stimuleren bijvoorbeeld met onze mobiliteitsregeling het gebruik van fiets en OV.

De afdeling waar je komt te werken
De energieke afdeling Facilitaire Zaken en Ondersteuning (FZO) bestaat uit het team Facilitaire Zaken en het team Ondersteuning. Het team Ondersteuning bestaat uit zo’n 18 medewerkers en biedt de managementondersteuning binnen Delfland. Vanuit het directie- en bestuurssecretariaat worden de directieleden en leden van het dagelijks bestuur ontzorgt. De sfeer kenmerkt zich als open en collegiaal met een ambitie tot verdere professionalisering. Je werkt nauw samen met de vier andere directie- en bestuursassistenten.

Onze ambitie is groot maar onze drive om samen te werken naar een schone en veilige leefomgeving is nog groter!

Heb je nog vragen? Stel ze gerust! Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met Coördinator Ondersteuning Aletta van Antwerpen 06-31645571.